Rendezés
XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - MSZMP iratkezelése - Útmutató a párt iratkezelési és ügyviteli feladatainak ellátásához. Melléklet: 1-7. • 1986. jan. [MSZMP KB Pártgazdasági és Ügykezelési Osztály]
IRATOKKAL VALÓ ELSZÁMOLÁS, IRATTÁROZÁS, MINŐSÍTÉS 1. A pártapparátus dolgozói,a társadalmi munkatársak, aktívák, a részükre átadott és az általuk készített szigorúan bizalmas, bizalmas iratokkal folyamatosan; munkakör és munkahelyi változás esetén az ügykezelés felelősnél teljeskörűen el kell számolni. Az iratok irattárba adásakor az érdemi ügyintéző az iratra vezesse rá a megőrzés idejét. A választott pártszerv ülésének befejezése után az írásos előterjesztéseket vissza kel juttatni az ügykezelőnek. Akik azonban az előterjesztés átdolgozására megbízást kaptak, azok azt meghatározott ideig maguknál tarthatják. Nem kell visszagyűjteni azokat az írásos anyagokat, amelyekre a pártszerv illetékes vezetője engedélyt adott. A pártszervnél az iratokat központi irattárba kell elhelyezni, kivéve a határozatokat, a káder- és tagnyilvántartás anyagait. Az irattárat úgy kell kialakítani, hogy az iratok tárolása feleljen meg a biztonságos őrzés követelményeinek. Ahol nincs külön kialakított irattári helyiség, az iratokat vaslemezből készült szekrényben, vagy biztonsági zárral ellátott fiókban elzártan kell tárolni. A "szigorúan bizalmas" a "bizalmas" írásos anyagok felügyelet nélkül nem hagyhatók. A nem iktatott és a selejtezendő egyéb iratok védelmét, összegyűjtését is meg kell szervezni. Ha valamely pártszerv megszűnik, a korábbi és a folyó év iratait a jogutódnak az új irányító pártszervnek jegyzőkönyvvel kell átadni. 2. Az irattári munka feladatai Az iratokat az irattári rendezési terv szerint kell irattárba helyezni. A központilag kiadott irattári rendezési terv alapul szolgál az évenként elkészítendő saját rendezési tervhez, amelynek tükröznie kell a pártszerv iratállománya tényleges összetételét és változásait. Az iratok irattári átvételekor ellenőrizni kell, hogy a leadott iratok lap- és példányszáma egyezik-e az iktatókarton adataival. Az iktatókarton példányaira rá kell vezetni: — az irat őrzési helyét; — az átvétel időpontját és az átvevő nevét. Az őrzési egység helyét a lerakandó iraton fel kell tüntetni. A visszagyűjtött iratok többlet példányait folyamatosan selejtezni kell. A választott pártszerv ülésanyagait két pél dányban (archívumi- és munk a példány) kell irattározni. Az archívumba a pártszerv bélyegzőjével ellátott l ehetőleg eredeti írásos anyagok kerüljenek. A fegyelmi bizottságok ülésanyagait, a PB, VB ülésanyagokkal azonos módon kell irattározni. Az előterjesztésből és a határozatból egy páldányt a személyi anyag mellé is le kell rakni. Irattározni csak elintézett ügyek iratait lehet. A határozatokat témakörönként, vagy időrendi sorrenben kell tárolni. A választott pártszerv ülésanyagaiba, az osztályok és reszortok irataiba az érdemi készítőn, a választott pártszerv tagjain és az irányító pártszerv képviselőjén kívül más személy csak az illetékes vezető engedélyével tekinthet be.
