Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Szövetkezetek - A kisipari szövetkezeti szervek iratainak védelméről és selejtezéséről. Melléklet: 2 db iratjegyzék. • 1963.07.25 [5/1963 OKISZ Eln. sz. utasítás = OKISZ Értesítő 1963/28.]

Ut. 9. § A R. 5. § (1) bekezdéséhez: (1) A szövetkezetek vezetői (elnökei) az iratok megőrzésére vonatkozó ellenőrzési feladatuk ellátása során — szükség esetén — vegyék igénybe az illetékes állami levéltár segítségét. A vonatkozó megkeresés alapján az állami levéltár az iratok őrzését megvizsgálja és megállapításait, valamint javaslatait közvetlenül a szövetkezet vezetőjével (elnökével) közli. (2) Az illetékes levéltár: , . • a) az OKISZ vonatkozásában a Magyar Országos Levéltár, Budapest, I., Bécsi kapu tér 4. szám; b) egyéb budapesti székhelyű szövetkezetek tekintetében a Fővárosi Levéltár, Budapest, V., Városház u. 9—11. szám; c) vidéki szövetkezeteknél a területileg illeté- . kes Állami Levéltár (volt megyei levéltár). Ut. 10. § A R. 5. §. (2) bekezdéséhez: Az államtitkot tartalmazó iratanyag selejtezőit az erre vonatkozó külön jogszabályi rendelkezések szerint kell kijelölni. Ut. 11. § A R. 5. §. (3) bekezdéséhez: 1 (1) Az I. és II. mellékletben felsorolt iratfajták megőrzési és selejtezési tartamát, illetve módját megjelölő irattári jelzések az alábbiak: , Az I. alatti mellékletben: A meghatározott idő elmúltával kiselejtezhető iratok irattári jelzése: 1/10, 1/20, 1/50 stb. attól függően, hogy az I. számú melléklet az illető iratfajtára mennyi őrzési évet állapít meg (10, 20, illetőleg 50 évet stb). A politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági szempontból értékes és így a — pl. 10 évi — őrzési idő elteltével a levéltárnak átadandó iratok irattári jelzése: I/L/10. (illetőleg a megőrzési időtől függően: I/L/20, I/L/50 stb.). A szövetkezet által ki nem selejtezhetőnek minősített iratok irattári jelzése: N. Ezeket az iratokat a szerv az I/L/10. jelű iratokkal azonos módon köteles kezelni. A selejtezési eljárás során — az iktatószám és az irat tárgyának feltüntetése mellett, jegyzékbe foglalva — a szövetkezet részére visszatartható iratok (R. 9. §) irattári jele L/V. Ez a minősítés csak különösen indokolt esetben alkalmazható. A II. alatti mellékletben: Azoknak az iratoknak, melyek pl. 5 évi őrzési idő eltelte után selejtezhetők ki, irattári jele: III5. . , Amennyiben valamely ügyirat sem az I., sem a II. alatti mellékletben nem szerepel 0 irattári jellel kell ellátni. Ut. 12. § (1) A szövetkezetek irataikat az I. és II. alatti mellékletekben megjelölt, illetőleg az Ut. 4. § (2) bekezdésben megállapított ideig tartoznak megőrizni, majd az őrzési idő lejártával selejtezés alá vonni. A 'megőrzési időt minden esetben az utolsó érdemi ügyintézés keltétől kell számítani. (2) Az ügy előadója köteles minden végleg elintézett ügyiratot — annak irattári elhelyezése előtt — ellenőrizni abban a vonatkozásban, hogy az előiratok és feljegyzések hozzá vannak-e csatolva, az iraton feltüntetni — az Ut. 10. §-a, illetve az I. és II. alatti mellékletek előírásai szerint — a megőrzési időt és ezt aláírásával ellátni. (3) Az iratkezelők olyan ügyiratot, melyen az irattári jelzés vagy a selejtezhetőség időpontja feltüntetve, illetve az ügyintéző aláírásával ellátva nincs, irattározásra nem vehetnek át, hanem azt — a hiányok pótlása céljából — az ügy előadójának (felettesének) visszaadni kötelesek. (4) A szövetkezetek vezetői (elnökei) indokolt esetben elrendelhetik egyes ügyiratoknak az I. és II. alatti mellékletekben megállapított őrzési időtartamnál hosszabb ideig való megőrzését is. (5) El nem évült követelésre, vagy tartozásra vonatkozó, továbbá olyan okiratokat, melyekkel kapcsolatban büntető-, polgári vagy államigazgatási jogvita, illetőleg fegyelmi eljárás van folyamatban, kiselejtezni nem szabad, tekintet nélkül arra, hogy az I. és II. számú mellékletekben szerepelnek-e, illetve azokban miiven megőrzési idő van reájuk vonatkozóan megállapítva. . . 6. § (1) Az iratselejtezés lefolyásáról két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a selejtezés alá került iratok keletkezésének évszámát, a selejtezés ideiét, a seleitező nevét és a kiselejtezett iratok mennyiségét. (21 A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési felelős és az állami levéltár részéről eljáró szakértő írja alá. (3) A jegyzőkönyv egy-egy példányát az illetékes állami levéltárnak kell megküldeni, illetőleg a selejtező szerv irattárában kell megőrizni. Ut. 13. § • • • R. 6. §-ához: (1) Az irat kiselejtezését az iktatókönyvben, illetőleg a nyilvántartó lapon az irat iktatószáma mellett „kiselejtezve" szó és a selejtezés időpontjának bejegyzésével fel kell tüntetni. (2) A selejtezési munkálatokat a szövetkezet hozzáértő dolgozói a selejtezési felelős irányítása és ellenőrzése mellett végzik.