Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Vízügy - A vízügyi igazgatóságok és területi szerveik ügyiratkezelésének szabályai. Melléklet: iratminták, irattári terv. • 1977.01.01 [31/1976 OVH sz. utasítás = Vízügyi Értesítő 1976/22.]

IV. fejezet IRATKEZELÉS AZ ÜGYINTÉZÉS FOLYAMATÁBAN Az előadói ív 21. § (1) Az írásbeli ügyintézéshez előadói ívet kell lasználni (3. sz. melléklet). (2) Az ügyiratok jellegétől függően egyes gyűj:őszámos iratok esetében (pl. megrendelések, jzakhatósági állásfoglalások) nem kötelező az előadói ív használata. Nem kell előadói ívet nyitni i tudomásulvétel után (írásbeli intézkedés nélkül) .rattározás céljából visszaküldött iratnak. (3) Az előadói ívet — az irat borítójaként, — az előnyomott első oldalán az ügyirat legfontosabb adatainak, továbbá az ügyintézői, kiadói utasítások és egyéb iratkezelési mozzanatok feljegyzésére, —• belső oldalain kiadmány-tervezetek és feljegyzések leírására kell használni. (4) Az előadói ívet az osztály adminisztrátora és ha ilyen nincs, vagy a kezdőirat hivatalból keletkezik, az ügyintéző nyitja meg. Az ügyintéző köteles gondoskodni arról, hogy az egyes iratok a mellékleteikkel együtt az ügyintézésnek megfelelően, a keletkezésük, illetőleg érkezésük sorrendjében kövessék egymást az előadói ívben. (5) Az előadói ív rovatai közül aj az osztály adminisztrátora, illetőleg a leíró jegyzi fel: az irat számát, érkezési idejét, törzsszámát, a tárgyát, az ügyintéző nevét és a munkanapló sorszámát, valamint a tisztázást és az egyeztetést; bj az ügyintéző jegyzi fel: az összes ügyintézői utasítást (leíró:, kiadó:, lássa:), a határidőt, a sürgetést, az irattári jelet és az egyúttal elintézett ügyirat számát; cj a kezelő jegyzi fel: az előirat számát, valamint a továbbítás (expediálás) idejét. (6) Az előadói ív „Lássa:" elnevezésű rovatában kell feljegyezni az érdemi intézkedés előtti véleményadási, javaslattételi, a kiadmányozás és az elküldés előtti észrevételezési, az irattárba helyezés előtti tudomásulvételi kérést. (7) Az előadói ívhez — külön rendelkezésre — hatósági adatszolgáltatás céljából statisztikai lapot kell csatolni. Iratátadás osztályok között 22. § (1) Az osztályoknak egymás közötti vélemény (szakvélemény) adása iránti megkereséseit kéz-? besítőkönyvvel közvetlenül a megkeresetthez kell továbbítani, s azokat a megkereső osztály munkanaplójában, illetőleg a belső iktatási egység iktatókönyvében nyilván kell tartani. (2) A véleményt (szakvéleményt) kézbesítőkönyvvel a központi iktatóirodához, illetőleg, ha a megkereső osztály külön iktatási egység, közvetlenül ehhez kell továbbítani. A kiadmányozás 23. § (1) Az ügyintéző kézjegyével ellátott írásbeli intézkedés-tervezetet az aláírására (kiadmányozására) jogosult személy saját kezűleg aláírja és keltezéssel látja el. Az aláírásra névbélyegző nem használható. (2) Azt a tervezetet, amelynek alapján készített kiadmányt nem saját kezű aláírással kell kiadni, a kiadmányozás során az aláírás előtt ,,K" (kiadtam) jelzéssel kell ellátni, a kiadmányra pedig a név után ,,sk" jelet kell tenni. Ha a kiadmányozó a kiadmányt saját kezűleg kívánja aláírni, ezt a tényt a tervezet aláírásakor ,,Ak" (aláírással kiadom) betűkkel kell jelezni. A kiadmány tisztázása 24. § (1) A tisztázásokat általában a gépíró készíti el. Ha célszerű, a kiadmány tervezetét és tisztázását egyszerre is el lehet készíteni. (2) A tisztázatot az anyag- és munkaidő-takarékosság szem előtt tartásával, a szükséges méretű papíron, írógéppel, vagy sokszorosítással kell elkészíteni. Minden esetben jó minőségű papíron, eredeti első példányként kell elkészíteni azt a kiadmányt, amelyet külföldre küldenek. (.3) A tisztázat bal felső részén kell feltüntetni —• az igazgatóság, a területi szerv nevét; államigazgatási ügyekben a vízügyi hatósági jogkörre utalással, címét, levelezési címét (postai irányítószámát és postafiók számát), • távbeszélő, továbbá — a hatósági ügyiratok kivételével — telex, és szükség esetén az MNB számla számát; — az ügyirat iktatószámát; — az ügyintéző nevét, ha nem azonos a kiadmány ozóval; —• ha van, az ügyintéző távbeszélő (mellékállomás) számát. (4) Az igazgatóság, a területi szerv vezetője egyes ügyek vagy ügycsoportok tekintetében — az 1957. évi IV. törvény hatálya alá tartozó eljárásban hozott határozatok kivételével — elrendelheti, hogy az ügyintéző nevét a tisztázatra ne vezessék rá. (5) A tisztázat jobb felső részén kell feltüntetni — a tárgyat; — a hivatkozási számot vagy jelzést; — a címzett ügyintézőjének nevét; — a mellékletek számát.