Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar

Igazságügy, rendvédelem - Az igazságügy-miniszter utasítása a büntetés-végrehajtási szervezet iratkezelési szabályzatának kiadásáról. Melléklet: irattári terv. • 1998.01.01 [7/1998. (IK 12.) IM utasítás = Igazságügyi Közlöny 1998/12.]

261. Az ügykezelő a nyilvántartásba vett könyvet, naplót, füzetet hitelesítési záradékkal kötelesellátni. 262. Nem kell nyilvántartásba venni: a) a jogkövetkezménnyel nem járó értesítéseket, kereskedelmi jellegű felhívásokat, nyomtatványokat, sajtóterméket, stb. b) az olyan jellegű iratokat, amelyekre nézve a bv. szerv, szervezeti egység vezetője így rendelkezik. 263. Az ügykezelő az iratokat érkezésük napján érkeztető bélyegzővel látja el és bevezeti a nyilvántartásba, illetőleg a pótnyilvántartásba. 264. Az érkeztető bélyegző tartalmazza a bv. szerv, szervezeti egység elnevezését, számát, az érkezés napját és a mellékletek számát. Tíz lapnál több melléklet "esetén "csomag"' jelzést kell feltüntetni. 265. Az ügyirat száma a bv. szerv, szervezeti egység száma, az ügykörszám törve az évszámmal. Az utóirat alszámot arab számjegyekkel kell az ügyszám után feltüntetni. Az ügyirat teljes száma pl. I./10/1998. Az ügyirat számot a mellékletekre is fel kell jegyezni. Az irat feladójának /küldőjének/ nevét, továbbá a saját kezdeményezésből történő intézkedés esetében a "saját" szót fel kell tüntetni. 266. Iktatókőnyvben kell iktatni a bv. szervhez érkezett iratokat és a készített iratok közül azokat, amelyeket más külső szervhez, szervezeti egységhez továbbítanak. Saját használatra készített iratok közül azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad. 267. Az iktatás - a folyamatos iktatás kivételével - a bv. szerv, szervezeti egység részére meghatározott számkeret alapján történik. A megszűnt bv. szervek, szervezeti egységek számkerete öt évig nem használható fel. Az új bv. szervek, szervezeti egységek részére új számkeretet kell kijelölni. Év végén az iktatókönyvet és a nyilvántartáshoz szükséges segédleteket le kell zárni. Minden év január 1jén új nyilvántartást kell nyitni. 268. Az irat iktatása alszámos rendszerben történik. E rendszer szerint minden alapiratot egyszer kell az iktatókönyvbe bejegyezni. Tárgyban keletkezett minden újabb irat növekvő alszámot kap. 269. A bv. szervek és az országos parancsnokság szervezeti egységeinek elnevezését és számcsoportját az !. sz. függelék tartalmazza. Ha az alapirathoz más irat érkezik /válaszjelentés/ azt a soron következő alszámra kell iktatni. Azt az iratot, amely saját kezdeményezésre keletkezik /nincs előirata/, az elkészítés után a soron következő iktatószámra kell iktatni. 270. Ha egy ügyben az érkezett iratok iktatásához az iktatókönyv alszámrovata nem elegendő, az iktatást iktatólapon kell folytatni és ezt az iktatókönyv "Megjegyzés" rovatában kell jelezni (pl. folyt, a sz. iktatólapon). 271. Az iktatólapokat az iktatókönyv mellékleteként kell kezelni és emelkedő számsorrendben kell tárolni. 272. Iktatás előtt ellenőrizni kell, hogy van-e az iratnak, ügynek kezdő előzményirata. Ha van, akkor annak az iktatószámához alszámra kell iktatni, ha nincs, akkor a soron következő iktatószámra. Ha az iratnak a tárgyévet megelőző évben keletkezett előzménye van, akkor szerelni kell az újonnan érkezett tárgyévben iktatószámot kapott irathoz. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható. 273. Kézi iktatás esetén a nyilvántartásba vett ügyről név és tárgy szerint betűrendben mutatókönyvet kell vezetni. Ha a nyilvántartásba vett irat tárgyaként több különböző címszó alakítható ki, az iratot valamennyi címszó szerint mutatózni kell. Gépi iktatásnál a mutatókönyvet csak az év lezárásakor kell kinyomtatni és irattárba helyezni. 274. Az ugyanazon ügyre vonatkozó - alapszámra és alszámra iktatott - valamennyi iratot együtt kell kezelni. Az utóbb érkezett minden elintézett és elintézetlen előiratot az ügyintézésre való kiadás előtt szerelni kell. Amennyiben az- elóiratok nem csatolhatok, úgy azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az előirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz csatolni. 275. Az irat kiosztásakor az ügykezelő átadókönyvbe vagy átmenőnaplóba bejegyzi az irat számát és úgy adja át az ügyintézőnek, illetve más szervezeti egység ügykezelőjének. 276. Az érkező vagy készített iratok átadásának igazolása az átadókönyvben az átvevő aláírásával történik. 277. Az ügykezelőnek kell átadni az iktatott iratok közül azokat, amelyek a bv. szerven belül más szervezeti egységnek kerülnek átadásra, más külső szervnek kerülnek továbbításra, valamint a határidőbe és az irattárba helyezésre kerülő iratokat. 278. A bv. szerv iratait iratborítékba, "'előadói ív"-be kell helyezni /13. sz. minta/. A szerelt előadói ív az iktatott iratot végig kíséri az érkezéstől, illetve a keletkezéstől a selejtezésig. Nem kell előadói ívet csatolni az előzménnyel rendelkező irathoz. Ilyen esetben jelölni kell az előzmény hollétét, illetve ha az ügyirat irattárban vagy ha-