Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Pénzügy - Az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről szóló 45/1958. (VII. 30.) Korm. sz. rendelet végrehajtásáról. Melléklet: ügykörjegyzékek. • 1959.05.31 [148/1959 PM sz. utasítás = Pénzügyi Közlöny 1959/16.]

7. §. (1) Valamennyi pénzügyi szerv vezetője köteles selejtezési felelőst kijelölni. A selejtezési munkálatokat a szerv dolgozói a selejtezési felelős irányítása és ellenőrzése alatt végzik. (2) Selejtezési felelősül olyan dolgozót kell kijelölni, aki az iratok ügyviteli szükségességével, politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági jelentőségével tisztában van. (3) A selejtezési munkálatok elvégzésére a Pénzügyminisztérium és a legalább 500 munkavállalót foglalkoztató pénzügyi szervek minden főosztálya, illetőleg önálló ügyosztálya mellett egy-egy selejtezési munkacsoportot kell alakítani. A munkacsoportokat az ügymenetben jártas, szakképzett, megfelelő számú előadóból, illetőleg irodakezelőből kell összeállítani. (4) A (3) bekezdésben említettnél kisebb létszámú szerveknél a dolgozók létszámának megfelelően egy vagy több selejtezési munkacsoportot kell alakítani. (5) A munkacsoportok tagjait a (3) bekezdésben említett szerveknél — a selejté: ki felelős javaslatára — a főosztály, illetőleg az önálló osztály vezetője, a (4) bekezdésben említett szerveknél pedig a szerv vezetője jelöli ki. 8. §. (1) Az iratok selejtezése során csak azokat az iratokat szabad kiselejtezni, amelyek politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági szempontból értéktelenek. (2) Az iratokat elsősorban irattári rendben kell csoportosítani. Az I. sz. jegyzékben felsorolt iratfajták selejtezése során az iratokat a kiselejtezhető iratoktól — a levéltári ellenőrzés megtörténtéig — az irattári rend megbontása nélkül kell elkülöníteni (pl. a selejtezett iratcsomag tetején elhelyezve). A kiselejtezésre kerülő iratok nyilvántartási anyagában a selejtezés tényét fel kell tüntetni. 9. §. (1) A selejtezés alkalmával az irattárban őrzött valamennyi iratot egyenként tartalmilag kell átvizsgálni. Nem kell tartalmilag átvizsgálni azokat az iratokat, amelyeknek őrzési ideje még nem járt le. (2) A megállapított őrzési idő lejártakor sem szabad kiselejtezni a következő iratokat: a) a különjegyzékben felvett iratokat, b) a közület szervezetére, működésére, fejlődésére és ügykezelésére vonatkozó alapvető fontosságú adatokat tartalmazó iratokat, c) politikai, gazdasági, tudományos, történeti, vagy művészeti szempontból értékes iratokat, d) a műszaki leírásokat, műszaki gyártási és gyári terveket, e) a nemzetközi pénzügyekre vonatkozó iratokat, f) az 1867. évben, vagy azt megelőző időben keletkezett Iratokat, g) az 1919. és az 1944—45. évben keletkezett iratokat, h) az irattárakban őrzött közlcvéltári anyagot képező Iratokat, i) a népi bizottságok iratait, j) mindazokat az iratokat, amelyek munkásmozgalmi, parasztmozgalmi, általában politikai jellegű adatokat tartalmaznak. Idetartoznak a különböző politikai pártok, egyesületek, tömegszervezetek stb. politikai jellegű megmozdulásával (gyűlések, tüntetések, sztrájkok, bérmozgalmak, szociális helyzet emelésére törekvő megmozdulások) kapcsolatos iratok, jelentések. k) Azokat az iratokat, amelyeket az utasítás mellékleteként kiadott ügykörjegyzék „nem selejtezhető"-nek minősít, különösen azokat az iratokat, amelyek alapján nemzetközi jogok vagy kötelezettségek keletkezése, fennállása vagy megszűnése állapítható meg, továbbá a jogszabályok előkészítésére és letárgyalására vonatkozó iratokat. 10. |. A selejtezés folyamán az egyes Íratok tartalmi elbírálásánál felmerülő kétely esetén ügyviteli szempontból a szerv vezetőjének, tudományos, történeti szempontból pedig a kiküldött levéltári szakértőnek véleménye a döntő. 11. (1) A Pénzügyminisztériumban az iratselejtezésnél felszabadult papírféleségeket, valamint a hulladékpapírgyűjtő kampányok során leadott egyéb papírféleségeket (gyorsírási füzetek, feljegyzések stb.) közvetlenül á papírgyárnál kell értékesíteni, illetve azonnali bezúzás végett átadni, A papíranyag bezúzásánál a minisztérium egyik dolgozója köteles jelen lenni. (2) A minisztérium épületéből értékesítésre kerülő papíranyagot kivinni csak a Minisztérium Titkársága vezetőjének írásbeli engedélyével lehet. (;í) A pénzügyi szerveknél az írásbeli engedélyt a vezetőnek kell megadnia. 12. §. (1) A kiselejtezett iratanyag értékesítéséből befolyt összeg 40° „-át a selejtezést ellenőrző levéltár vezetőjének javaslatára a selejtezésben résztvett dolgozók jutalmazására lehet felhasználni. (2) Az iratselejtezés során teljesített kiemelkedő munkát a selejtezést ellenőrző állam: levéltár javaslatára a jutalmazási keretből is lehet jutalmazni. 13. §. (1) Az iratselcjtezés lefolyásáról 2 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a selejtezés alá került iratok keletkezésének évszámát, a selejtezés idejét, a selejtező nevét és a kiselejtezett iratok mennyiségét. (2) A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési felelős és az állami levéltár részérői eljáró szakértő írja alá. (3) A jegyzőkönyv egy-egy példányát az illetékes állami levéltárnak kell megküldeni, illetőleg a selejtező szerv irattárában kell megőrizni. (4) Az iratselejtezés levéltári ellenőrzését a területileg illetékes állami levéltárak látják el. Az iratselejtezés időpontját az illetékes állami levéltárral 60 nappal előbb kell közölni. (5) A titkosan kezelt iratok selejtezésének levéltári ellenőrzése csupán a kiselejtezett iratok átvizsgálására terjed ki. (6) A levéltári ellenőrzést ellátó állami levéltár a kiselejtezett iratokból bármely irat további megőrzését rendelheti el. A kiselejtezésre kiválasztott iratokból az állami levéltár által további megőrzésre kiemelt iratot a ki nem selejtezhető iratokhoz kell sorolni és azokkal együtt a levéltárnak átadni. Az iratnak a kiselejtezett iratok közül történt kiemelését a nyilvántartási anyagon is keresztül kell vezetni. (7) Az iratselejtezés során ki nem selejtezett iratanyagot az állami levéltárak veszik át. Az átadás-átvétel időpontját a szerv vezetője és az illetékes állami levéltár vezetője határozzák meg. (8) Az iratok átadását, átvételét jegyzék kíséretében a tároló eszközeikkel együtt az átadó költségén kell lebonyolítani. (9) A levéltári átadásra kerülő iratokból a további működéshez szükséges iratokat a saját irattárban való megőrzés kötelezettségével bármely szerv visszatarthatja. A visszatartott ügyiratokat 2 példányban készült jegyzékbe kell foglalni. E jegyzék 1 példányát a vissza nem tartott iratokkal együtt az illetékes állami levéltárnak kell átadni, a másik példányt pedig a szerv irattárában kell megőrizni. (10) Az állami levéltárak kötelesek az átvett iratokból az átadó szervnek az ügyviteléhez esetenként szükséges iratokat meghatározott időtartamra rendelkezésére bocsátani.