Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A Kulturális Minisztérium iratkezelési szabályzata • 1977. [sz. n.]

B) Vezetői titkárságok a) Miniszteri, államtitkári, miniszterhelyettesi titkárságok a hozzájuk névreszólóan érkezett olyan küldeményeket (leveleket, jelentéseket, emlékeztetöket, meghívókat, szervezeti egységektől érkezett tájékoztató jellegű feljegyzéseket stb.), amelyek hivatalos minisztériumi intézkedést nem igényelnek, saját nyilvántartókönyvükben tartják nyilván és gondoskodnak azok kezeléséről, őrzéséről, védelméről. A három évnél régebbi iratokat rendezett állapotban, raktári jegyzék kíséretében kell átadniok a központi irattárnak, ahol azokat a vezetők, neve szerint csoportosítva kezelik és őrzik. b) A szervezeti egységek vezetői mellé beosztott titkárnők az oda névreszólóan érkezett olyan küldeményeket (leveleket, jelentéseket, emlékeztetőket, meghívókat, más szervezeti egységtől érkezett feljegyzéseket stb.), amelyek elsősorban tájékoztató jellegűek és hivatalos minisztériumi intézkedést nem igényelnek, valamint emeleti irodában iktatott irathoz nem kapcsolódnak, maguk tartják nyilván és gondoskodnak azok kezeléséről, őrzéséről, védelméről. A szervezeti egységek titkárságán nyilvántartott iratokat a naptári év végén — az illetékes emeleti iroda vezetőjéhez intézett feljegyzés mellékleteként - át kell adni az emeleti irodának, ahol a feljegyzést az adott szervezeti egység utolsó iktatószámával iktatják be. C) TÜK A TUK feladata — a külön szabályzatban foglaltak szerint — a „Szigorúan titkos"nak minősített iratok nyilvántartása, kezelése, kézbesítése, őrzése a minisztériumban kezelt, államtitkot tartalmazó iratok védelmének biztosítása érdekében. 3. IRATTÁRI TERV A szervezeti egységeknél keletkezett iratok rendszerezésének alapja az irattári terv, amely rendszerbe foglalja az ellátott ügyköröket és az iratokat ezeknek megfelelően tagolja. A szervezeti egységek által ellátott ügykörök (ügycsoportok) tagolása az irattári tervben — sorszámmal jelölt — tételek (tárgyi csoportok) szerint történik. Az irattári tételt úgy kell kialakítani és meghatározni, hogy az ahhoz tartozó iratok egyfelől azonos tárgykörüek legyenek, másfelől a tételhez tartozó iratok a selejtezés — illetve a levéltárnak történő átadás — határideje szempontjából egységes kategóriát alkossanak.