LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 8 A levéltári raktári jegyzék digitális leírása - 8.4 A javasolt XML raktári jegyzék modell - 8.4.1 A modell logikai leírása
53 levéltáros mégis jobban érti a file tartalmát, ha a raktári jegyzékek feldolgozása során megszokott terminológiát talál. Az EAD szabvány jelenleg új változat megjelenése előtt áll. Az érvényben lévő EAD 2002 verziót 2014 tavaszán váltja (kiegészíti) az EAD3. Tanulmányunk határideje miatt nem várhattuk meg e szabvány végleges verziójának megjelenését, a régire pedig nem célszerű tervezni. Ez nem jelenti azt, hogy a javasolt modellünket szükség esetén ne lehetne majd átültetni EAD3-ra. Mint említettük, az EAD magasabb szintű leírások elkészítésére szolgál, bár jóval több eleme van mint az ISAD(G)-nek, elvileg találhatók benne olyan elemek, amelyek céljainknak megfelelhetnek. Emellett, az EAD több eleme szöveges típusú, ahol a számítógép numerikus adatokat várna el, illetve csak komplikált módon, kiegészítő attribútumok felhasználásával lehet fontos feldolgozási lépéseket leprogramozni. A tanulmányunkban igyekeztünk a legegyszerűbb modellt létrehozni, hogy a szélesebb levéltári közösség számára kiemeljük a modellben és az erre építhető rendszerben rejlő előnyöket. Egy bonyolult modell elriaszthatja az olvasókat a rendszer megismerésétől. 8.4.1 A MODELL LOGIKAI LEÍRÁSA Mielőtt a részletes modellt bemutatnánk, a modellt felépítő adatelemeket ismertetjük. Elvárás a modellel szemben, hogy tartalmazza a raktári jegyzék fent ismertetett általános és speciális adatait is. Mindkét adathalmaz tárolásának az az oka, hogy szeretnénk, ha a rendszer önállóan is megállna a lábán, nem tudni még, hogy a Scope Archivval vagy más adatbázisokkal miként működik majd az összekapcsolás. Amennyiben lehetséges az adatmodell integrálása, természetesen az általános adatok feloldódnak a központi nyilvántartó rendszer/adatbázis levéltári leírást tükröző részében. Általános adatok Adatelem elnevezése az XML-adatmodellben Adatelem meghatározása kötelező / opcionális Hagyományos raktári jegyzékben szerepel? 1. leveltari-intezmeny levéltár mint intézmény, szervezeti egység megnevezése K igen 2. torzsszam törzsszám (fondfőcsoportfond-állag jelzete) K igen 3. gyarapodasi -azonosito gyarapodási szám vagy letéti szám O nem 4. fond-cim fond címe K igen 5. allag-cim állag címe O igen 6. idokor fond/állag összevont évköre, évszáma K igen 7. leveltari-szint levéltári szint (fond vagy állag) K nem 8. terjedelem-raktegyseg terjedelem (raktári egységek száma típusonként) K igen 9. terjedelem-ifm terjedelem (iratfolyóméterben vagy darabszám) K igen 10. rendezettseg-szint rendezettség szintje K nem
