LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 4 Digitális adatok tárolása - 4.2 Strukturált adatok tárolása
24 4.2 STRUKTURÁLT ADATOK T ÁROLÁSA A tárolandó adataink sajnos legritkábban állnak azonos típusú adatelemekből. Az alkalmazási területtől függően szöveges és számadatok tetszőleges kombinációival dolgozunk. A tárolás során elengedhetetlen, hogy egyrészt az adatok jelentését, másrészt azok struktúráját is tároljuk annak érdekében, hogy az eredeti dokumentumot vagy a programban használt adatszerkezeteket tökéletesen vissza tudjuk állítani eredeti formájára. Ehhez olyan programokra van szükség, amelyek ezeket az extra információkat is tárolni tudják. A legegyszerűbb strukturált tárolási formátum a CSV (Comma Separated Values) formátum. Legfontosabb tulajdonsága, hogy az adategységek szöveg soronként jelennek meg a file-ban. Minden egyes sor egy adat rekordot reprezentál, a rekord elemeit pedig vesszővel választjuk el egymástól. Minden sor azonos elemszámot tartalmaz. A CSV file-ok kiterjesztése általában CSV agy TXT, pl. filenev.csv vagy filenev.txt. Az alábbi példában, pl. név, születési hely, születési dátum, életkor, gyermekek száma szerepel. Kovács János, Szeged, 1623. jan. 6., 33, 2 Szabó Imre, Kecskemét, 1630. feb. 22., 26, 1 Olyan nyelvterületen, ahol a vessző a tizedes jegy ábrázolására szolgál, általában más karaktert használunk az adatok elválasztására. Magyarországon a legelterjedtebb a pontosvessző használata. A CSV formátum és adatszerkezet nem szabványos volta miatt használata limitált, általában programok közötti ideiglenes adatmozgatásra használjuk. Látható, hogy a fenti példa adat elemeinek jelentése sem egyértelmű, a dátum és a számok jelenthetnek mást is, mint amit mi tulajdonítottunk nekik. A napi gyakorlatban leggyakrabban szövegszerkesztő és táblázatkezelő programokkal állítunk elő dokumentumokat. A szövegszerkesztő (pl. Microsoft Word, OpenOffice vagy LibreOffice Writer, stb.) lehetővé teszi az irat hierarchikus logikai egységeinek megjelenítését különböző cím stílusok használatával, valamint lehetőséget ad táblázatok és más adatelemek beágyazására. Az így létrehozott raktári jegyzékekre láttunk példákat a 2.6 . fejezetben. A szövegszerkesztő programok által létrehozott file-ok több problémát is rejtenek a levéltárak szempontjából. A szövegszerkesztő alapvetően nyomtatott levelek, iratok létrehozására készült. Egy szépen elkészített, formázott anyag lehet bármilyen esztétikus, ennek a tárolt adatok szempontjából semmi jelentősége nincs. A logikai egységeket kifejező stílus (fejezet cím, stb.) az adatok kereshetőségét nem segíti. A szövegben általában csak pontos keresésre van lehetőség, továbbá mivel az irat független file-ként kerül a számítógép merevlemezére, több szöveges file-ban egyszerre megkeresni egy bizonyos adatot vagy adatokat szinte lehetetlen. Strukturált adatok létrehozására az irodai programcsomagok közül alkalmasabb a táblázatkezelő (pl. Microsoft Excel, OpenOffice vagy LibreOffice Calc, stb.) programok használata. Ezeket a programokat – mint a nevük is jelzi – táblázatos adatok leírására fejlesztették ki. Az ilyen típusú adatok közül is elsősorban is a számszerű adatok feldolgozására alkalmasabbak. A táblázatkezelő programok elterjedtsége miatt több levéltárban is megkezdődött a raktári jegyzékek Excel formátumú feldolgozása. Sajnos a táblázatkezelő nem a legalkalmasabb eszköz a raktári jegyzékek leírására, amint ezt a következő ábránk is illusztrálja. A raktári jegyzék hierarchikus felépítése jól illusztrálja, hogy az Excel programban hierarchikus adatok csak meglehetősen körülményesen ábrázolhatók. Összefoglalóan megállapíthatjuk, hogy az irodai programcsomagok több-kevesebb sikerrel alkalmazhatók a jegyzékek leírására, azonban precíz, hatékony és gyors számítógépes feldolgozásra nem igazán alkalmasak. Ilyen feladatokra adatbázis rendszereket alkalmaznak, de amint majd látjuk, a jelenleg legelterjedtebb relációs adatbázisok alkalmazása sem problémamentes a levéltári környezetben.
