Rendezés

XXIII. Tanácsok - Fondok és állagok kialakítása a tanácsi iratanyagban: a Levéltári Szekció békéscsabai regionális tanácskozása. Összeáll. Jároli József. • 1982. [LSZ 1982/2–3. 241-277. p.]

kezeti szervek levéltári nyilvántartása kapcsán jelentkező gondok 3—5 évvel ezelőtt kevés megértésre találtak a szakmában, hiszen a levéltárak döntő többségében hasonló tömegű termelőszövetkezeti iratanyag nem volt. Ekkor 1500 szövetkezet, tehát ugyanennyi fond anyagának nyilvántartásáról és naprakész kezeléséről kellett gondoskodni. A megoldás ebben a szervtípusban, fondcsoportban a szövetkezet-típusonkénti gyűjteményes fond létrehozása, amely közigazgatási egységeken alapul és ezen belül az egyes szövetkezetek állagokként jelentkeztek. A referátum helyesen hangsúlyozta ezeknek a változásoknak a szükségességét a tanácsi fondképzők esetében is. Ezért üdvözlendő az előterjesztés, de annak következtetéseivel és megoldásaival nem érthetünk egyet. Nem lehet egyetértem azzal, hogy a tanácsi anyag levéltári tagolásánál, tehát a járási, városi tanácsok levéltári tagolásánál a legkisebb szintet, a községi tanácsot vette alapul. Egyáltalában nem kell idegenkedni attól, hogy egy bizonyos szintű tanácsi szakigazgatási szerv alapfokú, tehát községi tanácsnál sorozat, középfokú városi vagy járási tanácsnál állag, még magasabb fokon, megyei szinten Önálló fondot alkot és fondként jelentkezik. Ezek, bár elméletileg a tanácstörvény szerint azonos funkciót ellátó szakigazgatási szervek, de a súlyuk, a jelentőségük és egyáltalán egymás fölérendeltsége következtében indokolt a levéltári egységek elnevezésében is ezt nyomon követni. Nem értünk egyet továbbá azzal sem, hogy a referátum készítője egy fondba vonta össze a tanácsot, a végrehajtó bizottságot, valamint a szakigazgatási szerveket. Az államigazgatási egység, tehát a város, vagy járás levéltárán belül a közigazgatási szervek csoportján belül, ezek külön fondot alkotnak. így önálló fond a tanács anyaga, ehhez szervezetileg, funkcionálisan hozzátartoznak az állandó bizottságok. A tanács fondján belül állagként jelentkeznek a tanácsülési jegyzőkönyvek és az állandó bizottsági jegyzőkönyvek, önálló fondot alkot a végrehajtó bizottság, melyen belül állagok az ülési jegyzőkönyvek, a vb. elnök titkos, bizalmas, elnöki iratanyaga. Itt helyezzük el a TÜK iratokat is állagként, önálló fondot alkot továbbá a szakigazgatási szervek iratanyaga, gyűjteményes fondként. Vannak olyan szakigazgatási szervek, amelyek jellege, feladata, szervezete 1950 óta nem, vagy csak alig változott. Ezek a szakigazgatási szervek a fondon belül állagot alkotnak: titkárság, szervezés és jogi osztály, az igazgatási osztály, ezen belül jelentkezik a szabálysértés, lakásgazdálkodás, népességnyilvántartás mint sorozat az állagon belül, pénzügyi osztály, amelyen belül a költségvetés, adócsoport lényegében változatlan funkcióval 1950 óta működik. A szakigazgatási szervek másik csoportját alkotják a gyakori átszervezésen, névváltoztatáson átment osztályok. Ebben az esetben a jellegüknek megfelelő állagban történő összevonásuk a célszerű, amelyen belül a rendezés alapvetően az időrendet, vagy a szervezeti egységet követi. További állagot alkotnak a gazdasági jellegű osztályok, ipar, mezőgazdaság, kereskedelem, önálló állagot képeznek a műszaki és kommunális jellegű osztályok, város és községgazdálkodás, kommunális stb. Végül egységes állagba kerül az oktatás, népművelés és egészségügy, népjólét, szociális osztályok, illetve csoportok iratanyaga. A városi tanácsok átszervezésének jelenlegi folyamata is lényegében ezeket a szervezeti egységeket kívánja létrehozni, tehát ez a rendszer még huzamosabb ideig is fenntartható. 267