Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezeléséről - határozat és végrehajtási utasítás. • 1963.12.19 [1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat<CR>5/1963. (T K 78.) K E sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1963/78.]

(2) Osztott iktatás esetében a küldemények és beadványok átvételét, a szervezeti egységek közötti szétosztását, valamint az ügyiratok és kiadványok továbbítását ügyiratirányító, a két évnél régebbi keletű iratok őrzését központi irattár, a többi feladatot pedig a szakigazgatási szervek iktatóirodái, illetőleg ügyiratkezelői végzik. (3) A szakigazgatási szervek ügyiratainak kezelése felett az igazgatási osztály gyakorol felügyeletet. Ennek keretében az igazgatási osztály: a) évenként egy alkalommal ellenőrzi a szakigazgatási szervek iratkezelését, és ennek eredményét a végrehajtó bizottság titkára útján feljegyzésben közli az ellenőrzött szerv vezetőjével; b) negyedévenként elkészíti (osztott iktatás esetén az illetékes szakigazgatási szervek kezelőivel elkészítteti) a szakigazgatási szervek ügyirathátralékának kimutatását, és annak egy példányát megküldi az illetékes szakigazgatási szervek vezetőinek, szükség esetén a végrehajtó bizottság részéről a szakigazgatási szerv tevékenysége felett felügyeletet gyakorló vezetőknek; c) kijelöli a központi irattárost, valamint az ügyiratirányítót, ellenőrzi a munka megfelelő ellátását; d) irányítja és ellenőrzi a szakigazgatási szervek iratainak selejtezését; e) évenként megállapítja a szakigazgatási szervek által felhasználható számkereteket [4. § (2) bekezdés], (4) A fővárosi, megyei, megyei jogú városi tanács végrehajtó bizottságának igazgatási osztálya az alárendelt végt-ehajtó bizottságok ügyiratkezelésének szervezetét (központi, osztott, stb.) köteles nyilvántartani. II. FB1JEZET A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE, ELOSZTÁSA ÉS BONTÁSA 6. §. A küldemények átvétele (1) A küldeményeket és a beadványokat (a továbbiakban: küldemény) a hivatalos órák alatt központi iktatás esetében a központi iktatóiroda, osztott iktatás esetén pedig az ügyiratirányító vezetője vagy ezzel megbízott dolgozója veszi át. Ha a szerv postahivatalnál fiókot bérel, a központi iktatóiroda, illetőleg az ügyiratirányító vezetője gondoskodik arról, hogy meghatalmazással rendelkező dolgozója a szerv, illetőleg annak dolgozói címére érkező küldeményeket minden munkanapon — szükség esetén több alkalommal is —, lehetőleg zárható táskában elhozza. (2) Az olyan küldeményre, amelynek burkolata sérült, vagy azon a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy „sérülten érkezett" vagy „felbontva érkezett" és azt alá kell írni. Ezután a küldeményt a szakigazgatási szerv vezetőjének vagy a címzettnek kell bemutatni. Ha a burkolat ilyen igazolást már tartalmaz, újabbra nincs szükség, a bemutatási kötelezettség azonban ez esetben is fennáll. (3) Az ügyfél a beadványát közvetlenül is beadhatja. A személyesen (vagy képviselő által) átadott beadványt az átadás alkalmával — kívánság esetén — az ügyfél (vagy képviselője) jelenlétében kell beiktatni, és az átvételt igazolni kell. Az igazolás az iktatóbélyegző lenyomatából, rovatainak megfelelő kitöltéséből és az átvevő aláírásából áll. 7. §• A küldemények elosztása és bontása (1) Központi iktatás esetén a küldeményeket a szakigazgatási szerv vezetőjének felhatalmazásából a központi iktatóiroda vezetője vagy ezzel megbízott dolgozója bontja fel. (2) Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani: a) a vezetőnek címzett küldeményeket; b) mindazokat a küldeményeket, amelyek bontásának jogát a vezető magának tartotta fenn; c) a névre szóló küldeményeket. (3) A vezető és a névreszóló küldemények cím-t zettei az általuk felbontott hivatalos küldeményeket iktatás céljából soron kívül kötelesek visszajuttatni a központi iktatóirodának. (4) A vezető tartósabb távolléte idejére köteles a részére címzett hivatalos küldemények felbontására esetenként, vagy állandó jelleggel helyettest megbízni. A vezető, illetőleg helyettese minden esetben felbonthatja az ügyintéző távollétében a nevére szóló küldeményt, ha az nyilvánvalóan hivatalos iratot tartalmaz. (5) Osztott iktatás esetén az ügyiratirányító az átvett küldeményeket szakigazgatási szervek szerint csoportosítja. Ha a címzésből az illetékes szakigazgatási szerv nem állapítható meg, az ügyiratirányító a küldeményeket felbontja és azután csoportosítja, majd bejegyzi az átadókönyvekbe. Az átadókönyvekbe az ajánlott küldeményeknek az ajánlási tagszámát, a többi küldeménynek pedig a darabszámát kell beírni. (6) A kezelők (központi iktatóiroda) a küldeményeket olyan időben kötelesek — szükség szerint naponként többször is — az egyes szakigazgatási szervek vezetőinek átadni, hogy az ügyiratokat lehetőleg még ugyanazon a napon iktatás végett visszakapják. Táviratokat, expressz küldeményeket, határidős vagy más hasonló jelzésű küldemé. nyéket soron kívül kell átadni.