Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól szóló 8/1973. (TK. 51.) MT TH sz. utasítás módosításáról és egységes szövegéről. Melléklet: 4 db iratminta. • 1982.03.04 [1/1982. (TK. 5.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1982/5.]
ra leginkább jellemző fő intézkedés szerint, több fajta selejtezési jel közül a leghosszabb idejű jel alapján kell meghatározni. VI. FEJEZET IRATTÁRI KEZELÉS Irattári terv 22. § (1) Az iratokat irattári terv szerinti csoportosításban kell tárolni. Az irattári terv olyan keretterv, amely felöleli az ügyintézés során a tanácsnál előforduló ügyköröket és azok csoportbesorolási lehetőségeit. (2) Az* irattári terv általános része azokat az ügykörfajtákat tartalmazza, amelyek valamennyi •vagy több szakigazgatási szervnél előfordulhatnak. Kézi irattár 23. § (1) A két évnél nem régebbi iratokat ún. kézi irattárban kell őrizni. A kézi irattárat lehetőleg abban a helyiségben vagy annak közelében kell berendezni, ahol az iktatást végzik. (2) Az ügyiratokat a kézi irattárban az irattári terv szerinti csoportosításban, ezen belül az iktatószámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni. Az egy ügyre vonatkozó iratokat iratkötegekben, kiterített formában kell tárolni. (3) • Ha az iratok kis mennyisége lehetővé teszi, több ágazatba és ügykörbe, de azonos selejtezési csoportba tartozó iratok — szükség esetén ágazat és ügykör szerint elválasztva — együtt kötegelhetők. Év kezdetén valamennyi szervnél ez a tárolási forma célszerű (1—2—3—4—5—6—0 jelű kötegek). (4) Hangszalag két évnél tovább nem tartható az irattárban, újrahasznosításáról gondoskodni kell. Központi irattár 24. § (1) A két évnél régebbi keletű-, teljes naptári év ügyiratait — az l-es selejtezési jelű [30. § (1) bekezdés] iratok kivételével — minden év januárjában a megfelelő iktató- és segédkönyvekkel együtt a központi, irattárnák kell átadni. Az l-es selejtezési jelű iratok a kézi irattárból selejtezhetök. T r (2) Ha a központi irattárat külön szerv vagy személy kezeli, az ügyiratok átadásáról négy példányban jegyzőkönyvet kell készíteni. Azonos kezelő szerv vagy személy esetén 3 példányban egyszerű raktárjegyzék készül. A jegyzőkönyv (raktárjegyzék) tartalmazza: — az egyes kötegekben levő iratok darabszámát; , . — az iratok évszámát; — az iktató- és segédkönyveket egyenként megnevezve, feltüntetve az iktatókönyv kezdő és végső folyószámát. (3) A hiányzó iratokról, a számok felsorolásával, a szükséges példányban hiányjegyzéket kell készíteni és a jegyzőkönyvhöz csatolni. Hiányjegyzéket akkor is kell készíteni, ha jegyzőkönyv nem készül. A jegyzőkönyvet (hiányjegyzéket) be' kell iktatni és üattárba' kell helyezni. A hiányjegyzék egy példányát a központi irattárban kell elhelyezni. Ha a hiányzó iratok között, olyan is van, amelyet az irattári terv szerint később a levéltárnak is át kell adni,, a hiányjegyzék egy példányát a levéltár részére az iktatókönyvben őrizni kell, az évfolyam iratanyagának átadásáig. A központi irattár anyagának változásait (pl. selejtezést) a megfelelő jegyzőkönyvi példányon (raktárjegyzéken) át kell vezetni. (4) A (2) bekezdésben előírt szabályokat kell értelemszerűen alkalmazni az esetben is, ha a központi irattár iratait, illetőleg annak egy részét az illetékes levéltárnak adják át. (5) A központi irattárban az irattári terv szerint elkülönülő csoportokba tartozó iratokat külön-külön kell kötegelni, és minden kötegen fel kell tüntetni az irattári jelet. Indokolt esetben — kisebb iratforgalmú szerveknél — a 23. § (3) bekezdése szerinti csoportosítás a központi irattárban is fenntartható. (6) A központi irattár céljára száraz, tűzbiztos helyiség szolgál. A központi irattár kezelőjét a -30/1969. (IX. 2.f Korm. sz: rendelet ; 8. ; §' (2) bekezdésének figyelembevételével kell megbízni, A központi irattárban az irattár kezelőjén kívül más személy csak a kezelő jelenlétében tartózkodhat. Az irattáros személyében beálló változás esetén a központi irattárat át kell adni. Az átadás-átvétel, a- raktárjegyzék alapján-;történik.
