Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - 103. sz. Utasítás valamennyi postaszerv részére. A közületi szervek, vállalatok irattárainak megőrzéséről és selejtezéséről kiadott 185/1951. (X. 23.) M. T. sz. rendelet végrehajtása. Melléklet: ügykörjegyzékek. • 1953.04.23 [131-10/1952 Titk. sz. utasítás = P. R. T. 1952/18.]

adni, a harmadik példány az átadás igazolásául az iratokat átadó szervnél marad. (6) Az átvétel és elszállítás érdekében a megye székhelyén lévő postahivatalok a selejtezés befejezését és a Magyar Munkásmozgalmi Intézet részére kiválogatott iratok beszállításának megtörténtét ia postaügyi minisztérium titkárságának jelenteni kötelesek. 13. §. A kiselejtezésre kijelölt iratok felülvizsgálása (11. §) után a kiselejtezés megtörténtét az irattározás bejegyzésére használt kezelőkönyvben, illetőleg nyilvántartólapon az irat iktatószáma mellett a akiselejtezve* szó és a selejtezés évének bejegyzésével fel kell tüntetni. 14. §. (1) Azokat az iratokat, amelyeket az Utasítás 7. § (3) bekezdése értelmében nem szabad selejtezni, s amelyeket nem kell a Magyar Munkásmozgalmi Intézet részére kiválogatni (2. sz. ügykörjegyzék), a reájuk vonatkozó kezelési könyvek (iktató, mutató, számmutató, nyilvántartólap), valamint a Magyar Munkásmozgalmi Intézet részére kiválogatott iratokról készült jegyzék egyik példányát a területileg illetékes közlevéltárnak kell átadni. (2) Az illetékes közlevéltár az (1) bekezdésben említett iratokat a selejtezés befejezésétől számított egy éven. belül köteles átvenni, Ennek megtörténtéig azt az irattári anyagtól elkülönítve a közlevéltári szabályoknak megfelelően állványokon elhelyezve, rendezett állapotban, kutatásra alkalmas módon kell kezelni. (3) Az egyébként selejtezhető, de a folyamatos ügyintézés érdekében öt évnél hosszabb ideig megőrzendő iratok továbbra is a selejtező szerv kezelésében maradnak. Ezeket az iratokat az irattári szabályoknak megfelelően.kell a megőrzési idő lejártáig kezelni. Ezekről az iratokról a csoportszámos iratkezelésnél használt iratjegyzék nyilvántartó nyomtatványon' a csoportszámos iratkezelésnek megfelelően — ügykörük szerint — ábc sorrendben, vállalatoknál pedig az iratkezelési rendszerüknek megfelelően, egyszerű pótnyilvántartást kell készíteni. Ez a pótnyilváfitartás a levéltárnak átadott kezelőkönyvet pótolja. Az iratokat nem szabad újból iktatni, hanem a legutolsó iktatószám (alapszám) sorrendjében évfolyamonként kell a pótnyilvántartásba felvenni. (4) A (3) bekezdésben említett iratok iktatószámát — az irattározás feljegyzésére használt — kezelőkönyvben színes irónnal alá kell húzni. (5) Ha valamelyik ügykörben az iratok túlnyomó része továbbra is a selejtező szerv kezelésében marad ((3) bekezdés), ennek az ügykörnek kezelőkönyveit az iratok őrzési idejének letelte után kell a levéltárnak átadni. Ebben az esetben a levéltárnak átadandó csekélyebb mennyiségű iratról kell pótnyilvántartást készíteni. 15. §. (1) Az átvizsgált és kiselejtezett iratokról le kell választani a teljesen tiszta félíves papirosokat, a kiselejtezett iratokból pedig az újból felhasználható tiszta, vagy egyik oldalán használható papirost, iratfedő táblát, iratkötöző és egyéb felhasználható anyagokat. Ezeket az újból felhasználható anyagokat átvételi [ elismervényre az anyagszertárhoz kell beszállítani. Ezeknek áz anyagoknak újbóli felhasználásáról az anyaghivatal gondoskodik. (2) A kiselejtezett iratok mellett található könyveket, nyomdai termékeket az Országos Könyvtári Központnak (Budapest, Guszev-u. 1.), irodalmi vagy tudományos munkák kéziratait a területileg illetékes levéltárnak, muzeális értékű tárgyakat pedig a Múzeumok és Műemlékek Országos Központjának (Budapest, Bródy Sándor-u. 16.) kell átadni. 16. §. (1) Az újból fel. nem használható kiselejtezett iratanyagot a selejtezés ellenőrzése után a területileg illetékes Hulladékpapírgyüjtő szervnek kell a hatóságilag megállapított áron átadni. (2) Az értékesítésből befolyt készpénz 40 százaléka a selejtezésben-részvevő dolgozók jutalmazására fordítandó. A jutalom felosztásánál nem a kiselejtezett iratok mennyiségét, hanem a végzett munka minőségét kell figyelembe venni. A jutalmazásra a selejtezési felelős tesz javaslatot. Az ellenőrzést végző megbízottak a legjobb minőségi munkát végző dolgozók jutalmazását javasolhatják. (3) Az értékesített hulladékpapírért befolyt összeg felosztását — az igazgatóságok, felügyelőhivatalok és a központi szervek, vállalatok kivételével — a közvetlen felsőbb szerv vezetője hagyja jóvá. (4) A bizalmas jelzésű kiselejtezett anyagot csak őrölt, vagy zúzott állapotban szabad a hulladékgyűjtő szervnek átadni. Ha erre nincsen lehetőség, az iratokat a selejtező szerv megbízottjának ellenőrzése mellett lezárt zsákokban kell a feldolgozó üzem telepére szállítani és' ott a megbízott jelenlétében bedolgozni. (5) A szigorúan bizalmas jelzésű kiselejtezett iratokat hulladékgyűjtő szervnek átadni nem szabad. Azokat a kezelő szerv vezetőjének el lenőrzésével kell megsemmisíteni. 17. §. (1) A selejtezés lefolyásáról munkacsoportonként jegyzőkönyvet kell készíteni. (2) A selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni azt, hogy a csoport melyik évfolyamú és milyen tárgyú iratsorozatokat selejtezett, ,a kiselejtezett iratok hozzávetőleges súlyát, a selejtezési csoport tagjainak névsorát, a kiselejtezett iratokat felülvizsgáló nevét (11. §) és a munkák időtartamát. A selejtezési jegyzőkönyvhöz kell csatolni a Magyar Munkásmozgalmi Intézet részére átadott iratokról készített számjegyzék egy példányát, az anyagszertárnak átadott újból felhasználható anyagok átvételét igazoló elismervényeket és a selejtezési munkacsoport rendszeresen vezetett jelenléti íveit. (3) A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési munkacsoport tagjai és'a selejtezési felelős írják alá. A jegyzőkönyvet ,a szerv vezetőjének kell bemutatni és iktatva irattárba kell helyezni. 18. §. (1) A szervek irattárának bánmilyen anyaga csak a jelen utasításban szabályozott selejtezés útján semmisíthető meg. (2) A szerv iratait kiselejtezésükig, illetőleg a levéltárnak való átadásáig az ügyviteli és ügykezelési szabályoknak megfelelően, rendesen kötegelve, állva-