Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Vízügy - A vízügyi igazgatóságok és területi szerveik ügyiratkezelésének szabályai. Melléklet: iratminták, irattári terv. • 1977.01.01 [31/1976 OVH sz. utasítás = Vízügyi Értesítő 1976/22.]

átvételi jegyzőkönyvet készíteni. A kiselejtezett iratok megsemmisítése, nyersanyagként való felhasználása, vagy egyéb célra való értékesítése csak a levéltárnak a visszaküldött jegyzőkönyvre rávezetett hozzájárulása után és alapján történhet. (4) A selejtezés megtörténtét az iktatókönyvben külön nem kell jelezni. (5) Ha az iktatókönyvben nyilvántartott iratok többségét kiselejtezték, illetőleg átadták megőrzésre a levéltárnak, az iktatókönyvet is át lehet adni. Ez esetben a jegyzőkönyv visszamaradó példánya szolgál nyilvántartásul. Az iktatókönyv átadása-átvétele kérdésében a levéltár álláspontja íiz irányadó. A kiselejtezett iratok 44. § A kiselejtezett iratokat papírhulladékként értékesíteni lehet. Az értékesítésből befolyt összeget a mindenkor hatályos rendelkezés szerinti mértékben és módon az ügyiratkezelési feladatokat ellátó dolgozók (kezelők, irattáros) jutalmazására kell fordítani. Iratok kezelése a hivatali szerv megszűnése esetén 45. § (1) Igazgatóság, területi szerv megszűnése esetén az el nem intézett, illetőleg folyamatban levő ügyek iratait jegyzék kíséretében át kell adni a jogutód szervnek. Az iratokkal együtt átvett iktatókönyvek megfelelő sorszámainak „Kezelési feljegyzések" rovatában az átadás tényét fel kell tüntetni, az irattári rovatot pedig egy vonallal át kell húzni. (2) Az átadott iratokat a jogutód szerv iktatókönyvébe az átvételt követő öt napon belül, egymást megszakítatlan sorrendben követő iktatószámokra be kell iktatni. A „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni az átadó szerv nevét és az irat eredeti iktatószámát. (3) A megszűnt szerv irattárát is a jogutód szerv veszi át és a saját irataival egyidőben selejtezi. (4) Az igazgatóság központi irattárábán kell kezelni a megszűnt területi szerv iratait a két év letelte előtt is, ha a területi szervnek jogutóda nincs és ezért az iratok további kezelésére nem adhat rendelkezést. A megszűnő szerv vezetője az iratok leadása előtt nyolc nappal, értesíteni köteles a levéltárat az iratok további elhelyezéséről. Hivatalátadás 46. § Az igazgatónak, a területi szerv, az igazgatási osztály vagy a belső iktatási egység vezetőjének hivatalátadása esetén az arról felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatási számot. VIII. fejezet VEGYES RENDELKEZÉSEK Az iktató- és segédkönyvek alakiságai 47. § (1) Az iktatókönyveket oldalszámozni és hitelesíteni kell. A hitelesítési záradékot a következő szöveggel kell az iktatókönyv első számozatlan oldalára (belső fedőlap) rávezetni: „A Vízügyi Igazgatóság ( területi szerv, osztály) 19 évi iktatókönyve számozott oldalt tartalmaz". A záradékot az igazgatási osztály, a belső iktatási egység, illetőleg a területi szerv vezetője köteles keltezni, aláírni és hivatalos bélyegzőjének lenyomatával ellátni. Az iktatókönyvek külső fedőtábláján és első számozott oldalának felső részén fel kell tüntetni az iktatási egység nevét és az évszámot. (2) Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, az iktatási egység nevének és az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és hivatalos bélyegző lenyomatával le kell zárni. (3) A segédkönyveket (pl. tárgymutató, kézbesítőkönyv, munkanapló) a használatba vételkor oldalszámozni kell. Az intézkedések számozása 48. § (1) A kiadmánynak önálló, új iktatószámot (alszámot) adni nem szabad, azt a beérkezett ügyirat iktatószámán kell kiadni. (2) Ha azonos iktatószámon egyidejűleg több intézkedést kell tenni, különböző szövegű kiadmányokat kell továbbítani, ezeket a tervezeten római számokkal egymástól el kell különíteni (pl. 567—3/1976. I., 567—3/1976. II.). Kiadói (ügyintézői) utasítások 49. § (1) Az ügyintéző az írásbeli intézkedés tervezetén (az előadói íven) a kezelő részére köteles kiadói utasítást adni. (2) Kiadói utasítást kell adni a) a címzettekre, ha a kiadmány a címzettek nevét nem tartalmazza; b) az egyes kiadmányokkal elküldeni szándékozott mellékletekre; c) a határidős nyilvántartásba helyezés és a határidő napjára; d) az ügyirat, illetőleg a kiadmány elküldés előtti, vagy irattárba helyezés előtti láttamozására; e) a kiadmány postai továbbításának módjára (pl. express, ajánlott);