Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Közlekedés, posta, MÁV - A.3.sz. Ügyviteli utasítás újbóli kiadása. • 1991.07.12 [66/1991. (MÁV Ért. 27-28.) IJI sz. utasítás = MÁV Értesítő 1991/27-28.] - A.3.sz Ügyviteli utasítás újbóli kiadásáról a vasúti szervek részére. • 1997.11.21 [103/1997. (MÁV Ért. 47.) IJI sz. utasítás = MÁV Rt. Értesítője 1997/47.]
kiállítja az erre rendszeresített iratvevény hátoldalán és azt időrendben csoportosítva őrzi. A határidő letelte előtt egy héttel az intézkedésre illetékes szervnek, szervezeti egységnek meg kell küldeni az értesítést kitöltés céljából (18. sz. iratminta) 23.5 Ugyanarra az ügyre vonatkozó iratokat csatolás után az irattárban együtt kell tartani oly módon, hogy a tárgyban utolsó évben iktatott ügyirat legkisebb alapszámánál legyen megtalálható. Kettő vagy annál több csatolt ügyirat esetén két példányban iratjegyzéket kell készíteni. 23.6 Ha az ügyirat mellékletei nagy terjedelmük miatt az ügyiratban nem kezelhetők, akkor külön csomagként - feltüntetve a mellékletek darabszámát - kell azokat elhelyezni, melyen az ügyirat iktatószámát, az irattári tételszámot és a megőrzési időt fel kell tüntetni. 23.7 Az irattárba helyezett ügyiratokat csak az irattáros adhatja ki, illetve csatolhatja más ügyirathoz. Az irattári ügyiratok kiadása az iratvevény (19 sz. iratminta) valamennyi rovatának pontos kitöltése ellenében történhet. Egy iratvevényre csak egy ügyiratot lehet kiadni. 23.8 Az irattárból .kivett ügyiratokról a szervezeti egységeknél külön nyilvántartást kell vezetni. Az irattározott ügyiratok átvételét az ügyintézőnek „az irattárból kivett ügyiratok" nyilvántartó könyvében aláírásával köteles elismerni. E célra a 3. sz. iratminta szerinti könyv használható. 23.9 A számítógépes iktatási rendszert nem alkalmazó szerveknél, szervezeti egységeknél az irattárból történő kiadást az irattári nyilvántartó könyvben a szervezeti egység megnevezésével az ügyiratot kivevő ügyintéző nevének, valamint a kivétel napjának előjegyzésével kell előjegyezni. Az iratvevényt az ügyirat helyére téve annak visszaérkezéséig kell megőrizni. A központi irattárból kivett ügyiratokat 15 nap elteltével oda vissza kell adni vagy csatolást követően tovább folytatni az ügyintézést. 23.10 Az irattári ügyirat visszaadása alkalmával az irattári nyilvántartó könyvben törölni kell a kiadásra vonatkozó adatokat és a visszavétel tényét az adott szerv, szervezeti egység az irattárból kivett ügyiratok nyilvántartó könyvében igazolni kell. 23.11 A szen ; , szervezeti egység iratkezelője a nyilvántartást 15 naponként köteles az adott szerv, szervezeti egység vezetőjének bemutatni, aki felelős az ügyiratok irattárba történő visszairányításának folyamatos biztosításáért. 23.12 Az irattárban elhelyezett ügyiratok bármely szervezeti egység részére kiadhatók, kivéve azokat, amelyeket a felfektető szervezeti egység az ügyiratköpenyre rávezetett „nem adható ki" jelzéssel látott el. Ezek az ügyiratok csak a felfektető szervezeti egység részére adhatók át. Az üzemi titkot tartalmazó iratok eleve ilyennek minősülnek. 23.13 A személyi anyagokból kiemelt iratokat - zárt egységként ügyiratban - irattárban kell megőrizni, az irattári tervben előírt ideig. Ezen ügyiratok csak a személyügyi feladatokat ellátó szervezeti egységek részére adhatók ki. 23.14 Személyi iratokat, kinevezési okmányokat, megbízásokat, megbízás alóli felmentéseket, dicsérő és elismerő iratok, munkáltatói intézkedések és kártérítési eljárások ügyeit tartalmazó ügyiratokat csak az ügyiratot felfektető szervezeti egység részére lehet kiadni. 23.15 A gyűjtőszámos ügyek irattározásával kapcsolatos teendőket a szervezeti egységek iratkezelői látják el azzal, hogy az iratanyag két év után selejtezhető, az iktatókönyveket azonban a selejtezésről készített jegyzőkönyv csatolásával ügyiratköpenybe kell helyezni s így irattározni. 24. Iratselejtezés 24.1 Selejtezés alatt a nélkülözhető, további megőrzést nem kívánó ügyiratok kiválasztását és megsemmisítését kell érteni. 24.2 Ezen Utasítás hatálya alá tartozó szervek irattárukat minden év február 1. és június 30. közötti időszakban kötelesek selejtezni. A selejtezések során azokat az évfolyamú ügyiratokat kell selejtezés alá venni, amelyeknek őrzési ideje a selejtezés kezdő időpontját megelőző évben járt le. 24.3 Az iratselejtezést az irattári tervben meghatározott selejtezési határidő figyelembevételével az irattárban kell elvégezni. 24.4 Iratselejtezés végrehajtására Selejtezési Bizottságot kell létrehozni. A Selejtezési Bizottságba olyan munkavállalókat kell bevonni, akik az ügyiratok ügyviteli szükségességével tudományos, történeti, kulturális és gazdasági jelentőségével tisztában vannak. A Selejtezési Bizottság vezetőjét a 2.4 és a 2.5 pontban foglalt elhatárolás figyelembevételével a) az Igazgatási és Jogi Iroda vezetője, b) az Igazgatási és Jogi Csoport vezetője, c) az adott szerv igazgatási feladatot ellátó egységének vezetője jelöli ki. A Selejtezési Bizottságon belül a csoportokat úgy kell összeállítani, hogy mindazoknak a szakcsoportoknak a képviselői jelen legyenek, amelyek területéhez tartozó ügyiratanyag selejtezésére sor kerül. 24.5 A Selejtezési Bizottságok szervezéséről és munkájuk irányításáról a 2.4 és 2.5. pontban foglalt hatásköri elhatárolás figyelembevételével: a) az Ügykezelési és Dokumentációs Hivatal,
