LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István: A raktári jegyzék metamorfózisa. Levéltári Szemle, 69. (2019) 3. 35-56.
50 Levéltári Szemle 69. évf . hogy nincs reális lehetőség egy igazán jó adatbázis belátható időn belüli létrehozására. Hozzátehetjük, hogy kockázatos lett volna raktári jegyzékeinket olyan rendszerbe beledolgozni, amelynek nem belátható a hosszú távú működtetése. Ugyanakkor bíztunk abban, hogy az időközben bevezetett E-Archivum egységes nyilvántartó prog ramot fejleszteni fogják, és alkalmassá válik a raktári jegyzékek kezelésére is.38 Így az Excel alkalmazása mellett döntöttünk, mondván, abból lehet a későbbiekben adatbázist is szervezni, vagy legalábbis jó eséllyel megoldható az adatok konvertálása, áttöltése. 2008 végétől levéltárunk szisztematikusan hozzákezdett a raktári jegyzékek MS Office Excel-formátumban való rögzítéséhez. Ehhez a munkához egyedi mintajegyzék-űrlap kialakítására került sor. Az évek során az alap űrlapból számos újabb űrlap készült a különböző összetételű iratanyagok raktári jegyzék-típusai számára. Az iratanyag középszintű leírása mellett a darabszintű jegyzékek, lajstromok készítéséhez is hoztunk létre sablonokat. Az Excel lehetőséget kínált arra, egyszersmind meg is követelte, hogy a régi, gépelt mintájú raktári jegyzékek formáját megreformáljuk. Ez a reform azonban csak addig ment el, hogy a kereshetőséget szűréssel optimálisan biztosíthassuk, ugyanakkor megtartottuk azokat a jellemzőket, amelyeket hagyományosan követtünk, illetve a jogszabályok előírtak. Ügyeltünk például a többszintű hierarchiát tükröző jegyzéktípus megtartására, s könnyen nyomtatható jegyzék-űrlapok készültek, hogy a fonddossziékban is szabályosan elhelyezhető legyen a raktári jegyzékek aláírt első példánya. Metódusunk nagy hátránya volt, hogy a raktári jegyzékek gazdag adattartalmának kiaknázása nem lehetséges a különálló fájlok halmazában, közös keresésre nincs lehetőség. Az 51. oldalon látható példán megmutatjuk, milyen alakváltozáson ment át levéltárunkban a raktári jegyzék. A raktári jegyzék a jelenben A magyarországi levéltárügy több szempontból is jelentős átalakulást ért meg a 2010-es években. 2012-ben megalakult az ország levéltárainak többségét magában foglaló Magyar Nemzeti Levéltár. Budapest Főváros Levéltára, a Magyar Nemzeti Levéltár és a NISZ Zrt. konzorciumaként 2009–2013 között ment végbe az első e-levéltár projekt,39 amelyre további fejlesztések épülnek a mai napig, mint például a közigazgatási szolgáltatások levéltári fejlesztése. A levéltárak és a digitalizálódó világ kapcsolatainak erősödése a szakmai munka követelményrendszerét meghatározó rendeletünk 2015-ben történt megújulását eredményezte. 40 38 Ugyan az E-archivum fejlesztése elkészült 2010 végére, azonban olyan korlátokkal bírt, hogy a Veszprém Megyei Levéltár többszintű raktári jegyzékeinek betöltésére esély sem volt. 39 Elektronikus Levéltár projekt http://mnl.gov.hu/mnl/szkk/elektronikus_leveltar_projekt (A letöltés ideje: 2019. május 31.) 40 27/2015. (V.27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről Boross István
