LEVÉLTÁRI ÁLLOMÁNY GYARAPODÁSA, CSÖKKENÉSE

Künstler Ferenc: Az irattári eredetű anyag gyarapításának főbb jellemzői a tanácsi levéltárban. • 1987. [LSZ 1987/3. 3-14. p.]

A tapasztalat azonban az, hogy az irattári anyag tekintélyes része — különösen a közigazgatási szerveknél — nem képvisel ugyan történeti értéket, de a hozzá fűződő állami és állampolgári érdekek .miatt 40—50 éves, sőt hosszabb idejű megőrzést is igényel. Mindebből következik, hogy jelenleg a levéltárak, így a tanácsi levéltárak is igen komoly átmeneti őrzési feladatokat látnak el, amely egyébként az 1969. évi 27. sz. tvr. 5. és 6. szakasza szerint nem lenne feladatuk. (Az átmeneti őrzési funkció méretét a nagyarányú belső selejtezések mellett jól érzékelteti többek között az is, hogy a VI. ötéves terv időszakában a tanácsi levéltárakban több mint 45 000 ügyfél kiszolgálására került sor.) Megítélésünk szerint az átmeneti őrzési funkció a kívülállók részére is érthetővé teszi a levéltárak folyamatos raktárfejlesztési igényét és azt, hogy az összes iratanyag közel fele miért az 1950 után keletkezett forrásokból áll. A fentiekből megállapítható az is, hogy a tanácsi levéltárak által átvett anyagnak mindössze egy része képvisel történeti értéket, s ez csak további selejtezéssel válogatható ki. Ez az átmeneti őrzés-feldolgozási funkció viszont jogilag nincs szabályozva, s a levéltárak fejlesztésére vonatkozó pénzeszközök megállapításánál külön feladatként sem veszik számításba. A nagy tömegű, modern kori irattári anyag archiválásának megszervezése világszerte problémát okoz, amelynek megoldására általában kétféle lehetőség kínálkozik. Az egyik — és egyre általánosabbá váló — az átmeneti őrzés funkcióját külön intézményrendszerrel biztosítja, a másik megoldás lényege pedig, hogy az iratképzőnél hozzák létre az irattári anyag hosszú távú őrzését ellátó szakapparátust. Hazai gyakorlatunk közel négy évtizede sajátos kompromisszum keretében igyekszik ezt a kérdést megoldani. Egyfelől az irattári őrzési idő meghosszabbításával és az irattári tételek kialakításán alapuló iratkezelés bevezetésével a levéltári anyag elsődleges kiválogatását a létrehozókra bízza anélkül, hogy a feladat elvégzéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételeket kialakította volna. Másfelől az anyag végleges szelektálása, s ezzel együtt az átmeneti őrzés funkciójának egy része a levéltárakra hárul. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a levéltárak elsősorban az iratkezelés általánosan alacsony színvonala miatt, tárgyi feltételeiktől függő mértékben egyre növekvő arányban vállalják fel az átmeneti őrzés feladatát. (Erre jó példa az 1983 végével megszűnt járási hivatalok iratainak az 1980-as évek elejéig történt átvétele.) Az irattári anyag levéltárba kerülésének nálunk kialakult rendje, minden ellentmondásossága ellenére elvileg a jövőben is alkalmas lehetne a megoldásra. Hogy valóban az legyen, ahhoz a tárgyi feltételek további javítása szükséges. Eddig sem a levéltárak szándékán, szakmai hozzáértésén múlt ugyanis, hogy többségük — a szocialista korszakot illetően — ténylegesen még nem tudott általános gyűjtőkörű levéltárrá válni. 12