LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI

Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 8 A levéltári raktári jegyzék digitális leírása - 8.4 A javasolt XML raktári jegyzék modell - 8.4.2 A raktári jegyzék XML séma

56 elemek is, mint pl. a hitelesito, gyarapodasi-azonosito, megjegyzes és a referens. A kötelező elemeket vastag, az opcionális elemeket vékony összekötő és határvonal jelzi. Az általános rész legérdekesebb eleme a terjedelem mező. Ez az elem hivatott leírni az irat mennyiségét iratfolyóméterben, illetve tárolási egységekben. A szöveges típus alkalmazása tetszőleges leírásra alkalmas lenne, azonban a gépi feldolgozást nem támogatja. A célunk az, hogy a terjedelmi egységek mértékegységgel ellátott számolásra alkalmas adatokat jelentsenek. Nézzük például az alábbi terjedelmi leírást: Terjedelem: 11 doboz, 13 kötet 1,23 ifm. irat, 0,25 ifm. kötet, összesen: 1,48 ifm. Folyó szöveg helyett ezt több számszerű adat sorozataként fogjuk fel: 11 [doboz], 13 [kötet], 1,23 ifm [irat], 0,25 ifm [kötet] és 1,48 ifm. Az egységek típusa szögletes zárójelben látható, a mértékegység – ahol van – ifm. A modellnek lehetővé kell tenni, tetszőleges számú és típusú terjedelmi egység felsorolását a raktári jegyzékben. Ennek érdekében két terjedelmi leíró tetszőleges sorozatából építjük fel a terjedelem elemet, ahol az attribútum írja majd le az egység típusát. A séma definíció alapján létrehozott XML leírás a terjedelem elemre a fenti példánk esetén az alábbi XML leírást eredményezi: <terjedelem> <egyseg tipus="doboz">11</egyseg> <egyseg tipus="kötet">13</egyseg> <iratfolyometer tipus="irat">1.23</iratfolyometer> <iratfolyometer tipus="kötet">0.25</iratfolyometer> <iratfolyometer tipus="összesen">1.48</iratfolyometer> </terjedelem> Jól látható az egyes terjedelmi egységek különválása és a numerikus adatok egyértelmű megjelenése, ami által a terjedelmi adatok feldolgozása automatizálhatóvá tehető. Az általános adatok részben kiemelnénk még a megjegyzés elemet. Ez egy opcionális elem, aminek két attribútuma van, az egyik a megjegyzés dátuma, a másik a megjegyzés típusa. A megjegyzések száma nem korlátozott, így a raktári jegyzék működése során tetszőleges számú megjegyzést lehet fűzni a dokumentumhoz. Nem szerepel a megjegyzés attribútumai között, de a jövőben megfontolandó esetleg a megjegyzés készítőjének nevét is feltüntetni a megjegyzés adatelemben. A speciális részt egy külön komplex adatelem írja le, a TartalomTipus-ú <speciális-adatok> elem. Ez az adatelem tárolja az iratok leírását szolgáló adatokat. Mivel a raktári egység szerkezet változó hierarchiájú, a modell felépítése szempontjából a legfontosabb rész ennek kezelése volt. Amint a szerkezeti elemzésben szerepelt, a tétel a kötelező elem, ez a tárgyi egységnek felel meg. Ez szerepelhet önmagában, több példányban (több tétel) vagy sorozat, alsorozat alá besorolva is. A 29

. ábrán látszik ennek a megoldása. A speciális adatrész két opcionális részből áll: a <leveltari-szint> illetve a <targyi-egyseg> elemekből. Mindkét elemből több példány is szerepelhet a jegyzékben. Az elemek közül csak az egyik típus jelenik meg, vagy a <leveltari-szint> vagy a <targyi-egyseg>. Az ábrán megjelenő jel a séma elemek közötti „választás” (choice) komponenst jelenti. Összefoglalva tehát, egy tárgyi egység vagy önállóan jelenik meg a speciális részben, vagy előbb egy levéltári szintnek kell szerepelni és abba beágyazva jelenhet meg vagy egy további levéltári szint vagy a tárgyi egység. A levéltári szint elemet az opcionális jelzet és a cím elemek teszik teljessé. A 30

. ábrán látható a <targyi-egyseg> elem részletes felépítése. A tárgyi egység a korábban vázolt kötelező és opcionális elemek sorozatából áll. A tárgyi egység legfontosabb része azonban az attribútum specifikáció, ami a tarolasi-egyseg-tipus és tarolasi-egyseg-sorszam alatt az iratokat tartalmazó egységet, pl. „doboz” és annak sorszámát tárolja. Ezzel a módszerrel megoldható az elmúlt évtizedek alatt létrehozott raktári jegyzékek