Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - 13/2008 (FVÉ 17.) FVM utasítás és a Fővárosi Földhivatal hivatalvezetőjének 11/2009. sz. utasítása egységes szerkezetben • 2009. [sz. n.]
V. fejezet Az iratok határidős nyilvántartása, irattározás, selejtezés és megsemmisítés, levéltári átadás Határidős iratok kezelése 109. A kezelőnek határidős nyilvántartásba kell helyezni, és elkülönítve kezelni azokat az iratokat, melyek meghatározott idő elteltével, vagy időnként intézkedést igényelnek. A határnapot az iktatókönyvbe is be kell vezetni. 110. A határidős iratokat határnapok, ezen belül iktatószámúk sorrendjében kell kezelni. 111. A határidős nyilvántartásba helyezett iratot a határnapot megelőzően az iratkezelő az ügyintézőnek átadja, aki az átvételt aláírásával és a keltezés feltüntetésével igazolja. 112. Abban az esetben, ha az ügyiraton megjelölt határidő lejártáig a kiadott intézkedésre nem került sor, vagy válasz nem érkezett, az ügyintézőnek az újabb intézkedést, vagy a meghatározott új határidőt az iraton (előadóíven) fel kell tüntetnie. 113. Az irattárba helyezést megelőzően a határidő-bejegyzéseket törölni kell. Az iratok és munkarészek archiválása, irattározása 114. Az iratok nyilvántartásának, kezelésének, a selejtezés és levéltári átadás lebonyolítására az Irattári tervben foglalt jelölések az irányadók. 115. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, a visszakereshetőség biztosításával kell végezni. 116. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik a közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papír alapú iratok tárolásához az irattárban télen-nyáron biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55-65%) és a 17-18 °C hőmérsékletet. Az iratok elhelyezésére fémből készült, felületi festékkel bevont állványokat kell használni. 117. Az irattár és térképtár részére átadott iratokat és munkarészeket a felügyeletet ellátó szerv által kiadott szakmai útmutatóban meghatározott feltételekkel és módszerekkel számítógépes adathordozóra is fel lehet vinni. 118. A földhivatal egyes szakrészlegeinek iratanyagát külön-külön is számítógépes adathordozóra lehet felvinni. 119. Az archivált adatokat tartalmazó számítógépes adathordozókat zárható, száraz helyiségben kell tárolni. Az adatok minőségét ötévente ellenőrizni kell. Az adatvesztés elkerülése érdekében szükség esetén gondoskodni kell az adathordozón fellelhető információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról. 120. Elektronikus megoldás esetén az adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös rendszerben kell kezelni. 121. Elektronikus úton tárolt adatok és adatállományok esetén biztosítani kell azok utólagos elolvashatóságát, használatát az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása vagy cseréje esetén is. Ha ez nem megoldható, az elektronikus iratról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy
