Rendezés

XXIII. Tanácsok - Jároli József: A megszűnt járási hivatalok iratainak levéltári átvétele és feldolgozása: a Békés Megyei Levéltár első tapasztalatai. • 1985. [LSZ 1985/2. 19-26. p.]

ban kerültek levéltárba járási tanácsi iratok, az irattárak kiürítése során még mindig kerültek elő járási főszolgabírói, nagyobb mennyiségben a járási tanácsok irataiba besorolt járási főjegyzői iratok is. A felsorolt iratanyag rendezése, a főjegyzői és a tanácsi iratok közti végleges fondleválasztás is a későbbiekre váró feladat. (Ahol a járási tanácsok iratainak módszeres átvételére férőhely birtokában lehetőség volt, most hasonló gondok nem jelentkeznek.) 2. Az iratanyag levéltári feldolgozása A levéltárba beszállított nagy mennyiségű iratanyag selejtezése, középszintű rendezése több évet igénybe vevő munka. Ezért első lépésként az iratok irattári rendjének a helyreállítását kell megoldani, hogy az elsősorban ügyviteli célú kereséseknek eleget lehessen tenni. (Az eddigiek szerint főleg a személyzeti iratok, a vb-titkárság, az igazgatási és a műszaki osztály anyagából volt keresés.) a) Selejtezés A járási hivatalok többsége a korábbi években rendszeresen selejteztette a központi irattár anyagát. A selejtezést azonban az előbb említettek miatt a levéltáraknak tovább kell folytatniuk azért, hogy a valóban történeti értékű iratanyag maradjon a levéltári fondban, illetve elkülöníthető legyen a szerv irattári anyaga, amit továbbra is az irattári őrzés követelményei szerint kell kezelni, így minden járási fondképző iratanyaga a levéltárban is két csoportra tagolódik: a fond levéltárba adásra kötelezett iratanyagára (továbbiakban levéltári iratok) és a szerv működése idején is csak időleges irattári őrzést igénylő iratfajtákra (továbbiakban irattári iratok). Az irattári iratokból és a levéltári iratokból közös fondot kialakítani semmiképpen sem célszerű, hiszen az irattári iratok (még a hosszú őrzési idejűek is) végül selejtezésre kerülnek. A selejtezési idők ugyan több ügykörnél igen magasak (30, illetve 75 év), ezek anyagát sem indokolt a fondképző levéltári irataiba besorolni, mert elsősorban ügyviteli célú használatuk sokkal könnyebb, ha külön irattári iratgyűjteményt képezünk belőlük. Az irattári iratgyűjteményeket, melyek több járás irattári anyagát foglalják majd magukba, a XXXIII. (Megőrzésre, ill. kezelésre a megyei levéltárba utalt iratok) fondfőcsoportba célszerű besorolni. (A Gyulai Járási Hivatal esetében így jártunk el.) A rendszeres selejtezés során így nem kell majd a levéltári fondot alkotó iratanyagot emiatt időnként átrendezni. (A gyűjtemény kialakításának részleteiről a későbbiekben szólunk.) A selejtezést darabszinten végeztük, az 1/1982. MTTH utasítás 1984-ben rendelkezésünkre bocsátott ideiglenes irattári terve alapján (időközben jogszabályként is megjelent). Az irattári terv a selejtezési idő jeleit öt kategóriába sorolja, a selejtezés során a IV. kategóriát (város, nagyközség és volt járási hivatal) alkalmaztuk. Evvel dolgoztunk a gyulai járási iratok esetében 1950-től, illetve többnyire 1967-től. (Ettől az évtől volt selejtezetlen az iratanyag). A selejtezés figyelemreméltó végeredményt hozott: a gyulai járás selejtezésre kijelölt 11 fondjának, valamint a mezőkovácsházi járás egy fOndjának 204,46 ifm összmennyiségű iratanyagából 59 ifm bizonyult levéltári anyagnak, ami a teljes mennyiség 28,8 százaléka- Az irattári iratanyag összes mennyisége 40 ifm, 22