LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 8 A levéltári raktári jegyzék digitális leírása - 8.3 Szabványok alkalmazási lehetősége
51 a nyilvántartást szolgálják. Az ISAD(G) nem is tartalmaz olyan adatelemet, amelybe be tudnánk sorolni a tárolási adatokat. A többi speciális adat pedig minimális adatkört fed le, mindössze az azonosítási adatcsoport néhány eleme szerepel egy átlagos raktári jegyzékben a legkisebb tárgyi egységek szintjén. A kontextusra (pl. szervtörténet), vagy a hozzáférésre vonatkozó adatcsoportok aligha relevánsak a raktári jegyzéken belüli levéltári egységeknél. Viszont a raktári jegyzékbe foglalt teljes törzsegység levéltári leírásában felvett kontextus és hozzáférési adatok nyilván érvényesek a benne foglalt levéltári egységekre is. Különböző raktári jegyzék típusaink vizsgálata alapján állíthatjuk, hogy a raktári jegyzék speciális adatkörében az azonosító adatcsoporton túl azért előfordulhat még további néhány szabványelem, ezekkel bővítettük is a raktári jegyzék új adataira tett javaslatunkat. Így például a terjedelem (3.1.5.), a tárgy és tartalom (3.3.1.), a kapcsolódó leírási egységek (3.5.3.), megjegyzések (3.6.1.) adatelemek körébe tartozó adattípusokat is találtunk. Levéltárelméleti szempontból fontos, hogy tisztázzuk a leírási szabvány és a raktári jegyzék viszonyát. De mit jelent mindez a számítógépes feldolgozás számára? Mennyiben segíti az adatmodell létrehozását? Az ISAD(G) egy levéltári leíró szabvány, aminek elsődleges célja a levéltári iratok tartalmi leírásának egységesítése. A szabvány nem írja elő ezen a leíró adatelemek felhasználásának a módját, nem kötelezi a felhasználót például adatbázis vagy akár számítógép használatára. Az így készült, szabványt követő levéltári leírások tökéletesen megfelelőek, mint levéltári segédletek, azonban nem feltétlenül alkalmasak közvetlen számítógépes feldolgozásra. A szabvány nem ír elő olyan szigorú szintaxist, adatstruktúrát, ami az automatizált számítógépes feldolgozást lehetővé tenné. Erre egy példa a 26 . ábrán látható levéltári leírás részlet, ami tökéletesen megfelel a szabvány előírásainak, mivel azonban Word dokumentum formában készült, a számítógépes feldolgozásra így nem alkalmas. Természetesen, ha a szabványra épülő adatbázisba kerülnek be ugyanezek az adatok, akkor ez a probléma nem jelentkezik. A veszély az, hogy fennáll az a lehetőség, hogy akár nagy mennyiségben létrejönnek feldolgozásra alkalmatlan digitális anyagok. 26. ábra Példa az ISAD/G alapján készített leírásra 66 A számítógépes feldolgozás problémájára kínál megoldást az EAD szabvány alkalmazása, mely kimondottan a számítógépek számára alkalmas formátumban, XML nyelvi elemekkel írja le a levéltári anyagot. Az EAD egy XML séma formában definiálja a leíró adatelemeket és azok felhasználási szabályait, így garantálható, hogy a létrejött leírások megfelelnek a szabványnak és a számítógépek értelmezni is tudják őket. Előnye továbbá, hogy jóval részletesebb az ISAD(G) szabványnál, minden levéltári iratanyag leírható az EAD-vel, az adatok könnyen 66 ISAD(G) Az Általános Levéltári Leírás Nemzetközi Szabványa, Második kiadás, magyar fordítás, 2009.
