Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok
Oktatás, művelődés, sport - A 185/1951. (X. 23.) MT sz. rendelet végrehajtása a Közoktatásügyi Minisztérium, valamint a felügyelete alá tartozó intézmények, vállalatok ügyintézésében keletkezett és azok irattáraiban kezelt iratokra vonatkozóan - kivéve a levéltárakat. Melléklet: ügykörjegyzék. • 1951.12.21 [1.022-38/1951. sz. utasítás = Közoktatásügyi Közlöny 1951/9.]
(1) A selejtezés alkalmával minden iratot egyenkint tartalmilag kell átvizsgálni. (2) Nem kell átvizsgálni azokat az iratokat, amelyeknek őrzési időtartama még nem járt le. (3) A megállapított őrzési időtartam lejártakor sem •zabád kiselejtezni a következő iratokat: a) a minisztérium, intézmény, vállalat szervezetere, működésére, fejlődésére és ügykezelésére vonatkozó alapvető fontosságú adatokat tartalmazó iratokat,' t>) politikai, (gazdasági, tudományos, történeti, vagy művészeti szempontból értékes iratokat, c) műszaki leírásokat, műszaki gyártási és gyári terveJtet, d) az 1867. évben vagy azt megelőző időben keletkezett iratokat, e) az irattárakban őrzött közlevéltári anyagot képező iratokat, s végül 1) azokat az iratokat, amelyeket az utasítás mellékletét alkotó ügykörjegyzék „nem selejtezhetők"-nek minősít. 10. §. A selejtezési művelet folyamán az egyes iratok tartalmi elbírálásánál, felmerülő kétely esetén a kiküldött levéltári szakértő véleményének meghallgatásával a se. lejtezési felelős, kivételes esetekben a minisztériumban a főosztály (önálló osztály) vezetője, egyébként az intézmény, vállalat vezetője dönt. 11. §. Az átvizsgált és kiselejtezésre kijelölt iratokat a selejtezés ellenőrzéséig abban a sorrendben kell ideiglenesen megőrizni, amint azok eredeti iratcsomójukban kezeltettek. 12. §. (1) Az irat kiselejtezésének megtörténtét az irattározás bejegyzésére használt kezelőkönyvben, illetőleg nyilvántartó lapon az irat iktatószáma mellett a .kiselejtezve" szó és a selejtezés évének bejegyzésével fel kell tüntetni. (2) A kiselejtezés megtörténtének a bejegyzése csak a selejtezési művelet ellenőrzése után eszközölhető. 13. §. (1) A selejtezés lefolyásáról selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni. (2) A selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a selejtezés alá vett iratsorozatokat, a kiselejtezett iratok darabszámát és hozzávetőleges súlyát, a selejtezési munkacsoport tagjainak névsorát és a munkálatok időtartamát. ,(3) A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési munkacsoport tagjai aláírják. A selejtezés ellenőrzésének befejezésével a jegyzőkönyvet a selejtezési felelős és a bizottság tagjai is záradékolják és aláírják, azután a selejtezés jóváhagyása céljából a miniszternek, illetve az intézmény, vállalat vezetőjének bemutatják. A selejtezési jegyzőkönyvet az irattárban kell elhelyezni. 14. §. (1) Azokat az iratokat, amelyek az utasítás 9. § (3) bekezdése értelmében nem selejtezhetek ki, a rájuk vonatkozó kezelési könyvekkel együtt az illetékes közlevéltárnak kell átadni. (2) Az illetékes közlevéltár az előző bekezdésben említett iratanyagot a selejtezés befejezését követő egy évén belül átvenni köteles. Ennek megtörténtéig, azt az irattári anyagtól elkülönítve, a közlevéltári szabályoknak megfelelően állványokon elhelyezve, rendezett állapotban, kutatásra alkalmas módon kell kezelni. (3) A kiselejtezett iratanyagból kikerülő és újra felhasználható anyagok (irattartó, iratkötöző anyag, tiszta papíros stb.) felhaszná'ásáról a közület Vezetője gondoskodik. (4) Az újból fel nem használható kiselejtezett iratanyagot a selejtezés ellenőrzése és jóváhagyása után a területileg illetékes hul'adékpapírgyüjtő szervnek kell hatóságilag megállapított áron eladni. A továbbiakban a 185/1951. M. T. sz. rendelet 6. § (4) és (5), (6) bekezdésében foglalt rendelkezések az irányadók. (5) A kiselejtezésre, megsemmisítésre kijelölt ügyiratok mellett található könyveket, nyomdai termékeket irodalmi és tudományos munkák kéziratait, valamint a' muzeális értékű tárgyakat ki kell emelni A könyveket és nyomtatványokat az Országos Könyvtári Központnak a kéziratokat pedig a területileg illetékes levéltárnak a muzeális értékű tárgyakat pedig a Múzeumok és Műemlékek Országos Központjának kell átadni. 16. §. A minisztériumi, intézményi, vál'alali irattárak bármely anyaga csak a jelen Utasításban szabályozott selejtezés útján semmisíthető meg. 17. §. A jelen utasítás szempontjából iratnak kell tekinteni az iktatmányt és mellékletét, a minisztériumhoz, intézményeihez, vállalataihoz érkezeit vagy annak működése során keletkezett jegyzőkönyvet, feljegyzést, jegyzéket, térképet; térképszerű vázlatot, képes ábrázolást, műszaki leirest, levelet, okmányt, továbbá az iraititri anyag ke eléséhez szükséges segédkönyvet (nyilvántartó könyv, iktatokönyv, lajstrom, napló, sorkönyv,, mutatókönyv, irattári könyv), valamint a pénz- és vagyonkezelés körében keletkezett könyvet, nyilvántartást, leltárt é s számadási okmányt, 18. §. (1) A minisztérium közvetlen felügyelete alatt álló intézmények és vállalatok kötelesek ellenőrzés céljából a selejtezés megkezdéséről és befejezéséről a minisztériumnak jelentést tenni. (2) Levéltári szakközeg kiküldése céljából a miniszter, illetve az intézmény, vállalat vezetője Budapesten a Levéltárak Országos Központját (f. Uri-u. 54—56 sz.) vidéken a területileg illetékes közlevéltárat keresi meg. Melléklet az 1.022—3811951. K. M. számú utasításhoz. Melléklet a középiskolák és középfokú tanintézetek általános Iskolák és ezzel egy tekintet alá eső tanintézetek, valamint az óvodák működése körében keletkezett Íratok őrzési idejének megállapítására kiadott rendelethez. A Jegyzékben az egyes Iratokra vonatkozólag megállapított őrzési Időtartam lejártakor sem szabad kiselejtezni a következő iratokat: . . a) a közület szervezetére, működésére, fejlődésére és ügykezelésére vonatkozó alapvető fontosságú adatokat tartalmazó iratokat; b) politikai, gazdasági, tudományos, történeti vagy művészeti szempontból értékes iratokat; c) műszaki leírásokat, műszaki gyártási és gyári terveket; d) .az 1867. évben vagy azt megelőző időben keletkezett iratokat; e) az 1919. és 1944—45. évben keletkezett Iratokat; í) az Irattárakban őrzött közlevéltári anyagot képező iratokat: B) a népi bizottságok iratait, végül / h) mindazokat az iratokat, amelyek munkásmozgalmi, parasztmozgalmi, általában politikai jellegű adatokat tartalmaznak. Ide tartoznak a különböző politikai pártok, egyesületek, tömegszervezetek, stb. politikai Jellegű megmozdulásaival (gyűlések, tüntetések, sztrájkok, bérmozgalmík, szociális helyzet emelésére irányuló megmozdulások, stb.) kapcsolatos iratok; hangulatjelentések. Adatgyűjtés, statisztika (feldolgozás után) 1 év Alapítványi főkönyvek nem selejt Alapítványok nyilvántartó könyve nem selejt Alapítványok számlakönyvi kivonata (rovancs) nem selejt Alapítványok zárószámadása . nem selejt Alkalmazási kérelem 5 év Alkalmazás megszüntetése nem selejt Alkalmazások, besorolások nem seleit Alrovat elszámolási ivek (1951. év előtti) 5 év Alrovatelszámolésl ívek (1951. évtőr, ha másolat) 5 év Alrovatelszamolásl ívek (1951. évtől, ha eredeti) nem seleit Alrovatösszesitők 2 ev Anyagi vonatkozású ügyek 40 év Anyakönyvek nem se.ejt Állami kollégiumok (lásd: kollégium) Allamkö'csön ügyek (békekölcsön, tervkölcsön) nem se'e.it Államosítás nem seleit Államsegély 10 , «Y. AUás szervezések nem se!e J'
