Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - Rendtartás az általános iskolák számára. IX. fejezet: Az iskola ügyvitele. 1-2 sz. függelék. • 1973.06.05 [134/1973. (M. K. 12.) MM sz. utasítás = 1973. Művelődésügyi Minisztérium.]

3. §. Az iratok irattári kezelése

(1) Az elintézett ügyiratokat, valamint a tartós megőrzésre rendelt egyéb iskolai iratokat (vő. 5. §) az irattárban, az iratok épségét biztosító módon, jól zárható helyen kell tárolni.

(2) Az iktatott iratokat naptári évenként — növekvő számsor szerint — az alábbi három tétel szerint csoportosítva kell tárolni :

I. tétel: vezetési és személyi ügyek,

II. tétel: nevelési és oktatási ügyek,

III. tétel: gazdasági ügyek.

(3) A nagyobb (évi 1000 iktatáson felüli) ügyforgalmú- iskolák az 5. §-ban közölt minta irattári terv szerint is csoportosíthatják irataikat.

(4) A nem iktatott egyéb iratokat (anyakönyvek, osztálynaplók, foglalkozási és egyéb naplók, tanulók nyilvántartó könyvei, iktató- és mutatókönyvek stb.) fajták szerint együtt kell elhelyezni úgy, hogy könnyen megtalálhatók legyenek. Ezekről az iratfajtákról jegyzéket kell készíteni.

(5) Az irattárban elhelyezett iratokat ideiglenes használatra csak elismervény ellenében szabad kiemelni. Az igazgató köteles az iratok visszahelyezését ellenőrizni.

4. §. Iratok levéltári átadása és selejtezése

(1) Az irattárban őrzött iratokat jellegüknek megfelelően az 5. §- bán előírt őrzési idő elteltével az illetékes megyei (fővárosi) levéltárnak kell átadni, illetőleg szabályszerű selejtezési eljárás során kiselejtezni.

(2) Az irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer felül kell vizsgálni, és ennek során kiválasztani azokat az iratokat, amelyek az 5. § szerint kiselejtezhetek és őrzési idejük lejárt. A kiselejtezendő iratokról azok fajtáját, évkörét és mennyiségét feltüntető jegyzőkönyvet kell készíteni.

(3) Az igazgató a tervezett iratselejtezést 30 nappal előbb az illetékes megyei (fővárosi) levéltárnak bejelenti és részére a selejtezendő iratokról készült jegyzőkönyvet két példányban megküldi. A kiselejtezésre szánt iratok megsemmisítése, nyersanyagként való felhasználása vagy értékesítése csak akkor tör101