Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Tájékoztató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez. • 1970.01.13 [94026/1970 XVIII. LIG]

tartása több helyet igényel, mint ahány rovat rendéihezősre áll, uj főszámot, vagy lajstromszámot' kell nyitni, s a nyilvántartást az uj szám alatt kell folytatni. így tehát elvész e rendszerek előnye az alapszámos rendszerekkel szemben. Mindezen, tehát az eddigiekben szóba kerülő nyilvántartási rendszerem feltételezik azt, nogy az iratanyagban való tárgyi, tematikai vagy név szerinti tájékozódás céljából külön nyilvántartást, úgynevezett mutatót vezessenek. Vajának viszont nyilvántartási rendszerek, amelyek ezt a tárgy-, vagy névszerinti mutató nyilvántartást kivanják valamilyen módon kiküszöbölni, így az együttes nyilvántartási és mutatózási rendEgyüttes * szerben az ügyiratok iktatása és mutatózása közösen, nyilván- betüsoros nyilvántartásban történik. Áz iktatásra tartási ás szolgáló nyilvántartás tehát egyszersmind mutató mutatózási is. Az egyes ügyemet az irat azonosítására légre nd szer megfelelőbb cimszó kezdőbetűje szerinti betűnél kell bevezetni a nyilvántartásba*. E nyilvántartás minden egyes betűjénél eggyel kell kezdeni az iratok sorszámozását és ezt az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. E rendszerben az iraton az azonosításhoz szükséges sorszám és évszám mellett fel kell tüntetni a betűjelzést is. Hasonló lehetőséget icinál' a -nyilvántartási dosszié rendszer, amely szerint az irattári terv alapján J ~ meghatározott tételszámokon belül alszámosan tásos dosszié . , .., , , . . , ,.. tartják nyilván az egyazon.tárgyhoz, aemanoz, I* Gil d S Z Q2? ügykörhöz tartozó iratokat. Ezeket az iratokat az irattári terv tételszámaival azonos számú dossziéban helyezik el. A fentiekben érintett nyilvántartásokat - forrná— A nyilván- jukat tekintve - lehet naplóben vagy kartonokon tartás vezetni. ITapló formájában általában a különböző formája alapszámos rendszerű nyilvántartást szokták vezetni, karton alkalmazására inkább a többi nyilvántartási rendszer esetében van nagyobb lehetőség. A