Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Tájékoztató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez. • 1970.01.13 [94026/1970 XVIII. LIG]

Á Népköztársasás Slnöki lanáosának 1969. évi 27. számú törvényerejű.rendelete, a Magyar forradalmi Munkás-Paraszt Kormány 30/1969. számú rendelete s az utóbbi mellékletét képező •'Irányelve.: az iratkezeles szabályozásához

1

' alapot teremtett az egyes szervei- modern iratkezelési rendszerének kialakításához. Jajhoz azonban, hogy ez a kívánt eredmény mindenütt megvalósulhasson, szükségesnek látszik néhány általános és gyakorlati kérdést közelebbről megvilágítani. v Mindenekelőtt az a kérdés vár választ, hogy miÁltalános lyen követelményedet kell támasztanunk valamely szempontok iratkezelési rendszerrel szemben? A válasz csak az lehet, hogy az iratkezelési rendszernek 1. / elő kell segítenie az iratokban való gyors és pontos t áj éko zód ás t; 2. / jól kell szolgálnia az iratok biztonságos megőrzését; 3. / lehetőságot kell biztosítania - mór csal: az előbbi két követelmény érvényesülése érdekében is - a felesleges adatokat tartalmazó iratok könnyűszerrel való kiválasztáséra, kiselejtezésére. 3 követelmények közül kétségkívül a gyors és megbízható tájékozódásra irányuló' igény a legfontosabb, hiszen ma már egyetlen- egy - a fejlődéssel lépést tartani kivánó - szerv sem lehet meg dokumentációs-, azaz memóriaközpont nélkül, s ennek az adott szerv által létrehozott iratanyag az egyik legfontosabb része kell, hogy legyen; A gyors tájékozódásra irányuló igény kielégítése mellett azonban messzemenően ügyelni kell a másik két szempont, érvényesítésére is, hiszen egyrészt csak biztonságosan megőrzött iratokban lehet jól tájékozódni, másrészt a korunkban létrejövő óriási mennyiségű iratanyag már tömegénél fogva is szinte lehetetlenné tenné a benne való tájékozódást, de nem is