Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]

tását, tisztázását, továbbítását, irattározását és selejtezését, valamint az ezekkel kapcsolatos technikai tennivalókat jelenti. (2) A központi iratkezelés azt jelenti, hogy az iratkezelés minden lényeges teendőjét a szerv egészére vonatkozóan, egy központi helyen kell végezni. Ez a hely a szerv központi kezelőirodája. (3) Az ügyintézés az ügyek érdemi elintézése; azoknak az írásbeli és egyéb munkamozzanatoknak összessége, amelyeket az egyes szervek feladataik ellátása során a konkrét ügyek megindulásától azok befejezéséig végeznek. (4) Az ügyvitel az iratkezelési és az ügyintézési mozzanatok egymás után következő, szabályozott menete. (5) Az ügyek érdemi elintézésével foglalkozó dolgozók az ügyintézők, az ügykezelési teendőkkel foglalkozók pedig az iratkezelők. (6) A szerv, szervezeti egység címére érkező leveleket, beadványokat, kérelmeket stb. ügykezelési szempontból az átvételtől a nyilvántartásbavétel megtörténtéig ,,küldemény"-nek, „irat"-nak, azt követően pedig ,,ügyirat"-nak nevezzük. (7) A kiadmányozás az elintézési tervezetek felülvizsgálását, jóváhagyását, illetőleg ezek megtörténte jeléül az előírt alakiságok betartásával a kiadmányozó aláírásának alkalmazását jelenti. Az elintézési tervezet kiadás után, a kiadmány. (8) A Szabályzat alkalmazása szempontjából szerv alatt a Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóságokat, a területi vasútigazgatóságokat, központi igazgatóságokat, a központi hivatalokat, szervezeti egység alatt pedig a Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóságnál a szakosztályokat (önálló osztályokat), a többi államvasúti szervnél az osztályokat (önálló csoportokat) kell érteni. II. Fejezet AZ IRATKEZELÉS SZABÁLYAI 1- §• A küldemények átvétele (1) A szerv címére állami postán, vonalpostán, vagy külön kézbesítő útján érkezett, továbbá személyesen hozott küldeményeket a központi kezelőiroda vezetője vagy ezzel megbízott dolgozója veszi át. (2) Ha a szerv postahivatalnál fiókot bérel, a központi kezelőiroda gondoskodik arról, hogy megfelelő meghatalmazással rendelkező dolgozó a szerv címére érkező küldeményeket a postahivataltól elhozza. A postai meghatallmazást a Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóságon a 3. Általános Igazgatási és Jogi Szakosztály vezetője, a területi vasútigazgatóságoknál az I. Igazgatási és Jogi Osztály vezetője, a Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóság alá közvetlenül rendelt szerveknél a szerv vezetője adja ki. (3) Az olyan küldeményekre, amelyeknek burkolata sérült, vagy azon a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy „sérülten érkezett", vagy „felbontva érkezett" és azt alá kell írni. Az ilyen küldeményeket a Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóságon a 3. Általános Igazgatási és Jogi Szakosztály ezzel megbízott ügyintézőjének, a területi vasútigazgatóságoknál az I. Igazgatási és Jogi Osztály vezetőjének, a Vasúti Főosztály— MÁV Vezérigazgatóság közvetlen felügyelete alá tartozó szerveknél a szerv vezetőjének be kell mutatni. (4) A személyesen hozott küldemények esetén az átadás alkalmával — kívánság esetén — a központi kezelőiroda az átvételt igazolni köteles. Az átvételt minden esetben igazolni kell, ha az irat határidőben való benyújtásához jogkövetkezmények fűződnek. A központi kezelőiroda személyesen hozott küldeményeket csak a hivatalos idő alatt veheti át. 2- §• A küldemények felbontása és átadása (1) A küldeményeket a központi kezelőiroda vezetője, vagy az ezzel megbízott dolgozója bontja fel. (2) A központi kezelőiroda nem bonthatja fel: — a miniszterhelyettes-vezérigazgató, vezérigazgató-helyettesek, a szakosztályvezetők és helyetteseik, az önálló osztályvezetők és helyetteseik, a vasútigazgatók és helyetteseik, valamint a szerv vezetője címzett, — a párt és társadalmi szerveknek címére szóló, — az egyes dolgozók nevére szóló, továbbá — azokat a küldeményeket, amelyek felbontásának jogát a szerv vezetője magának tartotta fenn. (3) A fel nem bontható küldeményeket a központi kezelőiroda közvetlenül a címzetthez köteles továbbítani. Ha a címzett a küldemény febontásakor azt állapítja meg, hogy a hozzá közvetlenül kézbesített küldemény tartalma nem magánjellegű, azt nem tarthatja magánál, hanem köteles azt a kezelésbevétel céljából az adott szervezeti egység iratkezelője részére átadni. (4) A küldemények felbontása alkalmával a központi kezelőiroda ellenőrizni köteles, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e; ha hiányt állapítanak meg, ezt a borítékra, illetőleg a küldeményre rá kell vezetni. A mellékletek hiánya azonban nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. (5) Ha a küldeményt tévedésből vagy helytelen címzés következtében bontották fel, valamint ha később derül ki, hogy a küldeményben a titkos ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó