Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Építésügy - Utasítás a minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezeléséről. 2. sz. melléklet: vállalati irattári terv minta. • 1971.09.28 [20/1971. (Ép. Ért. 27.) ÉVM sz. utasítás = Építésügyi Értesítő 1971/27.<CR>2. sz. melléklet]
1971. szeptember 28. ÉPÍTÉSÜGYI ÉRTESÍTŐ 461 Miniszteri utasítás Az építésügyi és városfejlesztési miniszter 20/1971. (Ép. Ért. 27.) ÉVM számú utasítása* a Minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezeléséről A levéltári anyag védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. számú törvényerejű rendelet, a végrehajtásáról szóló 30/1969. (IX. 2.) Korm. számú rendelet alapján — a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben — az alábbi utasítást adom ki. 1. §• (1) A Minisztérium felügyelete alá tartozó vállalat, iroda, intézet, intézmény — az oktatási intézmények kivételével — és egyesülés (a továbbiakban együtt: vállalat) az iratkezelési szabályzatát az utasításban, az 12. számú mellékletként közzétett ,,Minta iratkezelési Szabályzat"-ban foglaltakra — és a vállalati adottságokra — figyelemmel köteles elkészíteni. (2) A Minisztérium felügyelete alá tartozó oktatási intézménynek (a továbbiakban: oktatási intézmény) az iratkezelési szabályzatot az általános iskolák és gimnáziumok egységes rendtartásának módosításáról és kiegészítéséről szóló 129/1970. (M. K. 14.) számú művelődésügyi miniszteri utasításban foglaltak szerint kell- elkészítenie. (3) A — helyileg elkülönült — gyáregység, főépítésvezetőség stb. (a továbbiakban együtt: gyáregység) iratkezelési szabályzatát a vállalati központ iratkezelési szabályzatára figyelemmel — azzal összhangban — kell elkészíteni. (4) Az utasítás rendelkezéseit a pénz- és értékküldemények kezelésére alkalmazni nem lehet. A pénz- és értékküldemények vállalaton belüli kezelését az iratkezelési szabályzat készítésével egyidejűleg — ha az szükséges — újólag szabályozni kell. 2- §• (1) Az utasítás alkalmazása szempontjából a) irat a vállalathoz érkezett, illetőleg a vállalatnál vagy a vállalat által az ügyintézés során — kézírással, gépírással, sokszorosítással (fénymásolással) keletkezett (készített) levél vagy egyéb irat, jegyzőkönyv, feljegyzés, jegyzék, térkép, térképszerű vázlat, képes ábrázolás, műszaki leírás, okmány, terv, iratok kezeléséhez szükséges segédlet, pénz- és vagyonkezeléssel kapcsolatos könyv, nyilvántartás, leltár, számadás; — készített (készíttetett) kép- -és hangfelvétel, gépi adathordozó szalag, modell; b) iratkezelés az irat átvétele, átadása, iktatása, mutatózása, tisztázása (gépelése), sokszorosítása (fénymásolása), továbbítása, irattározása és selejtezése; Az utasítást és mellékleteit a Minisztérium felügyelete alá tartozó szervek közvetlenül is megkapták. c) levéltári anyag a gazdasági, tudományos, politikai, jogi vagy egyéb szempontból jelentős történeti értékű irat, valamint a jelentős történeti értékű bármilyen eljárással készült kép és hangfelvétel. (2) Az iratkezelési szabályzatban az iratok a) biztonságos őrzésének módját, b) rendszerezését és nyilvántartását, c) irattározását, selejtezését és a levéltárnak történő átadását kell szabályozni, valamint az iratkezeléshez kapcsolódó ügyvitelt. (3) Az iratkezelés során felmerülő feladatokat az iratkezelési szabályzatban foglaltak szerint kell ellátni. 3. §. (1) Az államtitkot tartalmazó „szigorúan titkos" minősítésű, illetőleg a szolgálati titkot képező „szolgálati használatra" jelöléssel ellátott iratok kezelése tekintetében külön jogszabály rendelkezései az irányadók. (2) Az „M" esetén nélkülözhetetlen — legszükségesebb — iratok körét az iratkezelési szabályzat kidolgozásával egyidejűleg kell meghatározni. Kezelésükre az iratkezelési szabályzat rendelkezései az irányadók azzal, hogy keletkezésüket követő második év végéig elkülöníteTEen kell kezelni. 4- §• (1) Az iratkezelési szabályzat része az irattári terv. Az irattári tervben minden iratot csoportosítani kell. (2) A vállalati irattári terv - csoportosítására vonatkozó mintát az utasítás 2. számú melléklete tartalmazza. Az irattári terv — vállalat adottságaira figyelemmel — tovább bővíthető. (3) Az irattári tervben ,,N" jellel kell megjelölni a nélkülözhetetlen iratokat. (4) A vállalat ügykörében a jövőben bekövetkező változásokat az irattári tervben át kell vezetni. A módosított vállalati irattári terv egy példányát az ÉVM Igazgatási és Jogi Főosztályának meg kell küldeni. 5- §• (1) A vállalat, valamint az oktatási intézmény köteles az iratkezelési szabályzatot az ÉVM Igazgatási és Jogi Főosztályának 1971. október hó 31-ig — három példányban — megküdeni. (2) Az iratkezelési szabályzatot az ÉVM Igazgatási és Jogi Főosztálya hagyja jóvá. (3) A jóváhagyási záradékkal ellátott iratkezelési szabályzat példányai közül egy-egy példányt a) a vállalat, illetőleg az oktatási intézmény székhelye szerint illetékes levéltárnak, b) a vállalatnak, illetőleg az oktatási intézménynek 1971. november 30-ig kell megküldeni. (4) A vállalat a jóváhagyott, illetőleg a módosított iratkezelési szabályzatból egy-egy példányt a gyáregységek szerinti illetékes levéltáraknak köteles megküldeni.
