Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Közlekedés, posta, MÁV - A vasúti szervek iratainak védelméről és selejtezéséről. Melléklet: ügykörjegyzék. • 1959.10.08 [124161/1959. I/3. A. sz. utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1959/44.]
(A szerv vezetője tehát pl. elrendelheti, hogy az 1959. évben az 1952. évben keletkezett anyag kötelező felülvizsgálatán kívül selejtezés alá vonják az 1S53. évben keletkezett 5 éves megőrzési vagy 1955. évben keletkezett 3 éves megőrzési iratfajtákat is, esetleg azok bizonyos csoportjait.) Törekedni kell arra, hogy az,irattár teljes felülvizsgálása minél kevesebb alkalommal ismétlődjék. Az ügykörjegyzékbe felvett és 10 év, vagy ennél hoszszabb időn keresztül megőrzendő iratfajták rendkívüli selejtezésének nincs helye. Rendkívüli iratselejtezésnek minősül az iratoknak irattári őrzési idejük lejárta előtti selejtezése vagy a selejtezésnek az itt közölt szabályoktól eltérő módon való lefolytatása. 5. Az ügykörjegyzékben felvett iratfajták megőrzését és selejtezését a szerv vezetője, valamint a felügyeleti szervek hivatalból ellenőrizni kötelesek. A szervek vezetői az iratok selejtezésével járó szervezési és, ellenőrzési feladatok, ellátásával külön' selejtezési felelőst kötelesek megbízni. ~ A "szervek vezetői az iratok megőrzésére vonatkozó ellenőrzési feladatok ellátása során vegyék igénybe az illetékes állami levéltár segítségét, a vonatkozó megkeresés napján az állami levéltár köteles az iratok őrzését megvizsgálni és megállapításait, valamint javaslatait közvetlenül a szerv vezetőjével közölni. Az iratok selejtezésének végrehajtására olyan dolgozókaTKell kijelölni, akik az iratok ügyviteli szükségességéyeI7~poIflíkái, tudományos (történeti), kulturális és gazdaSági jelentőségével tisztában vannak. A selejtezési munkálatokat a szerv dolgozói a selejtezési felelős irányítása és ellenőrzése alatt végzik. A selejtezési munkálatok elvégzésére munkacsoportot, a nagyobb létszámú szerveknél (vezérigazgatóság, igazgatóságok, egyes központi hivatalok, vállalatok stb.) a szükséghez képest több munkacsoportot is lehet alakítani. A munkacsoportokat az ügyvitelben jártas megfelelő számú előadóból, illetőleg irodakezelőkből kell összeállítani. A munkacsoportokat úgy kell összeállítani, hogy azokban mindazoknak a szakszolgálatoknak képviselői jelen legyenek, amelyeknek területéhez tartozó iratanyag selejtezésre kerül sor. A munkacsoportok tagjait az érdekelt szakszolgálati vezető, illetve a szerv vezetője jelöli ki. A Vezérigazgatóságnál, az igazgatóságoknál, valamint a BVKH-nál a selejtezési felelős munkájának támogatására selejtezési bizottságot kell szervezni. A bizottság tagjai az ügyintézést irányító osztály, a Gazdasági Hivatal egyegy dolgozója, illetve az érdekelt osztályok, által kijelölt dolgozók. A bizottság vezetője a selejtezési felelős. A selejtezési bizottságok munkájába be kell vonni a területileg illetékes állami levéltár szakértőjét. Ha a területileg illetékes levéltár a megkeresés ellenére sem jelöl ki szakértőt, a bizottság levéltári szakértő nélkül alakítandó meg. Azoknál a szerveknél, ahol selejtezési bizottságot nem kell szervezni, a selejtezés lebonyolítását a selejtezési felelős az illetékes levéltári szakközeg bevonásával végezze. A Vasúti Főosztály közvetlen irányítása alá tartozó budapesti székhellyel rendelkező vasúti szervek a levéltári szakértő kijelölését a Gazdasági Hivatal, az igazgatóságok alá tartozó szolgálati főnökségek pedig az igazgatóság I. osztályán keresztül kérjék. A selejtezési bizottságok kötelesek irányítást és ellenőrzést gyakorolni a szervezetileg alájuk tartozó szolgálati főnökségek selejtezési munkáinak végrehajtásánál. Az államtitkot tartalmazó iratanyag selejtezőinek kijelölésénél az erre vonatkozó külön szabályok szerint kell eljárni.. Az iratok selejtezése során csak azokat az iratokat szabad_ kiselejtezni, amelyek politikai, tudomán y" (történeti), Kulturális és gaz dasági szempontból értéktelenek. Az ügykörjegyzékben felsorolt iratfajták selejtezése során az összes iratokat, elsősorban irattári rendben kell csoportosítani, a politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági szempontból értékes iratokat pedig a kiselejtezhető iratoktól — a levéltári ellenőrzés megtörténtéig — az irattári rend megbontása nélkül kell elkülöníteni (pl. a selejtezett iratcsomag tetején elhelyezni). Az irattári nyilvántartó könyvben a selejtezés tényét „kiselejte-* »> szó és a selejtezés évének bejegyzésével fel kell tüntette" A selejtezés alkalmával az irattárban őrzött valamen-'-' iratot egyenként tartalmilag át kell vizsgálni. Nem k-'í tartalmilag átvizsgálni azokét az iratokat, amelyek---.^ őrzési időtartama még nem járt le. A selejtezési munka folyamán az egyes iratok tartalmi elbírálásánál vagy a megőrzési idő tekintetében felmerülő kétely esetén a levéltári kiküldött véleményének mégha'1gatásával a selejtezési felelős kivételes esetben az ügyintézést irányító osztály (egység), illetve szerv vezetője dönt. A döntés nem lehet ellentétes a levéltárak iratmegtartásra vonatkozó jogával. (L. 7. pont 4. bek.) A „kiselaitezve" szót és a selejtezés évének bejegyzését az irattári nyilvántartó könyvbe csak a kiselejtezés megtörténtének ellenőrzése után szabad bejegyezni. Az átvizsgált és kiselejtezett iratokról le kell választani a telejesen tiszta, illetve újból felhasználható lapokat, iratfedő táblákat, iratkötöző anyagot stb. Az újból fel nem használható kiselejtezett iratanyagot a selejtezés ellenőrzése után Budapesten a Központi Szertárba kell küldeni, vidéken pedig az igazgatóságok által kijelölt helyre kell begyűjteni és az illetékes hulladékgyűjtő szervnek kell a hatóságilag megállapított áron eladni. Az államtitkot tartalmazó kiselejtezett iratokat a hulladékgyűjtő szervnek átadni nem szabad, azokat az erre vonatkozó külön rendelkezések szerint meg kell semmisíteni. A kiselejtezésre, megsemmisítésre kijelölt iratok mellett található könyveket, nyomdai termékeket, irodalmi és tudományos munkák kéziratait, valamint a muzeális értékű tárgyakat ki kell emelni. A könyveket és nyomtatványokat és a muzeális értékű tárgyakat a Közlekedési Múzeumnak kell átadni. A kiselejtezett iratanyagok értékének 40%-át a selejtezést ellenőrző levéltár vezetőjének javaslatára a selejtezésben résztvett dolgozók jutalmazására lehet felhasználni. Az iratselejtezés során kiemelkedő munkát végző dolgozókat a szervek vezetői a selejtezést ellenőrző áll.'mi levéltár javaslatára a rendelkezésükre álló jutalmazási keretből is jutalmazhatják. A munka jutalmazására fordítható összeg felosztásánál a végzett munka minősege az irányadó. 6. Az iratselejtez és lefol y tatásáról két _p éldánvban jegy zőkönyvet Kell ielvenni. ^jegyzőkönyvben fel Jkejl JünJ^tni "a selejtezés alá kerültJrafok^éTétKézéséhek évszá mát, a seléjtéz"ésldejét7*a*selejtezőjieyét és a kiselej t ezett ira tok merrnyisegéfTHa á séTeJtezest munkacsoport végezte, á selejtezésFjegyzőkönyvben fel kell tüntetni a munkacsoport valamennyi tagjának nevét. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési felelős, valamint a munkacsoport tagjai, továbbá az állami levéltár részéről eljáró szakértő írja alá. Az így aláírt selejtezési jegyzőkönyvet jóváhagyás céljából a selejtezést irányító szerv vezetőjének be kell mutatni. A jegyzőkönyv 1—1 példányát az illetékes állami levélr tár nak kell megkül deni, illetőiig a seljj.tező szerv,irattáTaBan _ keil megonznT A vasúti szervek iratselejtezésének levéltári ellenőrzését a területileg illetékes állami levéltárák látják el. _ Az iratselejtezés időpontját a szervek az illetékes állami levéltárnak bejelenteni kötelesek. _ Az iratselejtezés időpontját az illetékes állami levéltarral 60 nappal előbb kell közölni (az 1959. évben esedékes selejtezést kivételesen 15 nappal előbb kell bejelenteni). A titkosan kezelt iratok selejtezésének levéltári ellenőrzése csupán a kiselejtezett iratok átvizsgálására terjed ki. A levéltári ellenőrzést ellátó állami levéltár a kiselejtezett iratokból bármely irat további megőrzését rendelheti el. A kiselejtezésre kiválasztott iratanyagból az állami levéltár által további megőrzésre kiemelt iratot a ki nem selejtezhető iratokhoz kell sorolni és azokkal együtt a Levéltárnak átadni. Az iratnak a kiselejtezett iratok közui
