Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Mezőgazdaság, élelmezésügy - A földművelési és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzata, irattári tervei: földhivatal, növény-egészségügy és talajvédelem, állat-egészségügy és élelmiszer-ellenőrzés, minősítő intézetek, erdészet. • 1999.06.13 [3/1999. (FVM. É. 8.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 1999/8.]

- az ügyfélszolgálati iroda ügykezelő vagy ügyintéző dolgozója,- az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy.

5.3. A közigazgatási szervezet bármely alkalmazottjához közvetlenül érkező (kézbesített) hivatalos küldeményeket 24 órán belül, de legkésőbb az átvételt követő első munkanap kezdetén az illetékes iratkezelőhöz vagy iratkezelési egységhez iktatásra át kell adni.

5.4. Az átvétel igazolása

Az átvevő a kézbesítő okmányon (személyes vagy meghatalmazott útján való kézbesítés esetén kérésre az átvételi elismervényen) olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és a „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni.

5.5. A küldemény ellenőrzése átvételkor

A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:- a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultság,- a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét,- az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.

5.6. Sérült küldemény kezelése

Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon meg kell jelölni, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. Az érkezett küldemény tartalmáról, vagy ha ez lehetséges, akkor a hiányzó iratokról, mellékletekről a külső szervezetet, személyt - jegyzőkönyv felvételével - értesíteni szükséges. Ezután a küldeményt a vezetőnek vagy az általa ezzel megbízottnak, névre szóló küldemény esetén pedig a címzettnek kell bemutatni.

5.7. Téves címzés

Téves cím megjelölés, vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a tényleges címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak.

5.8. Biztonsági vizsgálat

A küldemények átvételénél a közigazgatási szervezetnél érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkeztetés esetén vírustalanítása stb.).

5.9. A küldemény továbbítása a felbontásra jogosulthoz

A kezelő a küldeményeket olyan időben köteles - szükség szerint naponta többször is - a vezetőnek, vagy az általa ezzel megbízottnak átadni, hogy az ügyiratokat lehetőleg még ugyanazon a napon iktatásra visszakapja.

5.10. A sürgősség kezelése

A gyors ügyintézést igénylő („azonnal”, „sürgős”, „soron kívül” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek, illetve a felbontásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni.

6. A küldemények felbontása

6.1. A közigazgatási szervezethez érkezett küldeményeket általában a vezető, vagy az általa ezzel megbízott személy bonthatja fel.

6.1.1. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani:- a vezető részére címzett küldeményeket,- a névre szóló, magánjellegű és- az s. k. felbontásra szóló küldeményeket,- azon küldeményeket, melyeknél ezt elrendelték.

6.1.2. A felbontás nélkül átvett, névre szóló küldemény címzettje - ha az ilyen küldeményről a felbontás után nyilvánvalóvá válik, hogy hivatalos ügy tartalma van - a küldeményt nyilvántartásba vétel céljából soron kívül köteles eljuttatni a kezelőhöz.

6.1.3. A vezető tartósabb távolléte (akadályoztatása) esetén köteles a részére címzett hivatalos küldemények felbontására eseti, vagy állandó jellegű megbízást adni. A vezető, illetve helyettese csak akkor bonthatja fel az ügyintéző távollétében az annak nevére szóló küldeményt, ha az egyértelműen a hatáskörébe tartozó hivatalos iratot tartalmaz.

6.2. A küldemények illetéktelen felbontásakor (pl.: ha a küldeményben minősített irat van) a borítékot vissza kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd - az erről szóló jegyzőkönyvvel együtt — sürgősen el kell juttatni a címzetthez, illetve a minősített iratokat kezelőhöz. A felbontó a kézbesítőkönyvben az átvétel és a felbontás tényét rögzíteni köteles az átvétel dátumának megjelölésével.

6.3. A küldemény ellenőrzése bontáskor

6.3.1. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iraton, illetve a borítékon jelzett iratok, melléklet(ek) méretét, valamint illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét. Az esetlegesen felmerülő hiány tényét jegyzőkönyvben, az iraton vagy az előadói íven kell rögzíteni. A jegyzőkönyv egy példányát a küldeményhez kell mellékelni.

6.3.2. A mellékletek vagy az illetékbélyeg hiánya nem akadályozhatja a küldemény (ügyirat) nyilvántartásba vételre, illetve további ügyintézésre való továbbítását. (A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.)

6.3.3. Faxon vagy más, nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett irat esetében először gondoskodni kell az információkat tartósan őrzött másolat készítéséről. A másolat hitelesítését az eredeti irat őrzésére kijelölt szervezeti egység iratkezelője végzi záradékkal. Egyebekben a faxon érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadóak.

6.3.4. Ha a küldemény felbontása alkalmával kitűnik, hogy az pénzt, fel nem ragasztott illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, erre utaló megjegyzéssel az összeget, illetőleg értéket - keltezve és aláírva - az iraton fel kell tüntetni. Ahol van pénzkezeléssel megbízott dolgozó (pénztár), ott az illetékbélyeg és a válasz bérmentesítésére szóló postabélyeg kivételével-53/1999. (FVM 8.) FVM utasítás

A földművelésügyi és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzatáról

Közlönyállapot, hatályos: 1999.06.12-tól 2009.01.01-ig

______________________________ Lekérdezés ideje: 2010.12.01 (12:43)

(C

) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó