Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Pénzügy - A Pénzügyminisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek iratkezelésének szabályozásáról szóló 8/1971 PM sz. utasítás. Melléklet: utasítás, mintaszabályzat. • 1971.04.28 [51732/1971 X. LIG]

11. Az alkalmazandó iktatási rendszert a szerv jellegétől és felépítésétől, az iratforgalom nagyságától, az ügyek fontosságától, az iratkezelő és ügyintéző iratkezelési ismereteitől függő célszerűségi szempontok szerint kell az iratkezelési szabályzatban meghatározni, 12. Az egyes iratokkal kapcsolatban belső ügyintézés keretében keletkezett feljegyzéseket és egyéb iratokat önállóan iktatni nem kell. Külön nyilvántartásuk és kezelésük rendjét az iratkezelési szabályzatban rögziteni kell. Alapelv, hogy a belső ügyintézésben keletkezett feljegyzéseket csatolni kell azokhoz az iratokhoz, amelyek alapján készültek vagy amely iratok elkészítésére okot adtak. 13. A felesleges iktatási munka elkerülése érdekében nem kell iktatni: a/ az olyan ügyeket, amelyekről a vonatkozó rendelkezések értelmében külön nyilvántartást kell vezetni, b/ a jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítéseket, c/ a kereskedelmi jellegű felhívásokat, nyomtatványokat, árjegyzékeket, szaklapokat, folyóiratokat, meghivókat, stb. Ha azonos ügyben több szervtől egyszeri vagy időszakonként viszszatérő jelentések érkeznek, ezeket gyüjtőivre kell venni és magát a gyűjtőivet kell beiktatni. 14. A nyilvántartás /iktatás/ történhet e célra rendszeresített iktatókönyvben vagy kartonon, A kartonos iktatási rendszer lehetővé teszi az iratoknak már az iktatás alkalmával különböző csoportosítását/ pl. azonos tárgyú ügyek/.