Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX.4.) BM sz. rendelet módosításáról. • 2003.12.02 [45/2003. (XII. 2.) BM sz. rendelet = Magyar Közlöny 2003/138.]

II. rész JOGSZABÁLYOK A Kormány tagjainak rendeletei A belügyminiszter 45/2003. (XII. 2.) BM rendelete a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) I$M rendelet módosításáról A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-ának (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendelem el: l.S A helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet (a továbbiakban: R.) mellékletének VII. fejezete helyébe e rendelet melléklete lép. 2. S (1) Ez a rendelet 2004. január l-jén lép hatályba. (2) E rendelet hatálybalépésével egyidejűleg az R. módosításáról szóló 38/2001. (XII. 22.) BM rendelet hatályát veszti. Dr. Lampenh Mónika s. k., belügyminiszter Melléklet a 45/2003. (XII. 2.) BM rendelethez „VII. Fejezet Intézkedések a helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, hivatal, munkakör átadása esetén 22.1. A helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, valamint községalakítás, községegyesítés, községegyesítés megszüntetése esetén a feladatot átvevő helyi önkormányzatnak kell intézkednie az érintett önkormányzat irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. 22.2.1. Hivatalátadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyirathátralékot. 22.2.2. Az ügyintézői munkakör átadása esetén az ügyintéző az iratokkal munkanaplója alapján számol el. Ha a munkakört átadó ügyintéző a szervtől eltávozik, a munkanaplóját be kell vonni. Minta irattári terv A minta irattári terv alapján a helyi önkormányzatok — az illetékes levéltár egyetértésével — készítik el irattári tervüket. Az önkormányzatoknak lehetőségük van a használatba nem kerülő irattári tételek elhagyására, a válogatás azonban nem jelentheti az ügykörökhöz kapcsolódó jelzőszámok és kódjelek megváltoztatását. A helyi önkormányzat egyedi irattári tervének módosítását úgy kell elkészíteni, hogy az illetékes levéltár egyetértő nyilatkozatát követően 2004. január l-jétől bevezetésre kerüljön. A minta irattári terv az önkormányzatoknál keletkező köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék. A minta irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgya csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzat szervezetéhez, feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételedbe tartozó iratok, ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. A több szervezeti egységnél, előadónál előforduló iratok egységes irattári kezelése és selejtezése érdekében a minta irattári terv általános és különös részre oszlik. Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti minősítését és a levéltári átadás időpontját az. irattári tervben rögzített irattári jel mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. Az irattári jel összetevői: — ügykörszám: háromjegyű szám, amely meghatározza az. ügy típusát, az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben; — ágazati betűjel: meghatározza az ügy ágazati hovatartozását; — selejtezési jel: kódszám, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket, valamint a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát; — levéltári átadás jele: meghatározza a levéltári átadás határidejét. Az irattári jel alkalmazása, feljegyzése, az iratkezelési szabályzatban meghatározottak alapján történik, és követi a korábbi évek gyakorlatát.