Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Ügyviteli utasítás a KPM Vasúti Főosztály (MÁV Vezérigazgatóság), vasútigazgatóságok, központi igazgatóságok és a központi hivatalok részére. • 1979.01.01 [MÁV Vezérigazgatóság A. 3. ügyviteli utasítás] - A.4.sz Ügyviteli utasítás újbóli kiadásáról a vasúti szervek részére. • 1991.05.31 [52/1991. (MÁV Ért. 21-22.) IJI sz. utasítás = MÁV Értesítő 1991/21-22]

- javaslatot kell tenni az ügyvitel további egyszerűsítésére. 3.3. A levéltári anyag védelme érdekében valamennyi szolgálati főnökség iratkezelési rendjének, valamint az irattári anyag selejtezésének szakmai ellenőrzésére az illetékes levéltár is jogosult. 4. Felelősség az ügyviteli tevékenységért 4.1. A Magyar Államvasutak szervezetén belül a felettes szervektől érkező bármely írásos formában közölt intézkedés végrehajtása kötelező. Kötelező továbbá a felettes szerv vagy szervezeti egység által kiadott állásfoglalás alkalmazása is. 4.2. A szolgálati főnökség intézkedést tevő dolgozóját a tett intézkedésért saját szervezeti és működési szabályzata, a munkaköri leírás, az engedélyezési értékhatártáblázat, valamint jelen utasítás rendelkezései alapján terheli felelősség. 4.3. Olyan esetben, ha az ügyben jogszabály, utasítás, illetve felettes vagy külső szerv által megadott határidőre intézkedést kell tenni, az elintézésre kijelölt szolgálati főnökség más szolgálati főnökségeket valamely részfeladat elvégzésére hívhatja fel annak érdekében, hogy a feladat elvégezhető legyen. Az ilyen felhívást utasításnak kell tekinteni és annak megfelelően kell végrehajtani. 4.4. Az adott ügy intézésére kijelölt dolgozó köteles: - a rendelkezésre álló iratokból és körülményekből megállapítható tényállás, - a hatályos jogszabályok és utasítások alapján, - a legjobb szakmai tudása szerint határidőben elintézni az ügyet. 4.5. Az ügy intézésére kijelölt dolgozó felelős az intézkedési javaslatért és magáért az elintézési tervezetért is, kivéve ha azt felettes vezetőitől kapott utasítás alapján készítette el. Ez utóbbi körülményt az iraton fel kell tüntetni. 4.6. A szolgálati vezető utasítása meghatározott feladat elvégzésére irányadó és végrehajtása kötelező. Ha az jogszabályt sért, vagy ellentétes valamely utasítással, erre figyelmét szóban vagy írásban fel kell hívni. Ha a vezető utasítása végrehajtásához ragaszkodik, azt - kivéve, ha bűncselekmény elkövetését eredményezheti - végre kell hajtani. Ilyen esetben a felelősség teljes egészében az utasítást adó vezetőt terheli. 4.7. A vezetőt az általa jóváhagyott tervezetben foglaltakért a javaslatot tevő és az ügy intézésére kijelölt dolgozóval együttes felelősség terheli. 4.8. Az iratkezelői teendőket ellátó dolgozó felelős az utasításban felsorolt, bármely általa végzett kezelési munkamozzanatok gyors, pontos és a követelményeknek megfelelő ellátásáért. II. FEJEZET Az iratkezelés fogalma, szervezete és rendszere 5. Az iratkezelés fogalma 5.1. Irat: minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, kép- és hangfelvétel, gépi adatfeldogozás útján rögzített adat, amely a Magyar Államvasutak működésével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett - kivéve a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat. 5.2. Ügyvitel: az iratkezelési és az ügyintézési munkaszakaszok egymásután következő szabályozott menete. 5.3. A szolgálati főnökség címére érkező iratokat (leveleket, beadványokat, kérelmeket, stb.) ügykezelési szempontból az átvételtől a nyilvántartásba vételig iratnak: azt követően függően attól, hogy az irattári terv 2 éven felüli, vagy 2 éven aluli megőrzési időt ír elő, ügyiratnak, az utóbbinál ügydarabnak nevezzük. 5.4. Az iratkezelés a kiadásra került iratok technikai előkészítését, valamint a beérkezett iratok tervszerű megőrzését biztosító cselekmények összessége. E körbe tartozik az iratok átvétele, nyilvántartásba vétele, irányítása, tisztázása (sokszorosítása), továbbítása, irattározása és selejtezése. 6. Az iratkezelés szervezete és rendszere 6.1. A központi ügykezelés azt jelenti, hogy az iratkezelés minden lényeges teendőjét a szolgálati főnökségen belül, egy központi helyen végzik. 6.2. A nyilvántartásba vétel (iktatás) az iratoknak a szolgálati főnökségnél az ügyintézés és ügykezelés folyamatát végigkísérő egyedi számmal történő megkülönböztető megjelölése. Ez alapján figyelemmel kísérhető annak szolgálati főnökségen belüli továbbítása és biztosítható a kezelési felelősség megállapítása. 6.3. Az iratkezelési rendnek biztosítani kell mind az ügyiratok, mind az ügydarabok: - egyszerű, de pontos nyilvántartását, - az iratokban a pontos tájékozódást, - az elintézési határidő betartásának ellenőrizhetőségét, - a lezárt, elintézett ügyiratok, valamint ügydarabok megbízható őrzését, - a már szükségtelenné vált ügydarabok és ügyiratok rendszeres selejtezését. III. FEJEZET A küldemények átvétele, felbontása és átadása 7. A küldemények átvétele 7.1. A küldeményeket a szolgálati főnökség vezetője vagy az általa megbízott dolgozó veszi át. A küldeményeket a hivatalos órák alatt kell átvenni.