LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 2 A raktári jegyzék - 2.6 A raktári jegyzék digitális alakváltozása
17 nyilvántartási segédlettípusként egyre több levéltárban tűnt fel, és egyre inkább elektronikus formában. A rendelet kimondja azt is, hogy „az áttekintő raktári jegyzék, a raktári jegyzék, az ideiglenes raktári jegyzék egy, a készítő aláírásával hitelesített példányát a fonddossziéban kell elhelyezni”. Visszautalva itt az előbbi gondolatra a számítógép-írógép párhuzamról, ez a rendelkezés megerősítette azt a felfogást, hogy a raktári jegyzékeknek elég a képét a számítógépen reprodukálni, legalábbis – úgy vélem – nem ösztönözte arra a levéltárosokat, hogy a számítástechnika adta lehetőségeket jobban kihasználják. Természetesen a realitásokról sem szabad megfeledkeznünk, a levéltárak többségének számítógépparkjai – különösen vidéken – még nagyon alacsony színvonalon álltak, sem a technikai sem a személyi feltételek (informatikus alkalmazása, levéltárosok számítástechnikai ismeretei) nem tették lehetővé a raktári jegyzékek adatbázisba szervezésén való gondolkodást 35. A Veszprém Megyei Levéltár számára óriási lépést jelentett, hogy 2005 végén egy állami támogatással felújított épületbe költözhetett. A beruházás egyik legnagyobb eredménye volt, hogy egy korszerű számítógépes hálózatot kaptunk. Minden kolléga asztalára saját személyi számítógép került új távlatokat nyitva a levéltári munkában. Veszprémben 2007–2008 táján merült fel az igény az elektronikusan előállított raktári jegyzék házi reformjára. A dilemmánk az volt, hogy adatbázist építsünk vagy a Microsoft Office irodai programcsomagban általánosan elérhető, és egyre inkább általunk is használatba vett Excel programra alapozzunk. Úgy láttuk, hogy nincs reális lehetőség egy igazán jó adatbázis belátható időn belüli létrehozására. Kockázatos raktári jegyzékeinket olyan rendszerbe bedolgozni, amelynek nem belátható a hosszú távú működtetése. Ugyanakkor bíztunk abban, hogy az időközben bevezetett E-Archivum egységes nyilvántartó programot fejleszteni fogják, és alkalmassá válik a raktári jegyzékek kezelésére is36. Így az Excel alkalmazása mellett döntöttünk, mondván, abból lehet a későbbiekben adatbázist is szervezni, vagy legalábbis jó eséllyel megoldható az adatok konvertálása, áttöltése. 2008 végétől a levéltárunk szisztematikusan hozzákezdett a raktári jegyzékek MS Office Excelformátumban való rögzítéséhez. Ehhez a munkához egyedi mintajegyzék-űrlap kialakítására került sor. Az évek során az alap-űrlapból számos újabb űrlap készült a különböző összetételű iratanyagok raktári jegyzék-típusai számára. Az iratanyag középszintű leírása mellett a darabszintű jegyzékek, lajstromok készítéséhez is hoztunk létre sablonokat. Az Excel-program lehetőséget kínált arra, egyszersmind meg is követelte, hogy a régi, gépelt mintájú raktári jegyzékek formáját megreformáljuk. Ez a reform azonban csak addig ment el, hogy a kereshetőséget szűréssel optimálisan biztosíthassuk, ugyanakkor megtartottuk azokat a jellemzőket, amelyeket hagyományosan követtünk, illetve a jogszabályok előírnak. Ügyeltünk például a többszintű hierarchiát tükröző jegyzéktípus megtartására, s könnyen nyomtatható jegyzék-űrlapok készültek, hogy a fonddossziékban is szabályosan elhelyezhető legyen a raktári jegyzékek aláírt első példánya. Metódusunk nagy hátránya, hogy a raktári jegyzékek gazdag adattartalmának kiaknázása nem lehetséges a különálló fájlok halmazában, közös keresésre nincs lehetőség. A következő példán megmutatjuk milyen alakváltozáson ment át levéltárunkban a raktári jegyzék. a számítógép nélküli korszakban mindenképpen problémás volt. A veszprémi jegyzékeken is érzékelhetően elmaradt az idők során a raktári hely megjelölése. 35 Vö.: Künstler Ferenc: A levéltárak középtávú informatikai stratégiája és feladatterve, 2006–2010. Levéltári Szemle 55. (2005) 4. szám, 4-5. 36 Ugyan az E-archivum fejlesztése elkészült 2010 végére, azonban olyan korlátokkal bírt, hogy a Veszprém Megyei Levéltár többszintű raktári jegyzékeinek betöltésére esély sem volt.
