LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Tervezet az állami levéltárakban vezetett nyilvántartások egyszerűsítésére és egységesítésére. • 1954.11.29 [13-07-33/1954 LOK]
A dátum rovatba a LOK által a felfekte tás határnapjául m.-gjelölt időpontot kell bejegyezni és a rovatot alá kell irni és le-kell pecsételnie /körbélyegzővel A Továbbiakban minden alapiolt ári pótlap jelzetét-uj folyószám alatt be koll vezetni a törzskönyvbe és a megfelelő rovatban dátum, aláirás és körbélyegző elhelyezésével kall hitelesíteni. Az állag évköro ós mennyisége cimü rovatot azQnban csak akkor koll IcLtcütoni, ha ezekben változás történt, Pl, ha az anyagot rendezték ás ennek megfelelően alapleltári pótlapot kászitettek, akkor a kát utóbbi rovatot ki kell húzni} de- az alapleltári pótlap jelzetét a megfelelő rovatba be kell jegyeznie A törzskönyvben senmifále törlés, áthúzás, kaparás nem lehetséges* Mindenféle javitást a "Megjegyzés" rovatba kell feltüntetni és ezt dátummal, kör bélyegzővel kell hi te lesi ^eni, Pl3 : a 3~as folyószám terjedelem alrovatában 20.5 ím, helyett 21,5 fm c olvasandóo A törzskönyvvezetáse feleslegessé teszi a Fogyatéki. ITapló vezetését. e/ gond dossziéy Alapleltári egységenként dossziét /palliumot/ kell felfektetni az állagra vonatkozó - 1?véltári munkák közben előkerülő-adatok feljegyzésére. Ebbe a dossziéba elsősorban azokat az adatokat kell összegyűjteni; amelyek nem kerülnek bele az alaplelt ába, nincsenek iktatva, de megörökítésük kivánatos, így a szerv történetére* hatéakörére, szervezetére stb, vonatkozó adatokat /rendeleteket/,, az anyagra vonatkozó vagy annak alapján irt feldolgozásokat 3 tanulmányokat,. Hasonlóképpen gyűjteni kell a levéltári munka közben az őrzési helyre, az anyag beszáll!tására,. állapotára, a vele kapcsolatos munkákra /rendezés, selejtezés stb/ vonatkozó adatokat* Az anyag felhasználására vonatkozó adatok szintén megörökítésre méltók,, Meggondolandó, hogy a teljesség kedvéért nem kellene-e itt elhelyezni az anyaggal kapcsolatos iktatott iratok másolatát, vagy legalább nem kellene-e az iktatószámokat magára a doszsziéra vagy egy a dossziéban elhelyzett lapra feljegyezni^ f/ A leltárlapok cédulakatalógusáé Tartalmazza az alapié ltári üetelek cimét, évkorét, terjedelmét ás raktári helyétö Megszüntetendők: a/ se leérte zé s i n y i Iván tar t ás /a selejtezésre vonatkozó érdemi megjegyzések belekerülnek a fond dossziéba, a mennyiségi adatok pedig a munkalapokon föltűnte tendők0 / b/ fogy átéld, napló /az átadott iratok kivezetése a törzskönyv-Ben megtörténik^ és jelezve van az alapiéltárakban is£ / 2= Az iratanyag felhasználásával kapcsolatos nyilv ántartáso k^ a/ kutatási nap ló« Mellékelve két tervezet, Az "A" tervezet rovatai és vezetésének módja megfelelnek az eddigi általános állami levéltári gyakorlatnak, b/ "B" tervezet uj kutatónapló vezetésére,, Ennek rovatai:
