Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - A minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatáról. (Mintaszabályzat.) • 1971.12.01 [32/1971. (Közl. Ért. 27.) KPM sz. utasítás = Közlekedésügyi Értesítő 1971/27.]

van szükség. Ezen idő alatt az iratokat az ügyintézés közvetlen közelében helyes kezelni. Később a folyó ügyintézésben egyre kevésbé lesz rájuk szükség. Ezért két év múlva indokolt az iratokat a folyó ügyintézés közeléből elvinni és a központi irattárba elhelyezni. Az irattár helyiségének megválasztásánál ügyelni kell arra, hogy az száraz, a portól tisztántartható, világos, de nem napos, levegője szellőztethető, födémje teherbíró legyen, tűz benne ne keletkezhessen, kívül támadt tűztől és a külső erőszakos behatással szemben védett legyen. 22. Irattáron belüli csoportosítás Az irattárba helyezés azt jelenti, hogy az irat az irattár rendjének megfelelő helyre kerül. Ez az irattári rend (központi irattár esetén is) kövesse a szerv szervezeti felépítését. Az iratot azonnal az irattári terv szerinti tételbe kell besorolni. Az irattári tétételen belül az iratnyilvántartás rendjének megfelelően alapszámok, iratszámok stb. sorrendjében kell elhelyezni az egyes iratokat. 23. Tárolás A két évnél fiatalabb iratokat dossziékban, fedőlemezek között, vagy polcokon, fiókokban kell tárolni. Két év múltán viszont az iratokat dobozokban kell átadni a központi irattárnak, vagy akkor is dobozokban kell tárolni, ha még nem kerülnek át a központi irattárba. Az együvé tartozó iratokat külön borító ívben kell őrizni. Az ilyen iratok összekapcsolásánál kerülni kell a zsineg és a fémből készült iratkapcsolók alkalmazását. Ezeket az irattárba került iratokról mindenképp el kell távolítani. Az ügyiratokat eredeti ívrét alakjukban: kiterítve, hajtogatás nélkül kell kezelni. Egy-egy dobozban lehetőleg azonos vagy hasonló méretű iratok kapjanak helyet. A különleges méretű ügyiratokat külön kell elhelyezni, de ezt a tényt utólap segítségével jelezni kell. Térképeknél és tervrajzoknál a régebben szokásos tekercs-alak helyett célszerűbb a kiterített állapotban, irattékában való borítékolás. Az irattár berendezését (szekrény, polc, kezelőasztal, fűtés, világítás, tűzoltófelszerelés) gazdaságosan, de korszerű megoldásra törekedve kell kialakítani. Gondoskodni kell az irattárat fenyegető veszélyek (gombásodás, rovarok, rágcsálók) megelőzéséről, időszakos megvizsgálásáról és fertőtlenítéséről. 24. Az irattári anyag használata Az irattárban elhelyezett iratok védelmében iratot az irattárból kikérni csak az irattáros útján és elismervény ellenében meghatározott időre lehet. A feleknek az iratokba való betekintés vagy az iratokról másolatok készítése csak azon iratrészekre vonatkozóan engedhető meg, amelyek azzal a céllal készültek, hogy a fél tudomására jussanak. 25. Az irattár napi munkája Szabályozni kell, hogy az irattár miként áll a szerv ügyvitelének rendelkezésére, továbbá azt, hogy miképpen történik a határidős ügyiratok kezelése, hogyan kell felhívni havonta hátralék kimutatás elkészítésével a szervezeti egységek figyelmét az elintézetlen ügyiratokra és miként kell intézkedni a láttamozás céljából elküldött, de időben vissza nem érkezett iratok sürgetésére. i 26. i Irattári jegyzék Az irattárba került iratok biztonságos megőrzése — és a bennük való gyors tájékozódás — érdekében kötelező az „irattári jegyzék" készítése. Évenként irattári egységről — irattári egységre haladva kell elkészíteni az irattárban levő iratok jegyzékét. Ebben — iratok esetében — fel kell tüntetni a doboz vagy iratcsomó számát, az irattári terv szerinti tételszámot és az évszámot; — nyilvántartások esetében — a kötet vagy dobozszámot, a szervezeti egység jelét, az évszámot, a nyilvántartási számok keretét; ugyanezen adatokat kell feltüntetni az idegen-számmutatóknál is; E jegyzék alapján kell átadni későbbiek folyamán az iratokat s nyilvántartásukat, segédleteiket az osztályirattárból a központi irattárnak, majd később a területileg illetékes levéltárnak.