Rendezés

Általános - A levéltári rendezés egyes kérdései. • 1959. [LH 1959/3–4. 6-19. p.]

Komoróczy György; Általában megjegyzem, hogy maga a probléma azért nehéz, mert olyan időben vetődött lel, amikor a levéltárak még a rondok kialakításának módszertani Tel adataival küzdenek és egyáltalán az sincs tisztázva, vajon a regisztraturákat vegyék-e a íond alapjául vagy a hivatal* szervezetek különböző formáit Én egyénileg természetesen az. utóbbit vallom és rendezői munkámban következetesen igyekszem érvényesíteni. Mindenesetre az elvileg már eldöntött kérdésben a végrehajtás során különbözőképpen kell eljárni akkor, amikor különböző Ifondtipusokról van szó* Ebből a szempontból; 1, Határozottan igaz* hogy a Íond Jellege, a íond képző szerv hivatali működésének idő" pontja döntik el azt, hogy a rendezés a tárgyi tagoláson belül tematikai részletekre épitsen-e vagy pedig csak az iratok íunkcióját vegye figyelembe* Nézetem szerint olyan fond oknál, amelyeknél a hivatali ügyek tipusa azonos funkciókat betöltő iratokat hoz létre, ahol tehát a hivatal működése nem sokrétű, hanem korlátozottabb mértékű, - ott föltétlenül az ügyköri tagolás követelménye lép előtérbe. Ilyen foivataltipusok, vagy iratképző szervek lehetnek pl. á másodfokú büntetőbíróságok, vagy fősz-olgabirósások. vagy városok esetében a szakágazati igazgatási szervek (katonai ügyosztály, igazgatás osztály, lakásgazdálkodási osztály, illetőségi ügyosztály stb,)„ Ezeknél az iratképző szerveknél azt kell megvizsgálni, hogy az iratokat létrehozó tevékenység milyen ügykörök szerint alakult az egyes korszakokban, tehát az ügyek tágabb csoportjaira lehet felbontani a numerikus re* gisztraturát Ezzel szemben olyan szerveknél, amelyeknek ügyköre széleskörű volt és az élét minden ágazatára felbomlott, semmiképpen sem elégséges az ügyköri tagolás, mert az lényegében keveset mond és nem tájékoztat Jobban, mint a numerikus rendszer* Ilyen szerveknél (pl. alispáni iratok, polgármesteri iratok* elnöki iratok

T főispáni iratok, feudáliskori <acta polir tica» vagy *acta iuridica* stb«) a tematikai felbontás válik szükségessé. Ebből a szempontból több tematikát lehetne kidolgozni és azokhoz lehetne alkalmazni a rendezést*. A feudáliskori iratoknál általában a tematikai elrendezés szerint kell eljárni, mert a kollegiális ügykezelés lehetetlenné tenné az iratok ügykör szerinti szétbontását* miután nem alakultak ki magukban a hivatalokban sem ügykörök. Kivételt képeznének ez alól a gazdasági természetű ügyiratok, amelyeknél a reszortosodás folyamata már korán kaialkult a XVIII. sz. első negyedében és ahol a hadiadó, háziadó, segélyadó, rendkívüli járulék stb, ügyköri csoportok egyben már hivatali ügyintézésből származó iratok összességének tekintendők s ugyanakkor bizonyos tematikai iránytszabó jelleget is hordoznak* Vállalati iratanyagnál maga az egykorú iratkezelés általában bizonyos funkcionális tago* lás szerint történt emiatt ha jó az egykorú iratkezelés, csakis azt kell visszaállítani ahhoz, hogy a tagolás tárgyi legyeni ha pedig nem megfelelő, akkor a vállalati hivatali élet vagy termelési rend felééitésének megfelelően kell kialakítani az irattárat s ez egyúttal tárgyi tagolást jelent. Olyan vállalatnál vagy intézménynél, mint a Kereskedelmi és Iparkamara, semmiképpen sem szabad megtartani a numerikus rendszert mert az iratok selejtezése után a tárgyi tago* lás helyett a tematikai rendezés önként lép előtérbe, amihez alkalmazkodni kellene* Látható tehát, hogy minden esetben másként kell eljárni és egységes sémát nem lehet minden iratanyagra ráhúzni, mert maga az élet sokféle irattári rendszert alakított ki» Egy körülményre azonban e helyen is szükségesnek tartom felhívni a figyelmet a levél^ tárosi lelkiismeret követelményét követve* Nevezetesen arra. hogy az iratokat, a tárgyi tagolás kedvéért ne szakítsuk szét Feudáliskori .közgyűlési iratoknál pL lehetetlen az iratokat tárgyi alapon szétválasztani, mert egyetlen iraton több véleményíeljegyzés olvasható és többfajta ha-9