LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 4 Digitális adatok tárolása
22 dokumentumok alapeleme a bit42. Ez egy bináris logikai állapot (igaz-hamis vagy 1-0) gépi reprezentációja. Bitekből állnak össze a számok, számokból karakter sorozatok, és így tovább. A bit tárolásán áll vagy bukik egy dokumentum létezése vagy nem létezése. Jelenlegi adattárolási technológiák félvezető, optikai vagy mágneses adattárolókat használnak az adatok megőrzésére. Valamennyi tárolási technológia sérülékeny és limitált élettartamú. A hosszútávú adatmegőrzés problematikája A mai háttértárolók (félvezető tárolók vagy merevlemezek) tárolókapacitása és élettartama korlátozott. Bár a mágneses elven működő merevlemezek viszonylag nagy kapacitásúak (2013 végén akár 4 teraByte (TB) adat is tárolható egyetlen merevlemezen), azonban mechanikai és mágneses hatásokra érzékenyek. Folyamatos használat esetén élettartamuk szintén csak pár év. A mágneses tárolók egy speciális csoportja az archiválási célú tárolók, melyek a merevlemezek és mágnesszalagok kombinációját alkalmazzák akár többszáz TB-nyi adat tárolására. Élettartamuk több évtized is lehet, azonban ezek jelenleg a legdrágább adattároló rendszerek. Bármilyen technológiát is választunk, biztosítanunk kell az adat biztonságát a hordozó meghibásodása, tönkremenetele esetére. Ez biztonsági másolatok használatát igényli, ami természetesen többszörösére emeli a tárolás költségét. Még ha biztosítjuk is a hordozó hibátlanságát, további veszélyek leselkednek ránk. Ha megsérül a tároló adatszerkezete, vagy a dokumentumunk digitálisan tárolt formája, legrosszabb esetben akár a teljes dokumentum használhatatlanná válhat. További veszélyforrás, ha megszűnik az adattároló szerviztámogatása, esetleg maga a gyártó cég. Ugyanezek a problémák fennállnak a dokumentumot létrehozó-olvasó programok esetén is; hiába tároljuk az iratot 50 évig, ha 10 év múlva már sehol nem futtatható az eredeti szoftver (akár a szoftver, akár a szükséges kompatibilis számítógép hiánya miatt), amivel a dokumentumot létrehoztuk. Ezek a veszélyek jól jelzik a digitális dokumentumok kezelésének problémáit, illetve azok súlyát. Mára általánosan elfogadott, hogy a hosszú távú archiválás költséges tevékenység, folyamatos adatkarbantartást, másolást és gyakran formátumkonvertálást igényel, mert a digitális világban csak így biztosítható a dokumentumok „életben tartása”. A digitalizálás csapdája A digitalizálás csak ott jelent megoldást, ahol elég digitális kópiákat készíteni, de nincs szükség kereshetőségre. Amennyiben tartalmat akarunk tárolni, és azt szeretnénk, hogy ahhoz minél többen minél gyorsabban hozzáférjenek, a digitalizálás önmagában nem megoldás. Egy beszkennelt irat fénykép formátumban nem irat, csak fénykép. Ha az irat tartalma fontos, az iratot újra be kell gépelni a gépbe, vagy szerencsés esetben karakterfelismerő programmal automatikusan elkészíthetjük az elektronikus változatot. Ez az adatbeviteli, -feldolgozási munkafolyamat már nem a digitalizálás területe. 4 DIGITÁLIS ADATOK TÁR OLÁSA Minden digitalizált állomány, kép, videó, stb. adatok formájában, numerikusan tárolódik a számítógépek memóriájában vagy háttértárolóiban. Ezek a számok megfelelő tartalmi, szerkezeti leírás, egyezmény nélkül használhatatlanok, értelmezhetetlenek lennének. Az adataink visszanyerésének tehát a formátum rendkívül kritikus tulajdonsága. Ez különösen érzékenyen érinti a levéltárakat, ahol hagyományosan évszázadokon át megőrzendő dokumentumokkal dolgoznak. Ennek a fejezetnek az a célja, hogy az adatok tárolásának legalapvetőbb egységétől indulva bemutassa, hogy a formátum milyen informatikai módszerekkel köthető hozzá a tárolandó adatokhoz, illetve felhívja a figyelmet, hogy az adatok szerkezete, tulajdonsága meghatározza a felhasználható adattárolási módszereket is. 42 A bit a binary digit (bináris számjegy) rövidítéséből keletkezett szó
