Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]
p ' yajio n a dec entra lizált vagy a centralizált iratkezelé s az e lőnyose D6T~ Ken szabad' szem elől tévesztenünk, hogy az iratkezelésnek elsősorban 1. folyó ügyvitelt; kell elősegiüenie* .Iratokat mindenekelőtt az ügyek vitele érdekében'fektetnek>.fel és kezelnek, nem pedig a későbbi kutatások cáljára# Azt kell tehát vizsgálnunk^ melyik szervezeti forma felel meg legjobban az ügyintézésnek* Ez kétségtelenül az a forma^ amely a leható legjobb es legsurlódásmentosebb együttműködést biztosit;-ja, az ügyintézés és az iratkezelés között. Sz pedig a decentralizált n.ratkezelés* Az ügyintézés ás -iratkezelés itt működik együtt a legegyszerűbben és Legközvetlenebbül, minthogy egy kézben összpontosuló Ez'következik az elméleti megfontolásból, de a gyakorlat is ezt igazolta* Az igazgatásban nemcsak a helyesség^ hanem a gyorsaság is fontos, sőt a.gyorsaság /azaz idejekoránvalóság/ a helyességnek, nemkülönben a célszerűségnek lényeges alkotórésze* Nem kétséges, hogy egy jól vezetett központi segédhivatalban nagyobb biztonsággal lehet az. .előzményekét- megtalálni. Olyan helyen tehat ? a- : 'hol a feltétlen biztonságon fordul meg a dolog, mint pl. fontbs központi hivataloknál, egy részben centralizált ügyvitelnek lehet létjogosultsága. A nagyobb bizt*önsag mindenesetre jóval nagyobb munkát igényel és bizonyos nehézkességgel is jár u Mindig mog kell vizsgálni, hogy az erre fordit ott energia észszerű arányban áll-e az eredménynyelő A kérdésre csak egyes esetekben lehet igennel válaszolni. levéltári szempontból a centralizált iratkezelés általában előnyösebb, különösképen azért, mert a nagyszámú ügyintézők egyéni szokásai itt nom esnek latba ás az iratkezelés is jobbaji ellenőrizhető. Ez azonban egészben véve a decentralizált iratkezelés előnyeivel szemben nem lőhet döntő szempont,, 1 - A dolgok téhylagcs fejlődáso a kérdést már el is döntötte. Viszonylag ritkák az olyan igazgatási szervek ás üzemek, melyeknél közponbi iratkezelés van és ezek száma is .egyro csökken. Kizárólag a levéltári előnyök miatt nom lehet a kereket visszafelé forgatni. Az óborség szempontjai a decentralizált iratkezelés esetében is a legszigorúbban érvényesíthetők, ha az iratokat kellőképen biztositott helyen, elzárva" őrzik, A decentralizált iratkezelés olyanformáinak kialakítására kell törekedni„ amelyek az ügyvitel és levéltár szempontjaira egyaránt figyelemmel vannak, ugyanakkor az iratanyagot illetőleg teljesen biztonságosak,. Ebben a vonatkozásban'központi jelentősége van ©a iratkezelési, tervnek* 5/ Az iratkezelési, terv, általános jelentősége* y • Az ügy.csoportok nevének az iratkezelési tervben /iratjegyzékben/ való följegyzése az t a célt Szolgálja, hogy az iratok elvesz- • tésénck, "oltulajdonitásának 1 * veszélyét megelőzze. Az iratkezelési terv /iratjegyzék/ bizonyító eszköz arra vonatkozóan, milyen iratok állnak-rendelkezésre'^ vagy milyeneknek kellene rendelkezésre ál'lniok. Az iratokat bizonyos tekintetbe, n "rögzíteni" kivan ja. Ez a cél' elérhető volna már azáltal is, hogy az egye 3 ügyek adatait abban a sor-
