Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - Földhivatalok egységes iratkezelési szabályzata; irattári terve. • 2008.10.27 [13/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 2008/17.]
45. Elektronikus úton érkezett küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az a földhivatal számítástechnikai rendszerére nézve biztonsági kockázatot jelent (feltételezhető a jogosulatlan hozzáférés, üzemelés vagy jogosult hozzáférés veszélyeztetése, a rendszerben tárolt adatok jogosulatlan megváltoztatása, hozzáférhetetlenné tétele vagy törlése). 46. Amennyiben a földhivatalban Ügyfélkapu üzemel, úgy az azon keresztül érkezett küldemények átvételét a rendszer automatikusan kezeli. Az Ügyfélkapun keresztül érkezett megkeresések beillesztése a hivatali ügymenetbe külön hivatalvezetői utasítás alapján történik. 47. A beérkező küldeményeket érkeztetni kell. 48. Az érkeztetés történhet az iktatórendszerben az automatikusan adott érkezési sorszám megadásával, vagy vonalkód alkalmazásával. A küldemények felbontása 49. A földhivatalhoz érkező küldeményeket a hivatalvezető, vagy az általa megbízott személy bonthatja fel. 50. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzetthez kell továbbítani: — a minősített iratokat,- az „SK felbontásra” jelzéssel érkezett küldeményeket (melyeket minden esetben csak a címzett, annak tartós távolléte esetén helyettese, megbízottja vagy felettese bonthat fel),- azokat a küldeményeket, melyeknél az arra jogosult személy ezt elrendelte, — amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek. 51. Illetéktelen vagy téves felbontás esetén a küldeményt vissza kell zárni, rá kell vezetni a felbontó személy nevét, a „téves bontás” jelzést, és ezt az iratnyilvántartásban is rögzíteni kell. Amennyiben a küldemény minősített iratot tartalmaz, a felbontásról három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek egy példányát a küldeménnyel együtt a címzettnek, egy példányát a feladónak kell továbbítani. A harmadik példány a felbontást végző szervezeti egységnél vagy személynél marad. 52. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom hiánytalan meglétét (mellékletek, mellékelt iratok) és olvashatóságát. Az esetleges irathiányt az iraton rögzíteni és a küldőt soron kívül tájékoztatni kell. Az irathiány nem akadályozhatja az ügyintézés megkezdését, a hiánypótlást az ügyintézőnek haladéktalanul kezdeményezni kell. 53. Faxon érkezett küldemény esetében, ha az nem időtálló papíron érkezett, gondoskodni kell az információt tartósan őrző másolat haladéktalan elkészítéséről. A másolat hitelesítését záradékolással kell elvégezni. 54. Ha a küldemény pénzt, fel nem ragasztott illetékbélyeget, vagy más értéket tartalmaz, azt az iraton fel kell tüntetni, majd elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott szervezeti egységnek vagy személynek át kell adni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. 55. Az illetékköteles eljárások során az illetékről szóló 1990. évi XCIII. törvény szerint, illetve a hivatalvezető által meghatározott külön szabályok szerint kell eljárni. 56. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, gondoskodni kell arról, hogy a benyújtás időpontja harmadik fél által is megállapítható legyen. Ez papíralapú küldemény esetén a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett levél esetén a rendszerben naplózott érkezési időpont az irányadó. Előzménykeresés, az iratok szerelése, csatolása 57. Az iktatást megelőzően vizsgálni kell, hogy az irat rendelkezik-e előzménnyel. Amennyiben az iktatás évében igen, akkor az iktatást a következő alszámra kell elvégezni. Ha az előzmény korábbi évben került a nyilvántartásba, új főszámot kell képezni, és az így iktatott iratot az előzménnyel véglegesen össze kell szerelni. Kivételt képez ez alól a fellebbezés és bírósági jogorvoslati kérelem, melyeket mindig önálló főszámra kell iktatni, az előzményeket pedig csatolni kell. Az ügy lezárásakor az iratokat az utolsó ügy számán kell irattárba helyezni. 58. A szerelés, illetve a csatolás tényét az iratnyilvántartás megfelelő rovataiban és az ügyiraton is fel kell jegyezni.-613/2008. (FVE 17.) FVM utasítás a földhivatalok egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról Hatályos: 2010.01.01-tól ______________________________________________________________________Lekérdezés ideje: 2010.12.01 (12:47) ( C) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó
