Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A művelődésügyi intézmények iratkezelésének szabályozásáról. Melléklet: minta iratkezelési szabályzatok és irattári tervek. • 1971.11.01 [162/1971. (M. K. 21.) MM sz. utasítás = Művelődésügyi Közlöny 1971/21.]

az iktatókönyvbe a sorszámot, az iktatás idejét, a beküldő nevét, esetleg számat, az ügy tárgyát, mellékletei számát. Ezeken túlmenően az iktacókcnyvnek megfelelő lovatokat kell tartalmaznia' az ügyintéző nevének, az elintézés módjának és az irattári tételszámnak a feljegyzésére. A tételszamot az iraton az ügyiratkezelő tünteti fel. 24. Az ügyiratok iktatására az év elején újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott és hitelesített, a szervezed egység részere kijelöli számkereteknek megfelelő terjeoelmu iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyvban felhasznált lapokat összeragasztani, az iktatóbélyegző lenyomatán vagy az iktatókönyvben feljegyzett allatokat — a ceruzával bejegyzett határidő kivételével — kiradirozni. kivakarni, leragasztani, tussal, tintával vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha az iktatóbélyegző lenyomatán a számnak, az iklutókönyvbe.i rz iktatás keltének, vagy az ügy tárgyának helvesbitése szükséges, a tevés szöveget, számot egy vonallal úgy kell áthúzni, bog.'.' az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. 25. Téves iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzést tintával történő áthúzással kell érvényteleníteni, de oly módon, hogy. bár az érvénytelenítés ténye kétségtelen legyen, a bejegyzés továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor a ..kezelési feljegyzések" rovatban meg kel! jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratanyagát mely számra iktatták át. illetőleg melyik szervezeti egységnek adtak át. 26. A szervezeti egység iktatókönyvének szabályszerű vezetését a vezető vagy megbízottja negyedévenként köteles ellenőrizni és ennek megtörténtét a lap szélén kézjeggyel igazolni. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltünfeléscvel. keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatával le kell zárni. 27. Az év kezdetén érkező első irat sorszámát a számkeret legkisebb számával kell kezdeni, es az iktatást az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. Az iktatókönyv egy-egy sorszámára csak egy ügyet szalad beiktatni, a sorszám egvmást követő alszámaira csak egymással szervesen összefüggő iratok jegyezhetők be. 28. Alszámos iktatási rendszerben az irat iktatása elölt meg kell állapítani, hogy van-e az ügynek a folyó évben előzőleg beérkezett irata. Az ugyanabban az ügyben érkező vagy keletkező újabb iratot ugyanannak az iktatószámnak (sorszámnak) egymást követő alszámai alatt kell iktatni. Ha az ügyben ugyanabban az évben négynél több irat keletkezik, a további iratokat új iktatószám (főszám, sorszám) alatt kell iktatni. Ilyen esetben az iktatókön yvben az ügy nyilvántartására szolgáló első sorszámnál és a további sorszámnál is a megfelelő számok kölcsönös bejegyzésével jelölni kell az összetartozást. 29. Az ügyben keletkezett első irat iktatókönyvi sorszáma az egész ügy nyilvántartási szama, alapszáma, függetlenül attól, hogy az ügy iratainak iktatására hány sorszám felhasználása váll szükségessé. Ha az ügyben több éven át keletkeznek iratok, az éi esztendőben mindig új sorszámon kell kezdeni az iratok nyilvántartását. Az ügy alapszáma — tehát ahol az ügyre vonatkozó valamennyi iratot cl kell helyezni — mindig a tárgyévben keletkezett első irat sorszáma. Az egyazon ügyre vonatkozó iratok összetartozását Ilyen esetben is jelölni kell. 30. Ha az ügyben a szervezeti egységnél iktattak már Iratot, azt csatolni kell az utóbb beérkezett irathoz. A csatolás tényét az iratokon fel kell jegye/ni. az iratokat öszsze kell szerelni és az alapszámon kezelni. Az iratszerelest úgy kell elvégezni, hogy egy-egy üggyel kapcsolatos valamennyi irat időrendben következzék egymás Után az egyes iratok pedig könvvszerüen lapozhatok, könnyen olvashatók legyenek. Célszerű az iratokat borítólapban elhelyezni és kezelni. Ha az előirat még nincs az irattárban, vagy határidős nyilvántartásban, vagy pedig azt bármely okból nem lehet az újabban beérkezett irattal összeszerelni, az ujabb ügyiratra fel kel! jegyezni, hogy az előirat hol található és mióta van a jelzett helyen. Sl. Az intézkedésre és felhívásra több szervtől érkezett válaszokat vagy jelentéseket nem szabad külön-külön iktatni, hanem beérkezésüket gyűjtőíven kell feljp. győzni. Az iktatókönyvbe be kell jegyezni, hogy az iratok nyilvántartása gyűjtőíven történik. Az így kezelt jelentéseken az iktatószámot törni kell a gyüjtőív íolyószámávr.l. A beérkezett jelentéseket a gyűjtőivvel együtt az ügyintézőhöz kell eljuttatni. A gyűjtőívre előre fel kell jegyezni az intézkedés számát, tárgyát, valamint azoknak a szerveknek a nevét, amelyek iől jelentésnek kell érkezni, majd a beérkezés tényét a megfelelő rovatban a napi kelet bejegyzésével kell rögzíteni. A gyűjtöív az iratok mellett marad és így kerül irattarba. 32. Az iktatott ügyiratokat az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, betűsoros név- és tárgymutató könyvben kell mulatózni. Ha az irat több személlyel kapcsolatos, a névmutató megfelelő betűielénél valamennyi személyt mulatozni kell. Mutatózni az. iktatás napján, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell. III. AZ ÜGYIRATOK INTÉZÉSE 33. A nyilvántartásba vett. előirat okkal felszerelt iratokat eüníézés céljából a kijelölt előadónak kell átadni. Az átadás előadókönyvvel, aláírás ellenében történik. 34. Elintézés előtt az ügyintézők kötelesek a szükséges közbenső intézkedéseket (véleménykérés, a tényállás tisztázása stb.) megtenni Amennviben erre lehetőság van. a közbeeső intézkedés távbeszélő útján is történhet. A távbeszélőn adott vagy kapott intézkedés lényegét, az érintett ügyintézők nevét, munkahelyét és a beszélgetés időpontját az iratra fel kell jegyezni. Ha az ügy elintézése eltér a szabványostól, az elintézési tervezet indokolásáról, tájékoztató feljegyzést kell készíteni, összefoglalva abban az esetleges szóbeli tárgyalások eredményét is. 35. Az ügv elintézése történhet az eredeti irat továbbításával (illetékes intézkedés végett), tisztázatra kerülő elintézési tervezet útján, valamint intézkedés nélküli irattárba helyezéssel. 36. Elintézési tervezet készíthető: •— az. iktatott iraton; — előadói íven: — sokszorosított nyomtatványon (előnyomott formában) : — tisztázati és az egyidejűleg készülő másolati példányokon (gépelt indigós másolattal). 37. Az elintézési tervezet elkészítésével egyidejűleg az ügyintéző a leíró és a kezelő részére utasítást ad — a példányszámra; — a címzettre (ha a kiadvány a címzett nevét nem tartalmazza): — az. egyes kiadványokkal elküldeni szándékozott mellékletekre: — a határidős nyilvántartásba helyezés és a határidő napjára: — az ügyirat, illetőleg a kiadvány elküldése vagy irattárba helyezése előtti láttamozá'ra: — a kiadvány postai továbbításának módjára (express. ajánlott, véiívvel): — a hivatalos közzétételre és annak módjára. 38. Az ügyintéző által aláirt elintézéstervezetet az ügykezelőnek kell átadni, aki az előadókönvvben az. átvételt aláírásával tartozik igazolni. Az ügykezelő naponként meghatározott időben tartozik az elintézett ügyiratokat az illetékes vezetőnek kiariványozás céljából bemutatni. 30. A kiadványozásra jogosult vezetőket és hatáskörüket az intézmény vezetője állapítja meg. A kiadványozás úgy történik, hogy a kiadványozó az intézkedéstervezetet, aláírásával és keltezéssel látja el