Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]
got rs átcsöpox^bositják. Ilyenkor az iratok számozását a módosított iratkezelési tervnek megfelelő uj számozással keli helyettesíteni. Az iratkezelési terv minden módosulását különös képen nyilván kell tartani annak ordekében, hogy a fejlődést később is nyomon követhessük. Ez mindenekelőtt azért szükséges, hogy egy megváltozott megjelölésű /számú/ irat esetében is megtaláljuk azt az előzményt, amelyre akként történik hivatkozás, hogy annak régi, most már nonThasználatos megjelölését /számát/ idézik. Az iratkezelési tervnek ilyen módon történő megváltoztatása adott esetben viszonylag sok munkával járhat ugyani az iratanyag rendje, tagozódásának áttekinthetőség.; azonban biztosítva 'narad., A munka mar a mindennapi igazgatási föladatok szempontjából is megéri a fáradtságot, Különöskópon fontos azonban ez az 'irattári rond szempontjából, , # III » Az iratkezelési terv és az ir attári rend a • 1/ A regisztratu ra elvV, Az iratkezelési terv ilyen körülmények között a leghasznosabb alap abból a szempontból, milyen rendben, kell az irattáros and ó' iratodat elhelyezni az^illető hivatal irattárában ; vagy később a városi, országos stb. levéltárakban. Ebben a vonatkozásban teljes mértékben figyelembe kell venni a minden modern irattárban érvényes u„n, re'gistratura elvet, ami annyit jelent, hogy az iratok elhelyezésének rendje ás jelzése ugyanaz marad, mint ami a folyamatos ügykezelés során volt* 2/ Ira ttár technikai intézkedések. Az erősen tagolt iratkezelési terven alapuló iratcsoportok száma :?endlci.vül_nagy„ Előre nem lehet tudni, hogy az egyes ir&tcsoportnk a hivatali • •" t ítárban az évek folyamán milyen nagyra nőnek. Az iraték elhelyezéeénél tehát óvatosságból nagy hézagokat kellene hagyni az egyes cspportok között, amelyeket azután csak kevés esetben lehetne kitölteni, vagy állandó irattologatásokkal kellene számolni* Mindkettő hely", anyag- és időhiány folytán lohe totlc-n» Er.onkivül átszervezéseknél az iratkezelési terv változásai folytán a hivatal irattárában^ levő iratállomány,. - éppen uey, mint a folyamatos, ügyek iratállománya lehetőleg csekély munkával csoportos?-tandó át annak érdekében, hogy megmaradjon az egész iratanyag egységes tagozódása, A következőkben j wasolt irattártechnikai intézkedésekkel az eaiitétt nehézségek áthid. Ihatoki . V a/ Az iratkezelési tervet a hivatali .irattárban annak bevezetésétől kezdődően kartotékokon vezetik., Az iratkezelési tervben megjelölt minden irat csoport részére egy kartonlapot; kell felfektetni /A mintát .lásd Iratkezelési és irattározási utánitás-minta I, /2/ 22,old,/ b/ Ha a befedezett ügyek iratai a folyamatos ügyintézés számára nélkülözne tőldcé válnak /régi iratok/, az' ;í:;yintéző köteles azokat két példányban kiállított kisérőjegyzékkel- a hivatal irattára részére leadni /A mintát 1,. Iratkezelési és irattározási utosi.tá^-minta I,/l/ 22, oldó/* Az első rovatot a hivatal irattárosa tölti ki. Az egyik
