Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - Rendtartás az általános iskolák számára. IX. fejezet: Az iskola ügyvitele. 1-2 sz. függelék. • 1973.06.05 [134/1973. (M. K. 12.) MM sz. utasítás = 1973. Művelődésügyi Minisztérium.]

1. számú függelék IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

1. §. Az iratok nyilvántartásba vétele

(1) Az iskolához érkező hivatalos küldeményeket az igazgató vagy az általa megbízott dolgozó bonthatja fel.

(2) Minden beérkezett hivatalos iratot (ügyiratot), valamint az iskolában hivatalból kezdeményezett, intézkedést igénylő ügyiratot, jegyzőkönyvet iktatóbélyegző alkalmazásával iktatni kell.

(3) Az iktatás az iktatókönyvben, naptári évenként újra kezdődő, növekvő sorszámos rendszerben, az iratok beérkezése (kezdeményezése) sorrendjében történik.

(4) Az iktatás során az iktatókönyv rovatait pontosan ki kell tölteni. Az ügyirat tárgyát úgy kell megállapítani, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki és annak alapján a helyes mutatózás elvégezhető legyen. A naptári év végén az igazgató az iktatókönyvet az utolsó iktatás után aláhúzással, keltezéssel, az iskola kerek bélyegzőjével és névaláírásával lezárja. Az iktatókönyvet, ha arra elegendő hely van, több éven át lehet használni.

(5) Az iktatókönyv kezeléséhez külön mutatókönyvet kell vezetni. A mutatókönyv betűsoros nyilvántartás, amelv az ügyiratokat név és tárgy szerint — esetleg hely vagy intézmény szerint — tartja nyilván. Az általános természetű ügyeket a lényegüket kifejező egy vagy több tárgyszó alapján is nyilván lehet tartani. A mutatókönyvet az iktatással egyidejűleg naprakészen kell vezetni. A Művelődésügyi Közlönyben vagy más hivatalos lapban megjelent és az iskolára érvényes rendeleteket és utasításokat a mutatókönyvben tárgy szerint fel kell tüntetni a közlöny évfolyamának és számának bejegyzésével. Ha az iktatott ügyiratok száma évente általában a 300-at nem éri el. a mutatókönyv vezetésétől el lehet tekinteni.

(6) Évenként külön-külön gyűjtőszám alatt célszerű iktatni.

— a nevelőtestületi ülések jegyzőkönyveit,

— a felettes hatóságok, a tanulmányi felügyelők és szak- felügyelők látogatásai alkalmával készült jegyzőkönyveket,

— a vizsga jegyzőkönyveket,

99