Rendezés

Általános - Szegőfi Anna: Fondismertető (fondtörténeti bevezető) tanulmányok készítése a BFL-ben. • 2003. [LSZ 2003/3. 22-46. p.]

Irattípusok (állagszinten) A tartalom feltárásának lényeges eleme a fond legjellemzőbb irattípusainak meghatározása. A leggyakrabban előforduló irattípusok fogalmi meghatározása a szakma számára normatívaként egyértelmüsíthető, a kutatók számára azonban magyarázatot kell adni a tartalomról, (jegyzőkönyv, névmutató, sorkönyv, iktatott irat, iktatókönyv stb.) Értékelés, irattári és levéltári selejtezés, megőrzés, anyagpusztulás, várható gyarapodás becsült mennyisége (fond- és áüagszinten) Az iratanyag forrásértékére vonatkozó általános, értékelő jellegű információk összefoglalása. A tájékoztatás teljessége érdekében az értékeléshez tartozó kötelező információkat is kijelöltünk, olyanokat, amelyek befolyásolhatják a forrásértéket. Kiemelten kezelendőnek tartjuk a selejtezésre és az iratpusztulásra vonatkozó, minél részletesebb adatokat. Elsősorban az ismert selejtezésekre vonatkozóan kell tájékoztatni a kutatót. Amennyiben meghatározható, célszerű adat, hogy a fennmaradt fond vagy állag iratai hányad részét alkotják az eredetileg irattározott iratanyagnak; mikor, milyen nagyobb selejtezések történtek; melyek voltak a selejtezés szempontjai, ha ismert a selejtezési (irattári) terv az elérhetőségét is közölni kell. Az esetleges anyagpusztulás eseteit és körülményeit, az elpusztult iratanyag évkorét és terjedelmét is szükséges ismertetnünk. Itt tájékoztatjuk a kutatót a levéltári selejtezésről, a fogyatéki napló számszerű adatairól is. A fond irattári rendszerének és rendezettségének ismertetése (állagszinten) Itt határozzuk meg az iratanyag rendezettségi szintjét és az iratanyag rendszerének jellemzőit. Akár eredeti irattári rendben hagyott, akár átrendezett. A rendszer és rendezettségre vonatkozó válasz tartalmazza az ismereteinket az irattári, a levéltári és a raktári rendről egyaránt. A szakmai kézikönyvek a leírási fogalmak meghatározásához elegendő támpontot adnak. Használat módjának ismertetése (áüagszinten) A magyar terminológiában a kutathatóságról, a kutatás módjáról beszélünk inkább. Az információ arra vonatkozik, hogy állnak-e rendelkezésre eredeti segédletek, és ha nem, hogyan kutatható az anyag. Választ kell adnunk arra is, hogy ha rendelkezésre állnak segédletek, ezek eredeti irattári segédkönyvek-e vagy levéltári segédletek. A segédkönyvek és/vagy levéltári segédletek kutatási szempontú jellemzői és használatuk leírása, (évkor, irattípus). A fejezetet úgy kell megfogalmazni, hogy a kutatási segédleteknél felsorolt segédletfajták mindegyikének használatáról részletesen tájékoztassuk a kutatót. Jogi helyzetre vonatkozó adatok (fondszinten, szükség szerint állagszinten) [ ] Közirat [ ] Letét [ ] Vásárlás [ ] Ajándékozás [ ] Iratcsere [ ] Külön jogszabállyal megőrzésre és kezelésre levéltárba utalt Nyilvántartási célú, tényközlő adatsor, a lehetséges variációkból kell kiválasztani a megfelelő információt. Kutathatóság feltételei (fond- és vagy állagszinten)' A kutatási korlátozás jogszabályi szintű meghatározása, előzetes főként tájékoztatási célból. A három választható meghatározás: [ ] korlátozás alatt [ ] részben korlátozás alatt [ ] szabadon kutatható Ennek az adatsornak a használata további vitát igényelne, tekintve, hogy az esetek többségében az elkészült tanulmányokban az adatvédelmi törvényre hivatkozáson kívül nem került információ. 29