Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Mezőgazdaság, élelmezésügy - A minisztérium főfelügyelete alá tartozó főosztályok, osztályok, ipari igazgatóságok, trösztök, egyesülések és vállalatok irattári selejtezésről. Melléklet: MMI- és ügykörjegyzék. • 1952.07.08 [20231/1952. Élip. M. sz. utasítás = Élelmiszeripari Értesítő 1952/19.]

UTASÍTÁSOK Iratok megőrzése és selejtezése. • Az élelmiszeripari miniszter 20.23111952. Élip. M. számú utasítása a főfelügyelete alá tartozó főosztályok, osztályok, ipari igazgatóságok, trösztök, egyesülések és vállalatok vezetőihez a közületi szervek és állami vállalatok iratainak megőrzéséről és selejtezéséről kibocsátott 18511951. (X. 23.) M. T. számú rendelet végrehajtása tárgyában. Az élelmiszeripari miniszter az alábbi utasítást intézi a főfelügyelete alatt álló osztályok, igazgatóságok, trösztök, egyesülések és vállalatok vezetőihez. 1. §• A minisztérium és a felügyelete alá tartozó vállalatok Irattárának bármely anyaga csak a jelen utasításban szabályozott selejtezés útján semmisíthető meg. 1 • 2. §.. A jelen utasítás szempontjából iratnak kell tekinteni a levelet, átiratot (iktatmányt) és mellékleteit, a közületekhez beérkezett, vagy ott készített jegyzőkönyvet, előterjesztést, fejjegyzést, jegyzéket, térképet, térképszerű vázlatot, képábrázolást, műszaki _leírást, levelet, okmányt, továbbá az irattári anyag kezeléséhez szükséges segédkönyvet (nyilvántartókönyv, iktatókönyv

v lajstromnapló, sorkönyv, mutatókönyv, iraftári könyv), vadamint a pénzes vagyonkezelés körében keletkezett könyvet, nyilvántartást, leltárt és számadási okmányt.. ».. -. 3. §.. (1) A minisztérium és a vállalatok irataikat általában az azokban történt utolsó érdemi intézkedés keltétől számított 5 évig kötelesek megőrizni. (2) Azokat az iratokat, ©melyeknek megőrzési ideje ettől eltér, a jelen utasítás mellékletét képező selejtezési ügykörjegyzék tartalmazza. Az ügykörjegyzékben felsorolt iratokat az ott fejtüntetett ideig kell megőrizni. (3) Az ügykörjegyzékben fel nem sorolt iratoknak az általános 5 évnél hosszabb ideig tartó megőrzését a minisztériumbein az osztály, igazgatóság, Uletve csoport vezetője, vállalatoknál pedig az igazgató rendelheti el. Az ügyköri jegyzékben fel nem sorolt iratokra 5 évnél rövidebb megőrzési időt megállapítani nem lehet. (4) Az iratjegyzékben foglalt megőrzési időre vaió tekintet nélkül barmikor kiselejtezhetek* a rontott, hibás iratok, amelyeikből legalább egy helyes tartalmú példány az irattárban található. (1) Amely ügyiraton a selejtezési határidőre vonatkozó utasítás feltüntetve nincs, azt 5 év múlva lehet kiselejtezni. Az ennél rövidebb, vagy hosszabb selejtezési határidőt, vagy azt, hogy az irat egyáltalában nem Selejtezhető, az ügy előadója az iraton — annak érdemi (végleges) elintézésekor -— feltüntetni köteles. Az ügy előadója és aláírója együttesen felelősek azért, hogy az irat az előírt selejtezési határidőnél előbb kiselejtezésre ne kerüljön. (2) Az 1. §-ban megállapított időtartamtól eltérő rövidebb, vagy hosszabb időtartamot feltüntetni általábm nem szabad. Eltérésnek megokolt esetben a vezető hozzájárulásával van helye. Egyes iratokra az előadó vagy osztályvezető fejjegyezheti, hogy azokat & megállapított idő után újra be kell mutatni a selejtezés idejének megállapítása végett. . (3) Azokat az iratokat, amelyeke't. megállapított idő után, a megőrzési idő újabb megállapítása végeit újra ba kell mulatni, az újra bemutatás évében végzett selejtezési munkálatok során az iratcsomóból ki kell emelniEzt követően az illetékes osztálynak az új őrzési időtarta-^ megállapítása céljából az iroda bemutatja, énének meglörténte'után az iratcsomóba visszahelyezi. 5. •§. (1) A minisztérium és a felügyelete alá tartozó vállalatok irattáruknak 5 évnél régebbi évfolyamát évenként kötelesek selejtezni. (2) Az 1946. évben és az ezt megeiőző években keletkezett iratok selejtezését &z 1952, év július hó 15. napjával meg kell kezdem és két hónapon belül bs kell fejezni. (3) A selejtezést a továbbiakban minden év november 1-ével kezdődő és a következő év március hó 1. napjával végződő időszakban kell elvégezni. (4) A (3) bekezdés értelmében elvégzendő selejtezés során azokat az évfolyamú iratokat kell selejtezés alá vonni, amelyek őrzésének ideje a selejtezés kezdő időpontját megelőző évben járt le (Pl. 1954-ben azokat az iratokat, amelyeket 1953-ig kellett megőrizni.) 6. §. (1) A minisztériumban, valamint a minisztérium főfelügyelete alá tartozó szerveknél, vállalatoknál selejtezési felelőst kell kijelölni. • (2) A minisztériumban az ügyiratok selejtezéséért a segédhivatalok vezetője felelős, akinek feladata a selejtezési munkálatok operatív irányítása és ellenőrzése. , • 7. §.' (1) A minisztériumban és a fe.ügyelete aiatt_ álló, 509-nál nagyobb létszámú dolgozóval rendelkező vállalatoknál a selejtezési felelős munkájának támogatására selejtezési bizottságot kell szervezni. (2) A bizottság támogatja a selejtezési felelőst a selejtezési munkaterv összeállításában és végrehajtásában, valamint a selejtezési munka csoportok irányításában és ellenőrzésében. (3) A bizottság tagjai: az ügyintézést végző osztály, igazgatóság, minisztériumban az Ellenőrzési Osztály e

gy-egy — a selejtezési felelős által kijelölt dolgozója, továbbá a budapesti székhellyel bíró vállalatoknál a Levéltárak Országos Központja, vidéki székhellyel bíró vállalatoknál pedig a területileg illetékes "közlevéltár által kiküldött levéltári szakértő. A bizottság tagjai közé a Msgyar Munkásmozgalni Intézet (V., Alkoímány-u. 2. sz.) megbízottját is meg kell hívni. (4) Levéltári szakközeg kiküldése céljából a közület vezetője Budapesten a Levéltárak Országos Központját (I., Uri-u.' 54/56j vidéken a területileg illetékes közlevéltárat keresi meg (5) A bizottság tagjait a minisztériumban a selejtezési felelős javaslata alapján a Miniszter, válla átoknál és egyéb szerveknél a vállalat vezetője bízza meg. A megbízatás visszavonásig érvényes. (6) A bizottság a Magyar Munkásmozgalmi Intézetet megbízott kijelölése végett a selejtezés megkezdése előtt 5 nappal értesíteni köteles. 8. §. Kisebb létszámú dolgozóval rendelkező közületeknél, ahol a dolgozók csekély létszáma miatt selejtezési bizettság nem alakítható, a selejtezési munkálat ;k irányí'á.át és ellenőrzését a selejtezési felelős egyedül köteles elvégezni éspedig Budapesten lehetőleg a Levéltárak O.-zágos Központja, vidéken a területileg illelékes közlevéltár által kiküldött levéltári szakértő, illetve a Magyar Munkásmozgalmi Intézel megbízottjának bevonásával. Ha a Magyar Munkásmozgalmi Intézetnek és a Levéltárak Országos Központjának megbízottja a meghívásra n"m jtlenik msg, a bizottságot akkor is meg lehet alakítani. 111 letve a selejtezést meg lehet kezdeni.