Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar

Igazságügy, rendvédelem - Utasítás az ügyészségek iratainak védelméről és selejtezéséről. Melléklet: iratjegyzékek. • 1958.12.31 [24/1958. Legf. Ü. sz. utasítás = Ügyészségi Közlöny 1958/12.]

valamint az ügyészségen muKouese során Kezirsssai, gépírással, vagy sokszorosítás útján keletkezett valamennyi írásbeli anyagot, az ügyészségek intézkedéseihez felhasznált terveket, térképeket, rajzokat, továbbá mindezek nyilvántartására szolgáló lajstromokat, ügyviteli segédkönyveket, kartonokat. 3. Az ügyintézés érdekeihez igazodó iratmegőrzés és selejtezés megfelelő lebonyolításának biztosítása céljából — az ügykezelést szolgáló ügykönyvek kivételével — minden iratot nyilvántartásba (lajstromozni vagy iktatni) kell venni. Az ügyészségek belső ügyintézésében keletkezett ..feljegyzéseket" hozzá kell csatolni azokhoz az iratokhoz, amelyek alapján készültek, vagy amely iratok elkészítésére okot adtak. Az iratok megőrzése. 4. Az ügyészségi iratokat az őrzési idő elteltéig gondosan meg kell őrizni." Az őrzési időt az ügyben tett utolsó érdemi intézkedéstől, illetőleg a lajstromban (ügyviteli segédkönyvben,. igazgatási gyűjtőíven) tett utolsó érdemi bejegyzéstől kell számítani. ~ 5. Különös figyelemmel kell lenni a politikai, tudományos (történeti"), kulturális, gazdasági jelentőségű, továbbá a folyamatos ügyintézéshez hosszabb ideig szükséges iratok megőrzésére. ízeknek az iratoknak a körét és őrzési idejét a jeleri utasításhoz I. alatt mellékelt jegyzék tünteti fel. '... 3. Minden ügybén' tett utolsó érdemi intézkedés alkalmával, az irattárba történő elhelyezésié vonatkozó ügykezelési utasítás megadásával egyidejűen, az ügy előadója — .a Legfőbb Ügyészség ügyviteléről szóló "45 1035. tegt." Ü. sz. .utasítás 69-.- §-ában, illetve a • megyei (fővárosi) és járási (város:, kerületi), ügyészségek ügyviteléről szóló 38. 195?." Legí. »Ü. számú utasítás 20. §-á'o.in megjelölt ügykezelési utasításokon túlmenően — köteles véleményt nyilvántartani atekintetben is, hegy az ügy iratai — figyelemmel *az 5. pcn'bán "foglalt rendelkezésekre — az őrzési idő eltelte után klséleitezhetőek-e, 7. A ; I. jelű jegyzékben megjelölt irat faj tágtól eltérő, a jelen utasításhoz II. *ala!Idemellékelt tájékoztató jegyzékben feltüntetett iratfajtákat az abban szereplő őrzési ideig kell megőrizni. Az iratjegyzékben nem szereplő iratok őrzési ideje 10 (tíz) év. • 8. Az iratok épen és rendezetten való megőrzéséirt a. titkárság vezetője, illetve a megyej (fővárosi), továbbá a járási' (városi, kerületi) ügyész felelős: köteles az iratok kezeléséhez szükséges dologi (felszerelt tarolc-hely, irattár), valamint személyi (irattáros, adminisztrátor) feltételeket biztosítani. • • 9. Az iratok irattári rendben való megőrzéséhez a tárolóeszközöket (állványok, fedőlemezek, kartonok, tékák) és a nyilvántartási segédleteket a szükségletnek megfelelően folyamatosan kell biztosítani. Gondoskodni kell arról is, hogy "a lajstr

omokat mmden.év végén_j3ekossék^ 10. Az ügyészségeknél az irattáresi munkakör ellátására csak olyan személyeket 'szabad alkalmazni vagy beosztani, akiknek megfelelő ügyviteli és iratkezelési gyakorlatuk van. vagy az állami levéltárak által szervezett továbbképzésben eredményesen résztvettek. A megfelelő gyakorlattal nem rendelkező irattárosok és iratkezelők számára lehetővé kell tenni, hogy az ügyészség székhelyén az állami levéltárak által szervezett továbbképzésben munkaidőn belül résztvegyenek. Az iratok selejtezése. 11. Az ügyészségek irataiból megsemmisítésre vagy nyersanyagként való felhasználásra bármely irat — kezelésének módjától (pl. titkos kezelés) függetlenül — csak h'atselejtezés útján emelhető ki. Kz a rendelkezés nem érinti az államtitkot tartalmazó ügyirat, illetőleg ügyiraton tett intézkedés tervezetének elkészítése során keletkezett fogalmazványpapírok, gyorsírási jegyzetek stb. megsemmisítésére vonatkozó külön rendelkezések hatályát. 12. Az ügyészségek az irattári őrzés idejének lejártától számított legkésőbb 3 éven belül kötelesek az iratokat selejtezés alá vonni. 13. Az I. számú jegyzékbe felvett iratfajták rendkívüli' selejtezésének nincs helye. Rendkívüli iratselejtezésnek minősülő iratoknak az irattári őrzési idejük lejárta előtti selejtezése, vagy a selejtezésnek a jelen utasítás szabályaitól eltérő lefolytatása. Selejtezési eljárás. 14. A selejtezést évente egyszer és különös gondossággal kell elvégezni olyan időszakban, amikor a selejtezés a rendes hivatali munka menetét a legkevésbbé gátolja. 15. Az ügyészségek iratselejtezésének levéltári el'.en' őrzését a területileg illetékes állami levéltárak látják el. Az iratselejtezés időpontját a Legfőbb ügyészség titkárságának és az illetékes állami levél tárnak, a selejtezés megkezdése előtt-60 nappal be'kéTT jelenteni. 16. A Legfőbb Ügyészség titkárságának vezetője, illetve a megyei - (fővárosi), .járás*(városi, kerületi ügyész) az iratok selejtezéséve! járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátásával külön selejtezési felelőst köteles megbízni, aki a selejtezési munka szakszerű elvégzéséért megbízójával együtt felelős. Selejtezési, felelősnek olyan dolgozót 'kell kijelölni, aki a selejtezési munkában jártas és a selejtezéshez fűződő ügyviteli, tudományos és történeti érdekeket megfelelő mértékben ismeri. 17. Az ""iratok selejtezésének' végrehajtására szintén olyan dolgozókat kell kijelölni, akik az iratok ügyviteli szükségességével, politikai, tudományos (történeti) kul-.urális és gazdasági jelen "őségével tisztában vannak. Az államtitkot tartalmazó iratanyag selejtezöit^az erre vonatkozó külön jogszabályi rendelkezések szeri.-!: kell kijelölni. .- . . . 13. A Legfőbb Ügyés-ség titkárságának vezetője, illetve a megyei (fővárosi), járási (városi, kerületi) ügyész az iratok megőrzésére vonatkozó ellenőrzési feladatuk ellátása során vegye igénybe az illetékes állami levéltársegítségét, - .. 19. Az iratok selejtezése során csak azokat az iratokat szabad kiselejtezni.' amelyek politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági szempontból értéktelenek. THa egyes iratok megítélése szempontjából kétség merül fel, azokat kiselejtezni nem szabad. Az I. jelű jegyzékben felsorolt iratfajták selejtezése során az összes iratokat elsősorban irattári rendben keli csoportosítani, a politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági szempontból értékes iratokat pedig a kiselejtezhető iratoktól — a levéltári "ellenőrzés megtörténtéig — az irattári rend megbontása nélkül kell elkülöníteni (pl. a selejtezett iratcsomag tetején elhelyezve). A II. számú jegyzékben felsorolt iratfajtákat — az elszállításig, illetve a levéltár részérő! eljáró szakértő esetleges betekintésének megtörténtéig — szintén az irattári rend megbontása nélkül kell elkülöníteni. A kiselejtezésre kerülő iratok ügykezelési könyveiben és lajstromaioap a kiselejtezés tényé: ,,kiselejtezve'' bejegyzéssel ke., feltüntetni. 20. Az iratselejtezés lefolytatásáról a Legfőbb^ Ügyészségen 2 példányban, a megyei (főváros:), járási (yárosi. kerületi) ügyészségeken pedig 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenm. A jegyzőkönyvben fel kel! tüntetni a selejtezés alá került íratok keletkezésének évszámát,^ selejtezés idejét, a se'.e'ltező revét és a kiselejtezett iratok mennyiségét. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési felelős és az állami levéltár részéről e'járá szakértő írja alá. A jeavzCkönvv 1—1 példányát az Illetékes