Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Az általános levéltárak feladatai az iratkezelési szabályzatokkal kapcsolatban. Igazgatói értekezlet (Szombathely 1971.10.05-1971.10.07) anyaga. • 1971.09.16 [LIG sz. n.]

lődésugyi Minisztérium álláspontjónak adtak igazat. Éppen ezért is nyomatékosan kérjük a levéltárakat, hogy amennyiben területükön ilyon törekvéssel találkoznak, igyekezzenek érvényt szerezni a Kormányrendelet előirásának, illetve szükség esetén ezt jelentsék a Levéltári Igazgatóságnak. - Visszatérő probléma volt, főleg a gazdasági jellegű minisztériumoknál, a nyilvántartás megszervezésével és az ügyiratkialakitással kapcsolatban a beérkező és a kimenő iratok külön könyvben, Vagy legalább külön számon való iktatására, és külön sorozatban való elhelyezésérc irányuló törekvés. Nagyon határozottan fel kell lépni az ilyen jelenségükkel szemben. El k6ll érni, hogy a beérkezett iratot ugyanazon a számon intézzék el és hogy az egy ügyben keletkezett iratokat együtt kezeljék. Minden más megoldás esak nehezíti az iratokban való tájékozódást; mind az ügyintézés, mind a későbbi levéltári kezelés érdekeit sérti az emiitett helytelen gyakorlat, - Elsősorban az ügyvitel túlterhelését eredményezheti az a több helyen megfigyelt törekvés, hogy az iratokat minden szervezeti egységnél újból beiktassák, ahol azok megfordulnak. Az iratkezelési szabályzatokban határozottan meg koll tiltani az ilyen gyakorlatot, hisz a bürokrácia növelésén tul azt is eredményezheti, hogy az iratok irattározása bizonytalanná válik. Az iratokat ott, annál a szervezeti egységnél kell iktatni és irattározni, ahol elintézik őket. - Az irattári tervvel kapcsolatban több tárcánál találkoztunk értetlenséggel, s hasonló jelenség várható az alsóbbfoku szerveknél is. Nem akarták megérteni, hogy miről van szó, idegenkedtek az ügyiratok ügykörök szerinti csoportosításától ós egyszerűen csak selejtezési jegyzéket kívántak az iratkezelési szabályzathoz mellékelni. Az ilyen megoldást természetesen nem szabad elfogadni. - Meglehetősen általános jelenség, hogy az irattári tervet nem szervezeti egységek szerinti tagolásban próbálják kidolgozni, hanem általános minden szervezeti egységnél használatos tételeket adnak meg - és ezt legfeljebb kiegészítik az egyes osztályoknál használatos speciális ügykörök megemlítésével. Az ilyen megoldás az ügyintézés során és a köz-