LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI

Tervezési statisztikai segédlet - Útmutató a tervezési-statisztikai segédlet elkészítésére. • 1983.03.14 [LO sz. n.]

Ezres 1. mély-Százas 2. sekély + 4. sekély Tizes 4. sekély + 7. sekély Egyes 1. sekély + 2. sekély Ha a fond száma nem ezres nagyságrendű, akkor a többi nagyságrendet minden esetben 0_-val jelöljük és lyukasztjuk; tehát 5 = 005, 24 = 0024, 234 = 0234. Az egy vagy több lyuk egymás melletti kivágása során keletkezett kartonfülecskéket utólag itt is lecsípj ük. Téves lyukasztás esetén, vagy ha az évek oszlopaiban egy-egy rovatból a korábbi adatok elfogynak, a kivágott lyukak az ún. kártyamentő javítószalaggal leragaszthatok. Az egye? fondfőcsoportok összes fond/állagáról elkészült kártyákról összesítő fondfőcsoport kártya

.is

készítendő, amelynek címét, terjedelmét, rovatait értelemszerűen összesítve kell kitölteni. A kártyák tárolása Bár a peremlyukkártyás keresőrendszereknek egyik sajátossága az, hogy a kártyákat nem szükséges sorrendben tartani, vagy a kü-lönféle adatkeresések után visszarendezni, mégis célszerű e segédletrendszer kártyáit fondfőcsoportok szerint, a fondszámok sorrendjében tárolni. Külön csoportban érdemes őrizni a fondfőcsoportok összesítő kártyáit is, hiszen ezek adataiból kell az éves statisztikai jelentés egy részét elkészíteni. Az évközi gyarapodás során elkészített kártyákat is célszerű külön csoportba tárolni, majd adataikat az év végén a fondfőcsoport összesítő kártyájára átvezetni és helyükre sorozni ezeket. Minthogy a segédlet adatait — különösen a tervezés során — általában fondfőcsoportokként, és azon belül fond/állag szinten tekintjük át, ezért a kevesebb számú áártya adatainak válogatása