Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar
Igazságügy, rendvédelem - Az ügyészi szervek iratainak irattári kezelése és selejtezése. Melléklet: irattári terv, az 1988.01.01-től egységes szerkezetbe foglalt Ügyészi Szervezet Ügyviteli Szabályzata alapján. • 1984.01.10 [1/1984 sz. utasítással módosított 1/1972 Legf. Ü. sz. utasítás [egységes szerkezetben]]
/I/ Az iratok irattári kezelése az irattári terv alapján történik. Az irattári tervet ez irattári szabályzat melléklete tartalmazza. /2/ Az irattári terv rendszerbe foglalja azokat az irattári tételeket, amelyek szerint az iratokat az irattárban csoportosítani kell. Az irattári terv meghatározza, hogy mely irattári tételek iratai nem selejtezhetők, illetve a selejtezhető iratokat meddig, kell az irattárban megőrizni. Az irattári terv a nem selejtezhető iratok közül megjelöli azokat, amelyek meghatározott idő után az illetékes levéltárnak adandók át /levéltári anyag/. /3/ Az irattári tervet az ügykörökben és a szervezetben bekövetkező változásoknak megfelelően - szükséghez képest - módosítani kell. Erre, valamint az irattári tervvel kapcsolatos kötelező érvényű állásfoglalásokra - az illetékes levéltár meghallgatása után - a Legfőbb Ügyészség Titkárságának vezetője jogosult. Az állásfoglalás az irattári szabályzat rendelkezéseivel nem lehet ellentétben. Az Intézet irattári tervének fentiek szerinti módosítása az igazgató hatáskörébe tartozik. 5. § /!/ Az iratokat az irattári tervben szereplő tételszámok szerint csoportosítva és azon belül a lajstromszámok /iktatószámok, csoportgyűjtők/ sorrendjében kell az irattárban elhelyezni. /2/ Az irattár kezelésével megbízott személy /továbbiakban: irattáros/ az irattárban őrzött iratokról raktári jegyzéket vezet, amely a tárolási egységek /doboz, csomó, kötet stb./, valamint az irattári terv szerinti tagolást is feltünteti. • /3/ A kisirattár iratait raktári jegyzék alapján kell a nagyirattárnak átádni . 6. § /l/ Az irattári tervben maga 1lapíto11 ideig az iratokat gondosan meg kell őrizni. /2/ Különös figyelemmel kell- lenni a levéltári anyagoknak minősülő iratok megőrzésére. /3/ A levéltári anyagokat rendezetten, raktári jegyzék kíséretébenötévenként egy alkalommal Kell az illetékes levéltárnak átadniT ../A/ Az őrzési időt az ügyben tett utolsó érdemi intézkedéstől; lajstromok, 'iktatókönyvek, ügyviteli segédkönyvek és egyéb nyilvántartások esetében az "utolsó. bejegyzéstői; személyzeti ügyekben a munkaviszony megszűnésétől kell számítani, 7. § • /!/ Az ügyirat ^borítóján /az iratcsomó első lapján/ a befejezést követőén az irodai ügyintéző feltünteti az irattári tervnek megfelelő tételszámot, és a selejtezés éve^t vagy azt, hogy az irat nem selejtezhető, illetve levéltárnak átadandó. /2/ Az irattáros az iratok irattárba helyezését megelőzően köteles ellenőrizni az /l/ bekezdésben említett adatoknak az iratborítóra/az iratcsomó első lapjára/ való feljegyzését. _ -. • • r ' /3/ Az irattári tervnek megfelelő tételszámot a lajstromba /ikta tókönyvbe/ is be kell jegyezni. Amennyiben a lajstromba /iktatókönyvbe/ iktatott ügyek egy irattári tételszám alá tartoznak, elegendő azt a lajstrom /iktatókönyv/ nyitó -évszámot feltüntető - lapjára egy alkalommal bevezetni. Az iratok selejtezése 8. § /l/ Az irattárból megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából az iratokat cssk az irattári szabályzat selejtezésre vonatkozó előírásai szerint lehet kiemelni. /2/ Az irartokat évenként egyszer selejtezni kell. Ennek során ki kell selejtezni azokat az irattári tételeket, amelyek az irattári terv ezerint kiselejtezhetők és őrzésük ideje lejárt. Az őrzési idő lejárta előtt is ki lehet selejtezni ez iratok között található érdemi, illetve ügyviteli szempontból felesleges- géppel, vagy kézzel írott másolati és piszkozati példányokat.
