Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Vízügy - A vízügyi igazgatóságok és területi szerveik ügyiratkezelésének szabályai. Melléklet: iratminták, irattári terv. • 1977.01.01 [31/1976 OVH sz. utasítás = Vízügyi Értesítő 1976/22.]

egy ügyre vonatkozó iratokat kiterített formában, iratkötegben, irattartóban vagy iratdobozban kell tárolni. Az iratkötegeket szalagos irományfödél közé kell tenni, úgy, hogy a benne levő iratköteg vastagsága lehetőleg ne haladja meg a 20 cm-t. A központi irattár 37. § (1) Az öt évnél régebbi keletű, teljes naptári év ügyiratait — az l-es és 2-es selejtezési jelű [42. § (1) bekezdés] iratok kivételével — minden év januárjában a megfelelő iktató- és segédkönyvekkel együtt a központi irattárnak kell átadni. Az l-es és 2-es selejtezési jelű iratok a kézi irattárból selejtezhetők. (2) Az ügyiratoknak a központi irattár számára való átadásáról négy példányban jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni — az egyes kötegekben levő iratok darabszámát; — az iratok évszámát; — az iktató- és segédkönyveket egyenként megnevezve, feltüntetve az iktatókönyv kezdő és végső sorszámát. (3) A hiányzó iratokról a számok felsorolásával a szükséges példányban hiány jegyzéket kell készíteni és azokat a jegyzőkönyvi példányokhoz kell csatolni. A jegyzőkönyvet mind az átvevőnek, mind az átadónak be kell iktatnia és irattárba kell helyeznie. A hiányjegyzék egy példánya a központi irattáré. Ha a hiányzó iratok között olyan is van, amelyet az irattári terv szerint később a levéltárnak is át kell adni, egy külön példányt az iktatókönyvben mindaddig őrizni kell, amíg az évfolyam iratanyagát a levéltár részére átadják. Ekkor a hiányjegyzéket is át kell adni. A központi irattár anyagának állapotában beálló változásokat (pl. selejtezést) a megfelelő jegyzőkönyvi példányon át kell vezetni. (4) A (2) bekezdésben előírt szabályokat kell értelemszerűen alkalmazni az esetben is, ha a központi irattár iratait, illetőleg annak egy részét az illetékes levéltárnak adják át. (5) A központi irattárban az irattári terv szerint elkülönülő csoportokba tartozó iratokat külön-külön kell kötegelni, és minden kötegen fel kell tüntetni az irattári jelet. (6) Az irat terjedelmes mellékletei (pl, tervrajzok) a központi irattárnak erre a célra szolgáló külön részében őrizhetők. Az így őrzött mellékleteken fel kell tüntetni az irat iktatószámát és irattári jelét, az iraton pedig jelezni kell, hogy a mellékleteket külön helyezték el. (7) A központi irattárat központi iktatás esetében a központi iktatóiroda mellett célszerű elhelyezni. Erre a célra száraz, tűzbiztos helyiséget kell biztosítani. (8) A központi irattár kezelőjét a 30/1969. (IX. 2.) Korm. számú rendelet 8. § (2) bekezdésének figyelembevételével kell megbízni. Az irattár kezelőjén kívül más személy a központi irattárban csak indokolt esetben és csak a kezelő jelenlétében tartózkodhat. (9) Az irattáros személyében beálló változás esetén a központi irattárát át kell adni. Az ügyiratok visszatartása, illetőleg kiadása az irattárból 38. § (1) Az ügyintézők általában sem a határidős, sem a már véglegesen elintézett, tudomásul vett, irattárba helyezhető iratokat nem tarthatják maguknál. Ha valamely irat (pl. felsőbb rendelkezés, elvi állásfoglalás) visszatartása a napi munka érdekében indokolt, az iratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amely a következő adatokat tartalmazza : — az ügyirat száma és irattári jele; — az ügyirat tárgya; — az ügyintéző neve és beosztása; — az átvétel (visszatartás) hónapja, napja; •—• a visszaadásra (leadásra) megjelölt határidő. •(2) A visszatartott ügyiratról készített ügyiratpótló lapot a megjelölt határidő szerint, vagy időpont megjelölése híján az év végére határidős nyilvántartásba kell tenni. Az iktatókönyv határidő rovatába az ügyirat leadásának várható időpontját kell feljegyezni. A visszatartott ügyiratokat az iktatási év végén le kell adni, tehát a viszszaadásra a következő évre áthúzódó határidőt megjelölni nem lehet. (3) Irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra és általában csak tizenöt napra szabad kiadni, A kiadáshoz az érdekelt osztály vezetőjének engedélye szükséges. (4) Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, melyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárban az ügyirat helyére kell tenni. A kiadott ügyiratokról kölcsönző naplót kell nyitni, melybe az ügyirat számát, az átvevő nevét és a visszaadásra megjelölt határidőt be kell jegyezni. (5) Az ügyirat visszaadását — amennyiben tizenöt napon belül, illetőleg az ügyintéző által a visszaadásra megjelölt határidő leteltéig nem érkezet vissza az irattárba — sürgetni kell. Ha a kiadott ügyiratot a sürgetés ellenére harminc napon belül sem küldik vissza az irattárba, ezt az igazgatási osztály, illetőleg a belső iktatási egység vezetőjének be kell jelenteni. Másolat, jegyzet készítése, betekintés az iratokba 39. § (1) A kiadmányozás megtörténte után. az ügy iratairól hiteles másolat készítését és kiadását csak az illetékes osztályvezető vagy ügyintéző engedélyezheti és az engedély megadását az irattári példányra fel kell jegyezni. (2) A hiteles vagy hitelesítetlen másolat elkészítéséről, valamint a másolati illeték lerovatásáról az iktatóiroda, illetőleg az irattár vezetője gon-