Rendezés

XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - MSZMP iratkezelése - Útmutató a párt iratkezelési és ügyviteli feladatainak ellátásához. Melléklet: 1-7. • 1986. jan. [MSZMP KB Pártgazdasági és Ügykezelési Osztály]

Az ügykezelés megkerülésével érkező levél, irat iktatásáról haladéktalanul a címzett köteles gondoskodni. A levelek továbbítása csak az ügykezelésen keresztül történhet. a) A pártban az alszámokra tagozódó sorszámos kartonos és könyves iktatási rendszer van érvényben: — a budapesti, a megyei, a megyei jogú, a fővárosi-kerületi, a kerületi jogú, a városi, a városi jogú, a városi jogú nagyközségi pártbizottságoknál kartonos; - a községi, az-ágazati, a munkahelyi pártbizottságoknál, a pártvezetőségeknél, ahol főállású adminisztrátor van, kartonos; a pártvezetőségeknél és a pártalapszervezeteknél könyves iktatást kell alkalmazni. Az iktatást osztályonként, reszortonként minden évben egyes sorszámmal kezdve folyamatosan emelkedő sorrendben kell vezetni. Egy ügyben keletkezett, illetve a több szervtől küldött azonos tárgyú iratot, egy iktatószám (gyűjtőszám) alatt alszámokon kell iktatni. Az iratok minősítését az iktatókartonra, az iktatószámot és alszámot az iratra és mellékleteire rá kell vezetni. Az iktatókartont osztályonként, reszortonként kell rendezni, elkülönítve a már irattárba helyezett iratok kartonjaitól. A választott pártszervek ülésanyagait az Ü/31-es sz. iktatókartonon a megnevezés rövidítésével (pl. PB, VB, Fegy. Biz., és az MB) kell nyilvántartani. Az ülésen résztvevők nagy száma esetén, elosztó listát kell készíteni. A választott pártszerv üléséről felvett hanganyagot az iktatókartonon nyilván kell tartani. Közérdekű bejelentések, panaszok, kérelmek iratainak iktatószáma elé a PTO/ 10-es jelzést kell írni. A "személyes meghallgatási lapot" csak akkor kell iktatni, ha az ügyintézés levelezés útján történik. Iktatásra nem kötelezett leveleket is nyilván kell tartani. Az irat átadását az átvevő aláírásával dokumentálja. b) A határozatot a többi irattól elkülönítve kell kezelni és nyilvántartani (Ü/35 sz. nyomtatványon). A határozatok kezelőjét a pártszerv titkára bízza meg. Nyilvántartó kartont kell kiállítani minden érkezett és helyi határozatról. A helyi határozatokon a határozatszám elé H-jelet kell írni. (pl. H/25) A határozatok száma a pártértekezlet határozatával kezdődik és a ciklusban az utolsóval végződik. Sorszámát a határozatot hozó szervtől függetlenül — a két kongresszus közötti időszakban — folyamatosan, emelkedő sorrendben kell vezetni. A határozatok kiküldésekor a szervek és személyek nevét a kartonra fel kell vezetni. Nagy példányszám esetén az elosztó lista alkalmazása szükséges, amelyet az iktatókartonhoz kell csatolni. A központi választott pártszervek határozatainak átvételéről szóló elismervényt 48 órán belül*a politikai bizottsági, a titkársági ülések jegyzőkönyvi kivonatának egyik példányát — az átvételt igazoló másolatot — 24 órán belül kell visszaküldeni a KB Irodára; a másik példány a határozat végrehajtása után megsemmisítendő. A határozat végrehajtásának folyamatát nyilván kell tartani: a budapesti, a megyei, a megyei jogú pártbizottságoknál az 0/36-os nyomtatványon, a többi pártszervnél az általuk jónak tartott nyilvántartás szerint. A pártbizottságok minden szintjén a saját végrehajtott határozatok érvénytelenítését, visszagyűjtését, selejtezését szükség szerint, de legalább évente el kell végezni. Az állami, tömegszervezeti határozatokat beérkező iratként az ügykezelés kezeli. 3. A beérkező küldeményeket naponta, illetve sürgős esetben azonnal a címzetthez kell továbbítani. A kiküldendő iratokat nyitott borítékban kell az ügykezelésnek átadni. A határozatot az ülést követő 7 munkanapon belül kell továbbítani a végrehajtásban résztvevőkhöz.