LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 2 A raktári jegyzék - 2.4 A raktári jegyzék születése
13 Egy év múlva Sashegyi Oszkár írását a Levéltári Igazgatóság szinte változatlan szöveggel mint raktári jegyzék munkautasítást adta ki (1971). Tehát az előbbiekben az áttekintő raktári jegyzékről leírtak érvényesek a munkautasításban közreadott raktári jegyzékre is. Arra a munkautasításra, amely a LÜSZ-szel gyakorlatilag egyidőben jelent meg. Roppant érdekes azonban, noha azt azért nem mondhatjuk, hogy a LÜSZ-ben megfogalmazott raktári jegyzék és a munkautasítás raktári jegyzéke gyökeres ellentéte lenne egymásnak, de mégis érezhető bennük a hangsúlyeltolódás27. A raktári jegyzék munkautasításban kiemelten fontos jellemzőnek tekintett áttekintő jelleg a LÜSZ-ből teljes egészében hiányzik. A munkautasítás pontosan megfogalmazta, hogy a később fondismertetőnek is nevezett bevezető szövegben mire kell kitérni. Le kell írni a fond (és állag) anyagának keletkezését (a fondképzőre, a fond és állag kialakítására vonatkozó fő tudnivalókat), a fond (és állag) tárgyát, szerkezetét, rendszerét, kutatási lehetőségeit, az anyag rendezettségére és selejtezettségére vonatkozó adatokat, a jelentősebb hiányokat, az anyag levéltárba kerülésének módját. Megjegyzendő, a korábbi gyakorlat szerint ezeket az adatokat az alapleltár tartalmazta. A raktári jegyzékben foglalt adatok részben olyanok, amelyek nagyobb egységekre vonatkoznak, részben olyanok, amelyek a legkisebb raktári, illetőleg tárgyi egységekre jellemzők. A nagyobb egységek, a fond vagy az állag (attól függően, hogy melyik szinten történik a jegyzékelés) adatai összefoglalóan az általános adatok. A legkisebb raktári, illetve levéltári egységek adatai a speciális adatok. Általános adatok: 1. A fond, illetve állag törzsszáma 2. A fond, illetve állag címe 3. A fond, illetve állag kora 4. A fond, illetve állag terjedelme 5. A fond (és állag) általános ismertetése 6. A fond, illetve állag nagyobb levéltári egységekre tagolódásának feltüntetése 7. A fond , illetve állag raktári helye Speciális adatok: 1. A raktári szám 2. A raktári egység tárolási módja 3. A tárgyi egység címe 27 Véleményem szerint a két alapdokumentumban megmutatkozó különbség azért nem volt szerencsés, mert esélyt teremtett arra, hogy ezután a levéltári dolgozók által készített jegyzékek eltérő szerkezetű és minőségű raktári jegyzékekként jelenjenek meg. Mindez csupán attól függött, hogy ki melyik alapdokumentumhoz ragaszkodott inkább, vagy melyikkel találkozott egyáltalán. Feltételezhető, hogy a kezdeti években ez a probléma még nem jelentkezett, hiszen egy friss szabályozásnak kell néhány év, amíg meggyökeresedik, majd mintegy 15-20 évig mindenképpen élő is maradhat. De 30-40 évvel a bevezetés után (a 2000-es évek elején) sem történt semmilyen megújítás, pedig a levéltári környezet addigra jelentősen megváltozott. Megújítás nélkül már nem olyan evidens, hogy mihez fognak nyúlni mintaként a jelenkor levéltárosai. Elég csak az interneten ma már szép számmal elérhető raktári jegyzékek között tallózni, hogy ezt megállapíthassuk. Egyre több helyen találkozni magának a segédlettípusnak a helytelen megnevezésével is: raktárjegyzék (sic!). Talán Ember Győző nem véletlenül tette hozzá az “i” képzőt. Raktárjegyzék: raktárak jegyzéke, raktári jegyzék: a raktárban (raktári egységekben) elhelyezett iratok jegyzéke. Egy személyes megjegyzés még ehhez a gondolathoz: bizony, ha a levéltárba kerülésemkor (1997-ben) nem kapok Somfai Balázs kollégámtól egy többször fénymásolt, elmosódott stencilezett példányt a munkautasításból, magam aligha találtam volna rá, valahogy még utóbb a szakirodalom is érdekes módon eléggé megfeledkezett erről a szabályozásról.
